メールテンプレートあり！応募～入社までの求人掲載後の応募者対応まとめ

せっかく求人原稿を出して応募も集まったのに、なかなか採用に至らない。
応募者と連絡がつながらない。
そんな経験やお悩みを持つ人事担当者様は多いかと思います。

本記事では、「面接来社率アップ」「面接のいろは」「定着に向けて」といった求人掲載後のフローにおいて、採用につなげる応募者対応のポイントをまとめました。
今すぐ使えるメールテンプレートもあり！
ぜひ参考にしてみてください。

面接につなげる応募者対応のポイント

面接につなげる応募者対応のポイントは「スピード」と「丁寧さ」。
具体的な対応のコツをご紹介します。

①応募があったらスグの対応。面接は早いうちに！

応募者が企業からの返信に“気づける”タイミングとは？
その答えは、応募後スグ。
今はリモート面接も主流になってきているため、面接設定するための返信は“早め”が吉です！
メールでの連絡は見落とすことも考えられるため、電話とメールを併用するのをおすすめします。

こちらの記事では、面接来社率UPのための「スグに実践できる具体的なコツ」をご紹介しています。
返信率が上がるメール作成のポイントも解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

来社率UP、レスポンスを良くする応募者対応の方法

②応募者心理を理解してできる対策を！

応募が入って面接設定したのに面接に来ない、いわゆる“バックレ”が起きる原因は何なのでしょうか？
まずはその面接に行かない応募者心理を理解する必要があります。

「仕事を探している」「転職したい」という応募者は、1社だけではなく複数の企業にエントリーしているケースがほとんど。
競合他社と差別化し、自社への志望度をアップさせるためにできる対策があります。

大切なのは「応募者に寄り添う気持ち」。
丁寧な対応で、応募者を企業の“ファン”にしましょう！
こちらの記事では、面接数を増やすための7つの対策をご紹介しています。

応募しても面接に来ない応募者心理とは？面接数を増やすための対策7選

③応募者の手間を省く工夫を！

応募があったので連絡してみたが、返信がない…！
即日対応で、電話やメール、ショートメッセージも送っているのに…
そんなお悩みを持つ採用担当者様は多いかと思います。

そこで一度考えていただきたいのが、「どんなメッセージを送っているか」です。
求職者は一度に複数の企業に応募しているため、求職者の手間を省くことを意識しましょう。

例えば、メールの返信例をメッセージに入れておく、企業側から面接日程の候補をいくつか提示しておくなど、求職者が考え込まずにすぐに返信できるような型を作ってあげるのが良いでしょう。

次で、応募者対応がスムーズになるメールテンプレートをケース別にご紹介します。

応募者対応がスムーズに！ケース別メールテンプレート集

プロセス別、ケース別に「コピペで即使用OK」の使えるテンプレートをまとめました！

面接設定のためのメールテンプレート

面接の案内から面接日確定のお知らせまで、面接設定のためのメールテンプレートはこちら！

選考中に使えるメールテンプレート

応募者が返信しやすく、かつ好印象を与えるメールテンプレートはこちら！

イレギュラーなケースに対応するメールテンプレート

「同じ方からの再応募のお断り連絡」「内定辞退の引き止め連絡」など、イレギュラーなケースに対応できるメールテンプレートもご用意しています。
こちらは下記より無料でダウンロードいただけます。

採用につなげる面接のポイントとは？基本の心構えや注意点

いよいよ面接！面接官として知っておきたいことを項目別にまとめました。
実例も載せているので、「自社でも導入できそう」と思っていただけたら、ぜひ実践してみてください！

良い面接官とは？面接官をするうえで大切なポイント

面接という場は、企業が求職者に対して“一方的”に審査する場ではありません。
求職者もまた企業を審査しているのです。
面接後、せっかく「採用できた」と思ったのに、初日からドタキャン…そんなご経験はありませんか？

また、面接後のレスポンスがスムーズに進むかどうかも、「はじめまして」でお互いに顔を合わせる面接次第！入社理由が「面接官の方がいい方だったので」というのもよくある話です。

質問のポイントや好印象を与える方法など実践していただくコトは、時間もかからず簡単にできることばかりです！
詳しくはこちらの記事をご覧ください。

面接官をする上で大切なポイント

面接官は要チェック！面接で聞くのはNGな質問まとめ

気付かないうちに自社の印象を損なっているかも…？
こちらの記事では、悪気はなくても「ついつい聞いてしまいがち」なNG質問をまとめています。
しっかり確認して、面接に関わるご担当者様全員で共有しておきましょう。

え、ダメなの？実は面接で聞くのはNGな質問まとめ

面接で使えるアイスブレイクのネタ

面接ではフランクにお互いのことを知る場にしたい。きっと人事担当者様の多くがそう思っているはず。
ガチガチに緊張している応募者から本音を引き出すには、面接の始まり方が重要！
面接に不慣れな方でも使えるアイスブレイクのネタをご紹介します。

面接官必見！面接時のアイスブレイクのコツとは？質問例を紹介

応募者の心を掴むWEB面接のポイント

ここ2～3年ですっかりメジャーとなったWEB面接。
来社してもらう必要がなく面接の設定がしやすいというメリットもあり、ご担当者様ご自身の負担も軽減できるため、積極的に活用していきたいところです。
「WEB面接に興味はあるけど…」という人事担当者様向けに、必要な環境からツールをまとめました。

初めてのWEB面接の注意点と対策すべきポイント

また、こちらの記事では、「WEB面接ならではのメリット」や「注意ポイント」などをまとめた資料もダウンロード可能です。
既に導入済みの企業様にもおすすめの内容となっています。
WEB面接マニュアルとしてぜひご活用ください。

【資料ダウンロード可能】初めてのWEB面接の導入を解説。面接設定の流れや注意点は？

お客様が実践されている採用率が上がる面接時の工夫

弊社トラコムとお取引いただいているお客様の中で、採用率が高いお客様が実践されている面接時の工夫を聞いてみました！
内定後の辞退を防ぎ、実際に採用率がUPしたという事例を2つご紹介しています。
貴社でも真似できる内容があるかもしれません。
ぜひ参考にしてみてください。

お客様に聞いてみた！採用率が上がる面接時の工夫ポイントとは？

採用後の内定辞退を防ぐポイント

複数企業への応募が当り前の昨今では、内定辞退も珍しくはありません。
「またか…」と諦める前に、もう一度、応募者対応を見直してみませんか？

内定辞退の主な理由とは？

内定辞退の理由を応募者本人から聞き出すことは難しく、その原因は分かりづらいもの。であれば面接の場において、どれだけ不安を取り除くことができるかということが重要です。
こちらの記事では、内定出し～入社までのステップ別に注意すべきポイントをまとめています。

内定承諾率が低い？内定辞退の理由と改善方法をご紹介

採用後～入社までの5つのフォロー対策

ここからのステップは、人事担当者様だけではなく、応募者の方が入社後に現場で一緒に働く先輩など、採用に関わる全ての皆様で共有しておくべきポイントをまとめてあります。
新たなスタートを切る新人さんが、不安なく勤務を開始できるよう社内全体でフォローしていきましょう！
定着率のUPにもつながりますよ。

たった5つの内定辞退防止策！？採用後～入社までのフォロー対策まとめ

入社後の定着率アップのための対策

応募から内定までさまざまなステップを経て、いよいよ入社！時間もコストもかけて採用した方には、長く勤めていただきたいところ。
定着率アップの施策をケース別にご紹介します。

雇用形態別の定着率改善方法

新卒・新入社員

新卒入社の定着は企業の成長に欠かせない要素です。
大事に育成すれば将来の大きな戦力になることは間違いなし。
実際の新卒入社12名に実施したアンケートを元に、新卒・新人社員の本音をみていきましょう。

就職後3年以内に辞めてしまう？新卒社員の定着率改善方法

正社員・契約社員

キャリア採用は新卒とは別の視点で施策を考える必要があります。
急な欠員は現場に混乱をもたらし、企業の利益獲得の機会を逸する場合も。

一人ひとりの社員にしっかりと目を向け、自社の状況に応じたリテンション（人材の維持、確保）施策を行うことが肝心です。

社員の定着率を上げる「リテンション施策」で人材流出を防ぐ！

アルバイト

社員に比べて気軽に応募できる（＝採用できる）分、スグに辞めてしまうことも多いアルバイト。
長く勤めてもらうのは難しいのでしょうか？
いいえ、そんなことはありません！
退職理由を分析し、その対策を講じることで定着率のアップが可能です。

すぐに辞めてしまうアルバイトの定着率向上対策

従業員エンゲージメント向上施策

従業員エンゲージメントとは、「従業員が持つ企業への貢献意欲」のこと。
この意欲の向上が、離職率の低下やモチベーションアップにつながると考えられており、Amazonやスターバックスコーヒーといった世界的な企業も取り入れています。
こちらの記事では、各企業での具体的な取り組みをご紹介しています。

どう高める？事例で見る従業員エンゲージメント向上施策

定着率が上がる『お試し勤務』

いい人を採用できた！と思っても、入社後すぐ辞めてしまう…というお悩みを持つご担当者様も多いのでは？
採用後のミスマッチを防ぐためにおすすめしているのは、お試し勤務。
こちらの記事では、実際にお試し勤務を導入して効果があった事例を2つご紹介しています。

『お試し勤務』を取り入れて、定着率がUPした事例

応募者対応に関するよくあるお悩み

不採用の理由は伝える？同じ応募者から何度も連絡が入る…など、「人事のあるある」のお悩みについてお答えします！

不採用通知は必要？

法律上では「不採用結果を伝えなくても良い」とされていますが、採用へとつながらなかった応募者もいつかお客様になるかもしれません。
必要以上に手間をかけることはありませんが、早めに対応を行うことで企業の印象もアップしますよ。

コピーして使える不採用通知の無料テンプレートや、電話のトークスクリプトをご紹介しています。

【例文付】不採用通知の書き方｜メールでもいい？理由は伝えるべき？

採用ターゲットでない方からの応募を減らす方法はある？

求めている人材にマッチしない方から応募がたくさん来てしまい、その対応に追われて他の業務を圧迫している…。そんなお悩みはありませんか？
求人原稿内の工夫で防ぐことができるかもしれません！
実際の求人原稿を元に改善方法を見ていきましょう。

無駄な応募が減った！面接率UPに向けて行う「ターゲット設定」のコツとは？

履歴書郵送は必須にしないほうがいいの？

応募者の経歴や人となりを事前に確認しておきたいという目的で、履歴書郵送を必須にしている企業様もいらっしゃるかと思います。
しかし、「履歴書を用意する」という手間がかかる分、求職者は応募へのハードルが高くなり、応募率の低下、応募後の面接率の低下にもなる恐れがあります。
事前の履歴書送付の代わりに、『応募シート』を運用してみてはいかがでしょうか？
応募率や面接率を下げずに知りたい情報を得られる方法があります！

【例文・応募シート付】面接率UPに繋がる『履歴書不要』の運用方法

応募者対応を効率化するためにできること

採用業務だけでなく、他の業務と兼務している人事担当者様も多いはず。
日々の業務に追われていませんか？
業務を効率化するために出来ること、まだまだありますよ。

社内の協力を得る

応募があった場合、その後6時間以内の返答が望ましいと言われています。
ですが通常業務と並行して、人事業務を行っているご担当者様は即レスが難しい状況もあるのではないでしょうか。
「事前のちょっとした準備」を行うことで、社内の他のスタッフに応募者対応をお願いできるかもしれません。

【忙しい人事担当者様向け】応募→連絡スピードUP！社内スタッフにお任すると良いことリスト

ATS（採用管理システム）を導入する

ATS（採用管理システム）とは、Applicant tracking system（応募者 追跡 システム）の略語で、さまざまな求人メディアの応募を1つの管理ページで集約・管理できるツールのことです。
ATSを導入し業務の効率化を行うことで、結果的に面接率・採用率がアップする可能性もあります。
こちらの記事では、ATS導入のメリットや導入したいケース、活用方法についてまとめています。

採用管理システムATSとは？導入すべきケースや選ぶポイントを解説

まとめ

応募後の面接設定から入社後のフォローまでの応募者対応について、プロセス別、またはお悩み別にヒントとしていただけるような施策をご紹介してきました。
求人掲載後の応募者対応を工夫することで、採用率をグンと上げることができます。
本記事でご紹介した他社の事例やメールテンプレートなどを活用しながら、効率よく採用につなげていきましょう！

こちらの記事では、求人掲載前のターゲット設定や媒体選定からの採用フローの見直しポイントについて解説しています。併せてご覧ください。
採用率を上げる！採用フローの6つの見直しポイントとは？

求人掲載だけでなく、応募者対応や採用活動全般に関するお悩みをお持ちでしたら、お気軽にトラコムまでご相談ください。