たった5つの内定辞退防止策！？採用後～入社までのフォロー対策まとめ

「せっかく内定を出したのにまた辞退！？」なんて言わせない！
採用が決まってから入社日まで、内定辞退防止のために必要な、おさえておきたい5つのステップをご紹介します。現場で実際に内定者対応をする、採用担当者様や、人事部の皆さま、そして実際に新人と一緒に働く皆さま向けの内容となっています。

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ステップ①応募者に内定連絡をする

応募者は、御社1社だけでなく、同時に複数社の選考を受けているケースが多いです。そのため、応募者への内定連絡は、できる限り早くすることが大切です。

早く内定の結果を出すことで、「あなたを採用したい！」という企業側の意欲が伝わりやすくなります。また、求職者は早く内定が決まった会社へ入社を決める傾向にあり、内定連絡が早く出た会社への内定承諾率も高くなります。良いと思った人材こそ、素早い対応・コミュニケーションを心がけ、他社への流出を防ぎましょう。

気を付けるポイント！

しかし、迅速な対応を意識しすぎるあまり、企業と求職者のミスマッチを生む場合もありますので、採用したい方のイメージや条件は、社内全体で明確にしておきましょう。

ステップ②承諾書類に記載いただく

企業には、入社者に対して労働条件を通知する義務があり、「内定通知書」「採用通知書」「雇用条件契約書」など、入社者に対して書面で伝えなければなりません。

以下がその内容です。

1. 労働契約の期間に関する事項
2. 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項
3. 就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
4. 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
5. 職に関する事項（解雇の事由を含む）
6. 賃金（退職手当及び臨時に支払われる賃金は除く）の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
7. 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
8. 臨時に支払われる賃金（退職手当を除く）、賞与及び第八条各号に掲げる賃金並びに最低賃金額に関する事項
9. 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
10. 安全及び衛生に関する事項
11. 職業訓練に関する事項
12. 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
13. 表彰及び制裁に関する事項
14. 休職に関する事項

※引用：労働契約締結時における労働条件の明示義務について／厚生労働省　

後々、「言った」「言っていない」といったトラブルにならないよう、内定と同時に提示しましょう。内容をきちんと共有できていないと、入社後の不信感につながり、短期間で退職してしまうケースもあります。

たとえ他社と比べ条件が劣っていたとしても、「こんなはずじゃなかった」と内定者の不安や不満をつくらないためにも、正しい条件や待遇をきちんと伝えましょう。

ステップ③退職日の決定、入社日の相談

入社日が決定したら、一度決定した入社日は変更しないのが原則です。しかし、中途転職者の場合、勤めていた会社からの要望や引き継ぎの遅滞などにより、求職者は自分の都合以外で、退職日の変更を申し出なければならないこともあるでしょう。こういった場合は、柔軟に入社日を変更しましょう。
そうすることで、内定者も気持ちよく入社日を迎えることができ、また、「この会社は柔軟に対応してくれる」と、企業への印象も良くなります。

さらに、複数名の採用であれば、同期入社させるのがよいでしょう。新人同士、横のつながりが生まれ、心理的な安心感の向上にもつながります。

気を付けるポイント！

しかし、柔軟に対応しすぎると、内定者の気が緩んでくる可能性もあるので、変更がある場合の期日や詳細な日程を決めておくなどの確約をしておきましょう。

ステップ④育成担当、メンターを決める

新人1人につき1人、育成のサポートを行う育成担当・メンターをつけましょう。育成担当とは、入社した方が求められる仕事で成果が出せるように、指導やサポートを行う人のことです。メンターとは、入社された方と年齢の近い社員が相談役となり、メンタル面も含めた悩みに答え、フォローを行う人のことです。

特に新卒採用で学生を迎える場合は、最初に社会人としての自覚を持ち、自律的に行動できるように、心身ともにしっかりとサポートしなければなりません。

育成担当やメンターをつける理由

• 現状を把握するため
• 目標を達成するため
• 常に相談できる相手がいる状態にしておくため　など

「誰でもいいから社内の人に聞いてね」と言われると、入社された方は誰に聞こうかと顔色をうかがい、戸惑ってしまいます。いつでも相談できる担当を決めておくことで、小さな変化や些細な悩みも把握することができます。 また、新人にとっても安心して話せる人がいることで、初めの大変な時期を乗り越えることができ、定着率は高めることができるのではないでしょうか。

ステップ⑤当日の来社対応

入社初日、入社される方は不安な気持ちでいっぱいです。会社全体で歓迎しましょう。新人の方の入社日を社員全員が把握しておくと良いですね。「普段見かけない人なので、よそよそしい態度をとってしまった」「無愛想な挨拶をしてしまった」といったことがあると、第一印象から悪いイメージを与えることにもなりかねません。部署やチームに関わらず、積極的に声をかけましょう。

例えば下記のような取り組みが社内でできると良いでしょう。みんなで見ているという姿勢が、入社される方の安心感や定着率アップにつながります。

入社の挨拶の時間を設ける

フランクに、仕事以外の趣味や特技などの自己紹介をしてもらうと、「〇〇好きって言ってたよね！」などと、後に社員も声をかけやすくなります。

入社される方のデスクに歓迎のメッセージを用意する

同じ部署やチームの社員からの寄せ書きメッセージがあると、歓迎されているという安心感が高まります。

数名でお昼休憩に誘う

部署やチーム関係なく、一緒にお昼ごはんを食べに行くのも良いです。仕事以外の話で盛り上がり、一気に職場に馴染みやすくなります。

リモートワークの場合、Zoomなどをつないだランチ会を行うなど、イベント形式で企画するのもよいでしょう。コロナ禍では懇親会もしにくい状況ですが、懇親会の代わりとしてコミュニケーションを深める場にしてもいいですね。

部署やチームなどに関わらず積極的に話しかける

上記のお昼休憩は、違う部署やチームの人が誘っても良いですね。普段働く中では、業務上で関わらない人との交流の場にもなります。上記で紹介した、育成担当・メンターだけでなく、組織全体でフォローしていきましょう。

まとめ

今回の記事では、内定辞退を防ぐ、入社までのフォロー対策を解説いたしました。内定連絡から入社当日までの対応は、会社の採用率や定着率につながります。内定を出したからといって安心せず、採用担当者だけでなく社内全体でフォローしていくことが大切です。

またこのご時世、メールやWEBでの会話が増えています。対面よりも相手の心境が伝わりづらくなっているかと思いますので、さらにこまめなフォローが大切になります。改めて上記でお伝えしたポイントを押さえて、採用へとつなげていきましょう。

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