【忙しい人事担当者様向け】応募→連絡スピードUP！社内スタッフにお任すると良いことリスト

採用担当だけではなく、現場の業務も兼務している、お忙しい人事担当者様へ。
募集をかけてもリアルタイムで応募者と連絡が取れずに、結局連絡がつながらずに面接もできなかったということはありませんか？

今回は、そんなお悩みをお持ちの方におすすめしたい、応募者対応における社内スタッフに協力を仰げるポイントをまとめました。こちらを見ながら内勤・事務スタッフの方にご協力いただくことで、応募者との連絡もスムーズになるはずです。ぜひ活用ください。

応募者への連絡・フォローは大変…

ドライバーや建設現場など、現場の業務も行いながら採用担当をされている皆さまにとって、『応募者との連絡やりとりは大変だ』とお感じの方も多いのではないでしょうか。

応募があったらオンタイムで返信や電話連絡ができなかったり。外出していて、会社の電話宛に来た問い合わせにすぐに答えられなかったり。

対応が後手後手になってしまい、せっかくの応募を取りこぼしてしまっているとお感じの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

連絡が遅れてしまうことのデメリット

連絡が遅れてしまうことで発生するデメリットは少なくありません。

応募者は複数の企業に同時に応募し、選考を進めていく傾向が強いです。社員募集であれば10社前後となる場合もございます。さらにその中でも、早めに連絡が取れた会社から面接を受けていき、初めに内定をもらった会社に決める割合も高いといわれています。

つまり、連絡を早くするだけで採用できる可能性が高まるのです。

ポイントは社内の方にも協力を仰ぐこと

そこでおすすめしたいのが、社内の方にも協力を仰ぐことです。どの会社様でも、内勤や事務スタッフさんなど基本的には社内におり、業務を行う方がいらっしゃるのではないかと思います。外出中の皆さまよりは即座な対応ができ、応募者との連絡がスムーズに行える可能性が高まります。

そこで、応募者への連絡スピードアップのために、『これをお願いしておくと良いよ』という内容をまとめました。お忙しい担当者様はぜひご覧下さい。

応募者対応方法でお願いできることリスト

応募管理システムへログイン、お知らせが行くように設定

上記の通り、企業は応募が入ったら即連絡が基本。遅くとも応募から6時間以内には連絡しましょう。そこで、採用担当者様が外出している間の応募にも対応できるように、社内の事務スタッフさんや内勤の方が、応募管理システムにログインできるようあらかじめIDやパスワードを共有しておきましょう。

タウンワークなどの応募管理システムなら、担当者を複数名追加することもできます。さらに、応募があった際、担当者それぞれにメールを飛ばす設定にもできますので、事前に設定をしておくことがおすすめです。

面接日程調整のフォーマットを用意

社内で応募管理システムが見られるようになったら、外出時には他の方に応募者への連絡をしていただきましょう。その際に使えるのが、面接日程調整用のメールフォーマットです。

コピーして送れるようにしておけば、負担もかかりません。弊社でご用意した下記のテンプレートもご自由にお使いいただけます。

〇〇様

この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。ぜひ面接にお越しいただきたいと思いますので、下記日程の中でお時間いただくことが可能な日を複数あげていただけますでしょうか。

●月●日　～　●月●日の間 で約1時間
―――――――――
第一希望： ●月●日 ●時～
第二希望： ●月●日 ●時～
第三希望： ●月●日 ●時～

【面接場所】●● ●●
―――――――――

上記日程でのご参加が難しい場合は、再調整いたします。
ご希望の日程を複数いただけますと幸いです。

よろしくお願いします。

面接OKの日程を共有

面接が可能な日程も共有しておきましょう。Googleカレンダー等のクラウドサービスを使い、リアルタイムで見られるようにしておくと便利です。

問い合わせでよくある質問をまとめておく

求人原稿を見た応募者は、自分の希望する条件と異なっていた場合に電話でお問い合わせをくれるケースもあります。ご担当者様が外出している場合、「一度担当者に確認して折り返します」とお伝えすることになり、そこから折り返し電話が遅くなり他社への応募を決めてしまったということにもなりかねません。

よくある質問とその回答をまとめておき、電話対応をよくするスタッフに共有しておくことで、ロスを防ぐことができるでしょう。

一部ですが、よくある問い合わせの質問をまとめました。こちらを参考に内容を検討されてはいかがでしょうか。

・必要資格
・週の勤務日数（原稿に表記されている以上シフトに入れるか）
・勤務曜日は応相談と書いてあり、〇曜日中心希望だが応募しても大丈夫か
・即日勤務は可能かor入社までの期限が開いてしまっても良いか
・原稿には複数勤務地が書かれているが、自分が希望する勤務地を選べるか

前日のリマインド連絡を行う

可能であれば、前日のリマインド連絡もしていただくと良いでしょう。

現在別の仕事をされている方なら、ショートメッセージやメール、なにか特別な持ち物が必要な場合は電話など、場合にあわせて使い分けて連絡を取りましょう。前日に自ら「行きます」といった手前、当日に行かないという選択肢を選ぶ方は少なくなるとされています。

面接確定の予定も社内の人に共有しておく

また、面接を行う日程も、社内にいる方に共有しておきましょう。あるファーストフード店では、こんなケースもありました。面接当日、店舗スタッフ全員に面接がある旨と応募者の情報を共有しておいたそう。レジが混んで声をかけづらそうにしていた応募者がいたら、「面接予定の〇〇様ですか？お待ちしていました」とスタッフ側から声をかけたところ、丁寧な印象が伝わり、応募者の志望意欲も高まったそうです。

面接当日は、応募者がその企業に入るかを判断する日でもあります。よりスムーズな対応のためにも、面接の予定とその応募者の情報はあらかじめ共有しておくと良いでしょう。

スムーズな対応で面接へつなげましょう

以上、社内スタッフにも協力いただくと良いことをまとめました。

いい候補者がいても、その後連絡が遅くなってしまうだけでなかなか次にはつながりにくくなります。採用ご担当者様だけでなく、社内の全員で採用につなげるという気持ちで採用活動を進めていきましょう！