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〈無料文例あり〉不採用通知の書き方|不採用になった理由は伝えるべき?メール返信のみでも良い?

〈無料文例あり〉不採用通知の書き方|不採用になった理由は伝えるべき?メール返信のみでも良い?

ウィズコロナ時代、業界によっては雇用の打ち止めや大幅な雇用数の削減を実施する企業も増えています。今採用を行っている企業は、通常時よりも応募が集まりやすくなっているのではないでしょうか。採用人数を増やしていない限り、おのずと不採用通知を送る数も増えていませんか?

残念ながら今回不採用となった応募者も、いつどこで会社のお客様になるかわかりません。対応に誤りがあると、応募者への印象を悪くしてしまうことにもなりかねません。本記事では、不採用通知の書き方についてご紹介していきます。

不採用通知は必要?

実は、法律上では「選考結果や不採用結果を伝えなくても良い」とされています。そのため、不採用通知を送らなくとも問題にはなりません。

しかし、基本的には多くの企業で選考結果を通知しているように思います。それは、「応募者の不安を取り除きトラブルを避けるため」「応募者への感謝を示すため」というのが大きな理由です。選考に通過したのか、通過しなかったのか分からない状態で待ち続けるのは、心理的にも物理的にも負担が大きいもの。応募者への配慮として送る場合が一般的です。

送らない場合には

上記でお伝えしたように、選考結果や不採用結果を伝えなくても法律上は問題ありません。業務負担を減らすために、通知をしないとしている企業もあるでしょう。その場合、面接時に必ず「次の選考へ進む場合は、○日までに連絡します」と、連絡の期限を伝えるべきです。応募者側も待つ期限が決まっていることで、他社の選考に挑めるなど動きやすくなります。

中には、面接の当日にフィードバックも含めて結果を伝えている企業もあります。特に新卒採用では、フィードバックを求める応募者が多い傾向にあります。良かった点とより伸びると良い点を踏まえて伝えることで、「親身になってくれる会社だ」と好印象にも繋がります。

不採用通知を作成する際の注意点

不採用になった理由は伝えるべき?

ここからは不採用通知を作成する企業様向けに、注意点や実際の書き方をご紹介していきます。まずは、不採用になった理由は伝えるべきかについて。理由はあえて伝える必要はありません。

むしろ、下手に伝えてしまうことで悪い印象を与えてしまう場合があります。よくある例が年齢制限についてです。平成19年10月から雇用対策法により、年齢だけを理由に不採用にしてはならないと定められました。(※参照:募集・採用における年齢制限禁止について)40代以下の方を採用できればとイメージしていたとしても、50代の方から応募があった場合に「年齢が合わないので」と断ることはできません。トラブルに繋がってしまう可能性もあるため、あくまでも結果のみを伝えることが良いでしょう。

どのタイミングで送るべき?

選考や面接を行ってから、なるべく早めに連絡することがマナーとされています。面接後1週間以内に通知を行うことが一般的です。入社したばかりの求職者の方にお話を聞いたことがありますが、「面接後すぐに選考通過の通知をくれたことで、どんどん選考が進められてよかった」といった声も多く聞きました。

連絡が遅いと「自分は不採用になったのではないか」と不安を感じてしまいます。またあまりに連絡が遅いと、選考通過や内定の通知を行っても 「他の候補者と迷っているのではないか」 と、ネガティブな印象を与えかねません。良いと感じた応募者にはできるだけ早く連絡することがおすすめです。

メール返信のみでもOK?

メールで不採用通知を行っても大丈夫です。スピード感を持った対応が出来ることがメール返信の強みです。件名に要件がわかるように記載することで、応募の見逃しを防ぐこともできます。

件名:【選考結果のご連絡】株式会社トラコム

一方、より丁寧に伝えたいときには、手紙(郵送)や電話の通知も良いでしょう。ただし手間がかかるので、書類選考や選考のフェーズが浅い段階であえて行う必要はありません。最終選考など、選考が進んでいった段階で行うことがおすすめです。また、書類を返送したい場合なども、手紙(郵送)でのご連絡がおすすめです。

コピーして使える無料テンプレート

こちらからは、実際に利用できる不採用通知のテンプレートをご紹介します。コピーして、ご自身のメールテンプレートへ保存頂いても結構です。ご自由に活用ください。

不採用通知(メール編)

件名:【選考結果のご連絡】株式会社○○○○

○○ ○○様

この度は、弊社の採用面接にご応募頂きありがとうございました。
〇〇○○株式会社の採用担当〇〇です。

さて、〇〇様の選考の結果についてですが、社内にて慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ながら今回はご希望に添いかねる結果となりました。せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

○○様の今後益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

手紙(郵送)の場合

〇〇 〇〇様

        選考結果のご連絡

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の採用面接にご応募いただき、ありがとうございました。

社内で慎重に選考を行った結果、誠に残念ながら貴殿の採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、ご提出いただいた応募書類一式は、同封しておりますのでご査収頂けますと幸いです。

末筆ではございますが、今後の貴殿のより一層のご活躍を心からお祈り申し上げます。

                                敬具

                             〇〇株式会社
                           住所~~~~~~
                           TEL~~~~~~
                                人事部

不採用通知(電話編)

○○様でしょうか?今、お電話よろしいでしょうか?

株式会社〇〇〇〇、人事部の〇〇でございます。
お世話になっております。
先日は弊社の面接にご参加頂き、誠にありがとうございました。

本日は選考の結果についてご連絡致しました。
誠に残念ではございますが、今回はご希望に添いかねる結果となりました。
ご希望に添うことができず心苦しいのですが、ご理解いただければと思います。

履歴書等の選考書類はご返送いたしますので、追ってお送りさせていただきます。内容ご確認いただけますと幸いです。

今後の〇〇様のご活躍をお祈りしています。

まとめ

今回ご縁がなかったとしても、応募者が、将来会社のお客様やお取引先になる可能性も大いにあります。スムーズに感じの良い対応を行うことで、自社に対して良い印象を与えることもできます。ぜひ上記の対応を参考にしてみてください。

弊社では、応募者対応代行なども行っております。応募者対応に不安やお悩みのあるお客様がいらっしゃましたら、お気軽にご相談ください。

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