多拠点・本部一括型の採用が詰まる本当の理由｜「頑張り」では直らないオペレーション設計とは

拠点や店舗が増えると、本部で採用を見るご担当者様にとって、「応募数などの結果」だけでは判断しきれない場面が増えていきます。予算や稟議の目線は本部にある一方で、掲載・原稿・業者対応は拠点側に散らばりやすく、「採用費の全体像が見えない」「成果を説明しづらい」「担当者依存で運用が止まりやすい」こうしたお悩みを抱える企業様は少なくありません。

本記事では、上記のような多拠点・本部一括型の採用で詰まりが起きる背景を整理したうえで、トラコムが実際にどのように運用を整えたかを、事例を交えて解説します。「何をどこから見直せばよいか」を明確にしたい方や、採用オペレーションの見直しを検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

多拠点採用がうまく回らないのはなぜか？本部で起きがちな構造的課題

多拠点・本部一括型の採用で、本部にて採用を統括されるご担当者様（グループ人事、本部人事など）は、次のような状態に心当たりがないでしょうか。

①拠点・職種ごとの採用コストと契約状況が一元管理されていない

予算や稟議の目線は本部にある一方で、現場では掲載・原稿・業者対応が動いています。いま、どの拠点のどの職種にいくら使っているか、いつどの媒体の契約が切れるか、といった全体像が、資料にまとまっていなかったり、特定の担当者の記憶やチャット頼みだったりする。経営や管理から聞かれたときに、短時間で答えをそろえられない不安がつきまといます。

②採用の成果が可視化されず、意思決定が感覚頼りになっている

拠点ごとの進め方が積み上がると、どの職種・どの拠点・どの媒体に効いているかを、短く説明しづらくなります。予算の続行や増額、他部門との優先順位の議論の場で、感覚や個人の説明に頼りがちになり、ご担当者様としての立ち位置が苦しくなることもあります。

③担当者依存の運用で、業務が止まるリスクを抱えている

代理店に委ねたほうがよさそうでも、見積や請求、グループ各社のルールを正しく回せるか、担当者が休んだら手続きが止まるか、戦略と事務が分かれて現場に負担が戻ってこないか、といった不安が残ります。

こうした悩みは、「現場が悪い」の前に、情報の置き場・数字の揃え方・進め方の型が会社の中ではっきりしていないときに起きやすいものです。

本部で採用を統括するご担当者様がつらくなりやすいサイン

・稟議や会議のたびに、現場・担当者へ細かい事実確認が必要になる
・「効いているの？」「いくらでどこに使った？」と聞かれても、すぐに根拠をそろえられない
・媒体や業者が増え、誰がどこまで管理しているかを社内で説明しづらい
・代理店に任せたいが、担当者ひとりに依存するリスクが気になる
・拠点ごとの運用が続き、データの形がそろっていない

トラコムが提供できる価値｜本部が抱える悩みを解決するチーム体制

多拠点・本部一括型の採用では、「全体像が見えない」「費用を説明しづらい」「任せたいが止まるのが怖い」が同時に起こりやすくなります。
トラコムは、営業とアシスタントのチーム体制で、人材採用の戦略設計と日々の実務運用を分断せずに支援し、本部が判断しやすく、現場が動きやすい運用へ整えます。

営業：採用戦略と仕組みの構築

ATS導入と運用設計

「Airワーク 採用管理」や「ジョブオプ採用管理」などのATSの導入提案に加え、単なるツール提供で終わらせず、実運用まで見据えた設計を一貫して構築。

Indeedの高度な運用戦略

有料広告設定の最適化に加え、膨大な案件の「職種名」や「カテゴリー分類」を整理し、本部が評価・説明しやすいデータ構造を設計。

踏み込んだ媒体提案（窓口一本化）

全国のローカルフリーペーパー等も含め、「このメディアは2週間おきに、このサイズ・内容で掲載するのが最適」といった具体的な原稿設計と運用スケジュールまで落とし込んで提案。新規業者のリーガルチェックもトラコム経由で一本化。

社内稟議の最適化

社内稟議を通しやすい専用フォーマットに加工し、見積書の雛形（予定表としても利用可能）を設計。

アシスタント：実務の徹底防御

Indeedの徹底管理（ミスゼロの担保）

毎日の掲載有無チェック（求人原稿の非掲載やアカウント停止といったリスク防止）、応募進捗の確認（応募ゼロの有料広告のピックアップ）。

トラブルへの即応と分析

非掲載となった際は早急な原因究明と原稿修正対応。さらに、効果が悪い原稿に対しては「周辺の競合調査」までバックエンドで実行。

営業不在時のバックアップ体制

稟議用フォーマットを活用し、営業不在時でもスピーディーに見積書・申込書を作成・納品し、手続きを滞らせない。

進行管理の可視化

掲載原稿やスケジュールをスプレッドシートで見える化し、「いつ掲載が終わり、いつ申し込むべきか」をお客様と共有・管理。

属人化・業務集中から脱却し、採用運用を最適化した事例

全国に25拠点以上展開する介護業界の企業では、複数媒体の運用や原稿修正、数値管理までが一部担当者に集中し、業務負担が増大。さらに予算管理や掲載判断も属人化し、採用以外の業務も混在することで、全体の最適化が難しい状況に陥っていました。

お客様が抱えていた悩み

・数字の整理、打ち手、原稿の修正まで、社内に負担が広く寄っていた
・媒体と業者が増えるほど、振り返りやルールチェックの手間も増えていた
・予算の振り方や掲載の終了時期などが担当者の頭の中の管理に頼りがちだった
・採用以外の社内デザイン作業なども同じ窓口に乗り、仕事が混ざっていた

トラコムではまず、属人化していた管理体制を解消するため、ATSを起点に運用設計から再構築。Indeedの有料枠における職種分類や案件整理を行い、上層部でも判断しやすい形へと可視化しました。

あわせて紙媒体も含め、掲載周期・原稿フォーマット・進行スケジュールを標準化し、稟議が通しやすい見積・計画に統一。さらに原稿制作はヒアリングから反映までトラコム側で一括対応し、社内工数を大幅に削減しました。

その結果、これまで担当者が抱えていた進行管理や判断業務の多くをトラコム側で巻き取る体制が実現。「何を・いつまでに・どうするか」を覚え続ける負担から解放され、業務の見通しが格段に向上しました。また、LINE WORKSを活用した迅速なコミュニケーションにより、日々のやり取りもスムーズに。採用領域にとどまらず、他業務の相談にも発展するなど、パートナーとしての関係性強化にもつながっています。

システムによる“見える化”と、チームによる実務代行。この両輪で、煩雑化していた採用業務の最適化を実現した事例です。

トラコムによる採用運用設計の流れ

採用運用の見直しは、全体像が見えないまま進めると、かえって現場負担を増やしてしまうことがあります。
トラコムでは以下のステップのように、まず課題の整理から始め、ATS・媒体・稟議フローを踏まえた運用設計を行い、実行フェーズまで一気通貫で支援します。

「何から手をつけるべきか」を明確にしながら進めるため、本部・現場の双方で合意しやすい進行が可能です。

多拠点・本部一括型の採用でお悩みならトラコムへ

多拠点での採用は、媒体や拠点が増えるほど「見えづらさ」と「属人化」が進みやすく、本部のご担当者様に負担が集中しがちです。トラコムでは、ATSを軸とした運用設計と、日々の実務を支えるチーム体制により、採用業務全体を整理・最適化します。

多拠点・本部一括型の採用で詰まりを感じたら、ぜひトラコムまでご相談ください。貴社の状況に合わせた最適な運用設計をご提案いたします。