選考辞退を防止するには？企業側の対応のポイントと7つの基本対策

採用活動において売り手市場が続く中、「メールや電話で選考辞退の連絡を受けることが多い…」とお悩みの採用担当者は多いのではないでしょうか。
今回は「選考辞退を防止するためには？」をテーマに、選考辞退が起こってしまう理由や、企業ができる防止対策をお伝えします。
選考辞退に対するメールテンプレートもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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「選考辞退」が多い理由とは？採用活動の現状

ここ数年、選考や内定辞退に悩む企業様が増えています。
求職者の数よりも求人件数が多くなっている今、採用環境は超売り手市場。求職者が働き先を選べる時代です。

アルバイト求人の場合、求職者1人当たり平均5社以上の応募。
社員求人の場合、求職者1人当たり平均20社も応募していると言われています。
そのため前提として、求職者は複数の企業の選考を受け、比較しているのです。
面接に行ったものの、その会社のことを理解できなかったり、他社の方が魅力的だと感じたりした場合には、次の選考に進んでもらえない可能性が高まってしまいます。
せっかく面接に来てくれた応募者を逃さないためにも、面接時の対応に気をつけたり、会社の良い印象を残す工夫をしたりすることも必要です。

選考辞退のよくある理由と応募者心理

選考が進んでいるものの、それを辞退したい、または辞退せざるを得ないといった状況には複数の理由が考えられます。
具体的にどういった理由があるのか、また、そのときの応募者心理とはどういったものなのか、詳しくお伝えしていきます。

①他社の内定が決まった

1つ目は、並行して受けていた別の企業から内定をもらった場合です。
複数の企業を比較し、より志望度の高い企業から内定をもらうと、応募者はその時点で就活を終了します。
また、同じくらいの志望度でも「早く就活を終わらせたい」と考えている応募者は、先に内定をくれた企業に入社を決めるケースもよくあります。

②担当者の印象が悪かった

敬語を使わない、相槌がない、他企業のことを悪く言うなど、面接を担当した人のこうした対応に、応募者が不信感を抱く場合もあります。
面接官の言動によって会社の印象が悪くなり「ここで働きたくない」と思わせることがないよう、応募者との向き合い方を今一度見直してみましょう。
一方で「良いことだけでなく悪いことも包み隠さず教えてくれた」等の理由で、会社への志望度が増す応募者もいます。
応募者と接点を持つ際には、自身の言動や対応が、選考辞退と志望度アップのどちらにもつながっていくという意識を持つことが重要です。

③待遇・条件が一致しなかった

エントリーして選考が順調に進んでいるものの、その会社のことをより深く知っていく中で、自分には合っていないかもしれないと気付くケースもあります。

• 希望の勤務地への配属が難しい
• 提示された給与が希望額と異なっている
• 企業風土や雰囲気が合わない

など、不一致を感じる理由は応募者によりさまざまです。

④現場から引き留められた／家族から反対された

応募者の中には「家族に反対されたので」という理由で、選考が進んでいても途中で辞退せざるを得ないケースもあります。
また、現在勤めている会社がある応募者は、職場に退職を申し出ると、多くの場合は引き留められるでしょう。中には、「うちの会社に残ってくれるなら」と、給与など待遇面の改善を提案され、その結果今の職場に残留を決めることもあるようです。

⑤特別な理由はない

驚かれる方も多いかもしれませんが、実は、中途採用の辞退理由において最も多くの割合を占めるのが、明確な理由のない「なんとなく辞退」なのです。
これには、応募者が選考過程で明確に動機付いていない、判断材料となる情報が少ないと感じており、次の選考や入社の決め手に欠けている状態が影響しています。
こういったケースを回避するために、企業側は「応募者に聞きたい情報」と「応募者が聞きたい情報」をバランスよく提供・収集することが大切です。

選考辞退を防止するための7つの基本対策

選考辞退の理由や応募者の考え方を理解したところで、次はそれを回避するために有効な基本的な対策をご紹介します。
すぐに実行に移せるものもありますので、ぜひご確認いただき取り入れてみてください。

①選考フローを見直す

「選考フローの見直し」は、すぐにできる対策のひとつです。下記をポイントに、自社の現在の選考フローを確認してみましょう。

・面接回数は多くないか
⇒【選考辞退のよくある理由と応募者心理】の理由①でも言及したとおり、内定を出すまでのステップが多いと、その間に他社の選考を終え内定をもらう応募者が出てきてしまいます。

・面接実施曜日や時間を増やせないか
⇒平日のみならず土日も一部で面接枠を設けたり、夕方～夜にかけての時間にも実施することで、接触する応募者の数を増やすことができます。

また、近年では多くの企業が選考フローにリモート面接を取り入れたり、対面orリモートを選べるようにしたりといった工夫が見られます。
リモート面接には、間口を広げることで優秀な応募者と出会うチャンスが増える、遠方に住んでいる人も応募できる、来社の負担がない等、企業側にとっても求職者側にとってもメリットがあります。
実施していない企業は、有効な手段として導入を検討してみるのも良さそうです。

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②選考フローを伝えておく

意外と多いのが、求人内容と実際の選考フローが異なっているというケースです。

例えば
・面接とは別に、適性検査やスキルテストがあることを明記していない
・面接回数（来社回数）が違う　など

こういった例は応募者にとっては負担が増してしまいます。
イレギュラーの場合もあるかと思いますが、選考フローを確立させる＆求人内容との整合性を図ることをおすすめします。

＜選考フロー例＞選考2回の場合
・1次面接…知る・知ってもらう・不安を解消する【動機付けの場】
・最終面接…覚悟と1次面接で気になる点の確認【意思確認の場】
・内定面談…選考ではなく手続きを行う【おもてなしの場】

③応募後の初回連絡は早く行う

初回連絡が応募から3日以上経過してしまうと、面接設定率は60%まで下がると言われています。
ですので、応募があったらなるべく早い日時での面接案内・設定がとても大事になってきます。
特に、優秀な応募者は他社も獲得したいはずですので、競合に遅れをとらないよう早めにコンタクトをとりましょう。
また、面接前日にリマインドの電話をかけたりメールを送ったりすることも、ドタキャン対策として有効です。

④求人原稿は正しい情報を記載する

こちらは【選考辞退のよくある理由と応募者心理】の理由③に関連する部分です。
当然のことですが、給与、勤務時間、入社後に配属される部署や勤務地などは、応募者が入社を決めるにあたり重視するポイントです。偽ることなく正しい情報を伝えるようにしましょう。

また、「応募を集めるため」「面接時に説明すればよい」と言って、必要最低限の情報しか記載しないことも避けましょう。確かに応募は集められるかもしれませんが、結果的に採用に至らなかった…ということになりかねません。
応募者が「そんなことは聞いていない」とならないように、正しい情報を記載すること、誤解が生じないように面接時に改めて説明することを徹底してください。

⑤丁寧なコミュニケーションを意識する

応募者にとっては、面接時に受けた印象が、そのまま会社の印象となることも多いです。応募者と接するときはそれをしっかりと意識するようにしましょう。

また、電話やメール、面接中のコミュニケーションはもちろんのこと、応募者は来社時に意外と社内をよく見ています。社員みんなで元気に挨拶をするなど、採用担当者、面接担当者だけでなく、会社全体として取り組むことも重要なポイントです。

面接に役立つ情報も多数ご紹介しています。併せてご覧ください。

・面接官が覚えておくべき、面接で使える心理学テクニック6選
・面接官必見！面接時のアイスブレイクのコツとは？質問例を紹介
・え、ダメなの？実は面接で聞くのはNGな質問まとめ

⑥応募者と相性の良い社員と接点をつくる

会社の魅力や良いところを面接時にアピールするだけでなく、その他にも自社について知ってもらう機会を作ることも有効です。
例えば、年齢、性別、前職、描いているキャリアや働き方、パーソナリティなど、応募者と近しい先輩社員との接点をつくることは、入社意欲をより高めることに繋がります。
ぜひ、面談や座談会、交流会といった場を積極的に設けてみてはいかがでしょうか。
先輩社員が楽しそうに仕事の話をする様子を見て、「自分もこんなふうに働きたい」「入社後の自分をイメージできた！」と思ってもらえれば、働くことへのモチベーションもグッと高まります。

⑦さまざまな手法を用いて企業の魅力を発信する

いいなと思った会社でも、より深く調べていく中で悪い口コミを目にしたり、情報が少ないことで不安になったりすることは決して珍しいことではありません。
特に昨今の応募者は、企業のHPや採用サイト、SNS、口コミサイトなどさまざまな方法で企業について理解を深める傾向にあります。
自社のネガティブなイメージを払拭するために、上記のような複数の手法を用いて、事実ベースで会社の魅力を発信していきましょう。応募者にしっかりと情報・魅力を提供できれば、入社意欲の醸成、選考辞退防止に直結します。

さらに、こうした方法での情報発信は、応募者本人だけでなく第三者にも届けることができます。つまり、「応募者の家族からの同意を得る」という観点からもとても有効な方法といえるのです。

・企業の魅力を発信する「採用オウンドメディア」とは？
・SNS採用（ソーシャルリクルーティング）とは？メリットや活用方法を徹底解説

選考辞退にはどう対応する？企業側の対応のポイントと採用計画の立て方

これまでご紹介してきた対策を実践しても「やっぱり選考辞退の連絡が来てしまった」という場合に備え、最後に企業側の対応ポイントをお伝えします。

感情的にならずに応募者に寄り添う

辞退連絡をすんなりと受け入れられない・納得できないと感じるかもしれませんが、感情にまかせて怒ったり乱暴な態度にでたりすることは避けましょう。
冷静になり、一度、応募者の気持ちを考えてみてください。
「どういう言葉で辞退を伝えればいいのかな…」
「面接の時間を割いてもらったのに申し訳ないな…」
というように、応募者もいろいろと悩んだうえで決断をしたはずです。自分が選考辞退を申し出た後の企業側の反応にも、きっと不安を感じていることでしょう。

そういった気持ちを理解し、応募者に寄り添う姿勢を持ち、メールでの連絡には必ず返信するようにしましょう。
そして、断りもなく面接に来なくなる応募者もいる中で、しっかりと辞退連絡をくれたことに対して感謝を伝えましょう。
最終面接前後の方の場合は、選考辞退の理由を聞いておくことで、今後の採用活動に役立てることができます。

選考辞退への返信メールテンプレート

●●様

お世話になっております。◎◎株式会社の△△でございます。
この度はご丁寧にご連絡いただきありがとうございました。

ご辞退される旨、承知致しました。
今後またご縁があった際は何卒よろしくお願い致します。

末筆ではございますが、●●様の益々のご活躍をお祈りいたします。

選考辞退があっても引き留めたいと思う方には事前に対策しておく

選考辞退があったものの引き留めたい場合、共に働きたいと思っている気持ちを伝えることが大切です。
その際、長文のメールを送ったり、企業が一方的に思いを伝えたりするのは好ましくありません。
応募者がなぜ選考を辞退したいのか、まずはその理由や背景を知るためにも、再度面談の機会がもらえるよう交渉しましょう。
ここでも応募者に寄り添う姿勢が大切です。

ですが、選考辞退の連絡が来た時点で、既に応募者の気持ちは固まっていることがほとんど。もう一度会話する接点を持つことさえも難しいかもしれません。
そのため、辞退の可能性がありそうな方には理由をつけて事前に面談を実施するなど、「採用したい」と思った方には先に対策を講じることが重要です。
「最終面接前の作戦会議」と称して、応募者と人事担当が面接への対策を練る機会を設けたり、入社前の不安点解消のための面談をセッティングしたりするなども良いでしょう。

ある程度の選考辞退は想定した採用計画を立てておく

ここまで選考辞退の防止対策を紹介してきましたが、選考辞退が起きても慌てないような採用計画を立てておくことも重要です。
求職者は複数社の選考を受けているケースが多いため、企業側はある程度の選考辞退を想定し、余裕をもった採用活動を行いましょう。
また、面接時には「他に選考を受けている会社はありますか？」など企業側から質問し、応募者の業界への関心や、自社への入社意欲を確認しておくのも良いでしょう。

選考辞退の防止についてのご相談はトラコムへ

トラコムでは、選考辞退の防止に関するお悩みや課題のご相談を随時受け付けております。
現在の状況を詳細にヒアリングさせていただいたうえで、ルールの構築から実行までトータルにご支援します。 課題解決に向けて最後まで伴走しますので、お悩みの方はぜひお気軽にご連絡くださいませ。

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