応募者が面接に来ない理由とは？面接率・採用率を高めるドタキャン防止対策13選

「応募があっても面接に来ない」「応募者と連絡がつかない」俗にいう”バックレ”に悩む人事担当者様は多いのではないでしょうか。どのような理由で【辞退・ドタキャン】が起きてしまうのでしょうか？

今回は、応募しても面接をバックレる応募者心理と、面接数を増やして採用につなげるための対策をご紹介します。

最近の求職者が求人サイトで応募する流れと求人媒体の仕組み

まずは応募者の心理を理解するうえで知っておきたい、応募者側からみた応募の流れや求人メディアの仕様についてご説明します。

求職者は、主にインターネットで求人メディアを見て応募をします。各求人媒体では、一度企業に応募すると応募情報がシステムに記録され、次回応募する際には応募フォームに内容が自動で入力される仕組みになっています。

さらに、【よく似た求人】や【おすすめの求人】のように応募者の条件にマッチしそうな求人が自動で複数ピックアップされ【まとめて応募】ができるような仕組みもあります。そのため、求職者は1社だけでなく複数の求人に応募し、同時に複数の選考を進めている方がほとんどです。

「応募者には応募から3日以内に連絡する」これはもう当たり前になっており、迅速な応募対応だけではなく、それに加えて自社ならではの他社との差別化が必要になってきています。

応募者が面接に来ない4つの理由と応募者心理

応募者が面接に来ない理由と言っても色々あります。そんなさまざまな理由の中でも、「応募や面接設定の段階で不快な経験をした」という理由で面接をバックレる・ドタキャンする応募者も多いのです。その具体的な例を見ていきましょう。

理由①面接日程調整の連絡が遅い

求職活動では、複数の企業と比較検討しながら、一度に複数の企業に応募をする求職者が大半です。企業に応募やエントリーをした後は、他の企業の会社情報を調べたり、応募する企業の選定に意識が向いたりしますので、その企業の応募意欲が一番高いタイミングは、応募やエントリーをした直後になります。求職者の熱が冷めないうちに面接設定に繋げることが重要です。

理由②電話応対が雑

不快な経験の中で一番多いのが、電話をした際に担当者の対応が悪かった、というものです。採用の担当からしてみると応募者の1人ですが、応募者からすると企業との初めての接触となります。何事も第一印象は重要になるので、初回の対応で企業のイメージが左右されます。そこで悪い印象を与えてしまうと、当然志望度は下がってしまいます。

求職者から応募が入った際に、メールだけでなく、電話で対応をする事も多くあると思いますが、
その際に

• 会社名を名乗らずに出る
• タメ口で話す
• ぶっきらぼうな口調・対応
• 求職者の話を聞いていない
• 電話を切る際に音を立てて受話器を置く

このような対応は求職者に不快感を与えてしまい、求職者の志望度を下げてしまうだけでなく、会社全体のイメージを下げてしまう可能性も大いにあります。

理由③企業側から折り返しがない

「電話をした際に担当者が不在、その後折り返しが無い」「WEB応募した後、何も連絡がなく、こちらから電話した」といったものがあります。仮にその後面接設定ができても、企業に対するマイナスイメージがついてしまうと、些細な理由で”バックレ”が起こりやすくなってしまいます。

歓迎されていない、採用に積極的ではないといった印象を与えてしまいますし、応募があった際の連絡は面接設定におけるマナーのようなものです。できるだけ社内のメンバーにも協力を仰ぎ、未然に防げるように努めましょう。

理由④入社意欲がそこまで高くない

中には、「面接に行くのが面倒になった」「寝坊した」と言った応募者側の自分勝手な理由で面接に来ないケースもあります。単純に体調が悪くなったり、急な予定が入ったなどと言ったやむを得ないケースもあります。しかし、もしここで働きたい！という意思が強い場合は、改めて面接設定することも可能です。

そもそも入社意欲がそこまで高くなく、更に複数応募している応募者は、「もうここはいいや」と感じてしまう可能性も高いです。前述したように、応募意欲が一番高いタイミングを逃さないことに加え、応募前に自社の魅力を最大限に伝える工夫が必要になります。

応募者の面接辞退・バックレを防ぐ企業側の対策13選

せっかく応募が来ても面接をしないと採用にはつながりません。面接の辞退やバックレを防ぎ、面接への遷移率を上げる改善策をいくつかご紹介します。

対策①応募方法と連絡手段はWEBとメールを併用する

求職者が希望する応募方法は電話、WEBで半々くらいの割合となっています。応募が入った際に電話して不在の場合、メールでもメッセージを送るなどして対応出来るようにすることが大事です。知らない電話番号からかかってくると電話にでるのを躊躇する方もいるため、電話で折り返す際にも、ショートメールなどで自分の身分を明かすなどして工夫しましょう。

対策②1分でも早く「面接候補日」の連絡をする

前述した通り、基本的に応募者は複数の企業に応募しているため、「応募者には応募から3日以内に連絡する」は当たり前となっており、連絡はなるべく早く！応募への対応はスピードが命です。同じくらいの志望度の企業があった場合、やはりレスポンスが早い方に行ってしまうため、ライバル企業に差をつけるためにも早い応募対応を心がけましょう。

また、時間が経つほど応募者の意欲は低下していくと言われています。応募を確認したら1分でも早く連絡を返すことがポイントです。できれば24時間以内の返信が望ましいでしょう。一例として応募後1時間以内に電話、またはメール対応を行うなど、スピードを意識して対応されている企業様もございます。

同じような対応は難しい場合もあるかと思いますので、例えば午前中に入った応募は午前のうちに対応していただき、午後に入った応募は次の日の午前までには返信対応するように取り組んでみてください。

対策③電話応対は丁寧に行う

応募者の方に明るい印象、テキパキとした話し方などを求めるのと同じように、担当者の態度も見られています。採用担当だけでなく、電話に出られる人全員が丁寧な対応を行うことが望ましいです。好印象を与えて、志望度を上げられるようにすることが重要になります。

• 言葉遣いは丁寧に
• 担当者自身だけではなく、電話に出る可能性のある全員に電話がかかってくることを周知しておく
  （事前に把握しておくことで対応がスムーズになるメリットも）
• 静かに電話を切る
• うるさい場所での会話は避ける

求職者と最初にやりとりをする際は、会社・お店の顔という意識を持ち、それに相応しい丁寧な言葉遣いや対応を心がけましょう。

対策④メール文面は目を引くように加工する

各求人媒体の応募者管理画面では、応募者へのメールのテンプレートが用意されていることもありますが、もともと登録されているテンプレートを少し加工することで、応募者からの返信率も変わります。

例えば、リクナビNEXTのメールテンプレートの場合、このように変更してみました。

『タイトル：選考結果のご連絡』
↓
『タイトル：【ご返信をお願いします】面接について』

企業からメールがきた際、面接の案内メールのタイトルに【ご返信をお願いします】という一文があるだけで、「返信したほうがいいかな」と応募者に思ってもらいやすくなります。

受信メールが多数ある中で、メルマガなのか、選考の連絡なのか、返信が要るのか要らないのか、応募者にとってはわかりにくいこともあります。「返信がほしい」という一文があれば、メールを見過ごさずに確認・返信いただけるかと思いますので、是非一言入れてみてください。

対策⑤面接ではなく面談と伝える

「面接」というワードに、堅苦しさや不安を感じてしまう求職者も少なくありません。そのため、最近では「面接」のことを「面談」と伝える企業も増えてきています。面接ではなく面談と伝えることで、応募者の緊張をほぐしたり、不安を解消したりすることができ、当日に来社してもらえる可能性が高まります。

また、面談時の服装についても、「スーツではなく、普段着で大丈夫」など、会社の状況や募集職種などに合わせて一言伝えていただくだけで、応募者の心理的な敷居を下げることができます。

対策⑥事前に質問する内容を伝える

応募者の方も面接に備えて準備をして臨んでいますが、 考えていなかった質問には思い通りに答える事が出来ず、焦ってしまうケースもあります。そうなると、応募者本来が考えている事であったり、応募者の素質をうまく引き出すことができず、中身が薄い面接になりかねません。

面接前の事前の連絡では、「面接では志望動機や、あなたが会社でしてみたいことなどを伺います」といったように、具体的な内容を事前に伝えることで、応募者の不安を減らすことができ、来社率UPにつなげることができます。

対策⑦面接率がUPする魔法の一言を添える

「コーヒーとお茶どちらがよろしいですか？」応募があった後、企業から応募者へ電話連絡する際、「当日は、お飲み物をご用意してお待ちしております。コーヒー・お茶のどちらがよろしいですか？」この一言を付け加えていただくだけで、「自分のために考えてくれている」「せっかく用意してもらっているから行かないと！」という気持ちになるようです。

このちょっとした気遣い、一言が応募者の心に響きます。

対策⑧面接の前日に確認連絡orリマインドメールを送る

面接日の前日に応募者に確認の電話をするだけで、来社率はアップします。
面接の予約をした日から日にちが経ってしまうと、日時を忘れたり、他の予定を入れてしまったり、ということもあります。

求人サイトの中には「一括エントリー」といったシステムもあるため、応募したことすら覚えていないということもあり得えます。そのため、前日に連絡をすることで、参加の有無も確認でき、当日の無断欠席を減らすことができます。

基本的にどの求人媒体もリマインドメール（自動返信メール）の設定ができます。操作方法は簡単で、面接日の日付と時間を入力するだけです。面接日が確定したと同時にセットをしておけば、前日（設定した日）に自動的にメールが送られますので、忙しくて対応出来ないときなど、大変便利です。「ITは苦手で、ちょっとやり方がわからない」という方はお気軽にリクルートのサポート窓口または営業担当までご相談ください。

対策⑨SMSで日時をリマインドする

対策⑧に付随して、ショートメール機能を使った連絡もおすすめです。電話連絡だとなかなかタイミングの合わない時間帯などあるかもしれませんが、ショートメールだと電車などでの移動中にも連絡を返しやすく、応募者との連絡がつきやすい方法の1つになります。

また、面接地のGoogle MapのURLをつけて送付してあげると、迷うことなく面接に来ていただける＆親切さが伝わります。

対策⑩面接当日は企業側から出迎える

面接時間の少し前にお店の前に立って応募者を待ちます。この狙いはお店が混んでいても応募者の方が声をかけやすくなり面接の場までつなげやすく、面接辞退や面接”バックレ”を防ぐことです。

これにあわせて、面接時間がかぶるスタッフにも面接者がくることを伝えておくこともおすすめします。（何時から、男性・女性か、お名前など）

もし面接者の方がきょろきょろしていたら、「●時から面接の方ですか？」など声がけができるとステキですね！応募者は一緒に働く人がどんな人たちなのか気になると思いますので、周りのスタッフへ周知しておくことも有効です。

「店舗前まで来たけど、忙しそうだから入りづらい、声をかけづらい」といった声を聞いたことがあります。すごく忙しそうでも笑顔で対応してくれたり、面接の事を把握してくれたりしていると、応募者の方も安心できるのではないかと思います。ぜひ取り入れてみてください。

対策⑪面接官の情報を事前に伝える

面接という場で、知らない会社の初対面の人と対面するとなると、応募者は少なからず緊張するものです。そこで、面接前に、社員の紹介ページと一緒に面接官の情報もメールで送付し、面接官がどのような人なのかを事前にイメージできるようにするのもおすすめです。

面接官の年齢や役職、最近はまっていることなど、面接官のパーソナリティがわかることで応募者に安心感を与えることができます。

対策⑫Youtube動画を活用する

面接前に自社の志望度を上げておくことも重要です。弊社で実際に採り入れているのがYoutube動画の活用。仕事内容を説明した動画やオフィスツアーなど、興味関心が深まるような内容を配信しています。

面接日程の案内メールにURLを入れて見てもらえるようにしておくことで、会社への理解が深まり、求人サイトだけでは伝えきれない自社の魅力をアピールすることができます。実際に「志望動機が上がりました！」などと、応募者の方からも好評です。

対策⑬オウンドメディアを活用する

自社の採用ホームページやブログなどのオウンドメディアを活用することもおすすめです。弊社でも、社員の就活・転職エピソードを記載しているオウンドメディアの記事をピックアップし、応募者にもメールでお送りしています。就活・転職への不安払拭や会社理解を深めることができ、より面接に前向きに参加できるように促しています。

オウンドメディアについての詳細は下記にまとめています。あわせてご覧ください。
企業の魅力を発信する「採用オウンドメディア」とは？

面接キャンセル・ドタキャン・辞退された時の対応方法

十分な対策をしていても、当日面接に来ないといったことは起こり得ます。実際に面接キャンセル・ドタキャンがあった場合、「こちらから電話するべき？」「不採用の連絡は必要？」など、面接キャンセル・ドタキャン発生後の対応方法についてご紹介します。

面接キャンセル・ドタキャンされた場合、企業側から電話/メールするべき？

結論を申し上げますと、連絡するかしないかは企業によって異なります。

連絡もなく面接に来ない、無断で面接をドタキャンされるというのは、企業にとっては気持ちの良いものではありません。そのようなルーズな対応がみられた方は自社の採用基準に満たないとして「不採用」にし、特にこちらから連絡はしないという企業もあります。反対に、少しでも面接数を増やすために、キャンセルやドタキャンがあっても、企業側から再度日程調整の連絡を入れるという企業もあります。企業の目的に合わせて対応の仕方を判断しましょう。

その際、社内の選考基準をぶらさないよう、面接キャンセル・ドタキャンがあった際の対応ルールをあらかじめ社内で決めて共有しておくことがポイントです。

面接キャンセル・ドタキャン発生後のメール例

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お世話になっております。トラコム株式会社の●●でございます。
本日●時から面接のご予約をいただいておりましたが、
参加がなかったためご連絡いたしました。

面接をご希望の場合は、
下記URLより再度ご予約をいただけると幸いです。
～～URL～～
尚、スケジュールが埋まってしまって予約ができない場合や
平日19:00～以降での面接をご希望の場合は、
お手数ですが、ご希望日を頂戴できれば幸いです。

ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
それではご確認よろしくお願いいたします。
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面接・内定辞退の連絡がきたらどう対応したら良い？

応募者から辞退があった際は、まず第一に、応募者の気持ちになって話を聞くことが大切です。そして、今後の参考のためになるべく辞退理由は聞くようにしましょう。求職者が不安に思っている部分や、他社の入社の決め手となった部分を聞くことで、今後の採用活動の改善ポイントが見つかります。

また、「この人いいな！ぜひ入社してもらいたい！」という人材を引き留めたい場合、メールだけで説得するのではなく、電話や可能であれば一度面談の機会を設けるなど、リラックスして対話ができる環境を用意することが大切です。もしそれでも応募者の気持ちが変わらないとしても、「しっかりと向き合ってくれた」という企業のイメージアップにつながります。

応募率・面接率を高める3つの方法

面接率改善の為に色々試してみたけれど、あまり効果が出なかったというケースも0ではないと思います。そこで、リクルート媒体の中でも面接率を上げる為に役立つ機能が様々ありますので簡単にいくつか紹介します。（こちらの機能は、メディアにご掲載いただくと、すべて無料でご利用いただけるものです。）

①リクナビNEXTの「スグ面」

リクナビNEXTを掲載されたお客様が利用できる機能です。事前に採用したい条件（※）を設定するだけで、求める条件の求職者が原稿を閲覧したら、「面接確約」メッセージを提示できます。これによって応募喚起、面接率向上に直接繋がります。※条件は、リクナビNEXTに登録されているレジュメ（履歴書）をもとに判断されます。

また、面接する担当者の日程をあらかじめ設定しておくと、求職者が応募する際にその場で面接日を設定することが可能になります。実は大変な面接日程調整のやり取りがなくなり、スムーズな面接設定が可能です。

②タウンワークの「チャット機能」

タウンワークアプリの機能になります。チャット追加で応募者の返信が来やすくなり、面接率向上に繋がります。チャットは応募者のメールボックスに埋もれない、応募者がプッシュ通知で連絡に気が付きやすい事で企業側からのメッセージが閲覧される確率が上がります。

また、チャットの気軽さ、短文で応募者からすぐ返信来る点から返信の確率もアップします。更にチャットだと既読/未読も分かりますし、未読でまだ面接の余地のある応募者に集中して連絡することも可能なので、面接日程決定までのやり取りがスムーズになります。

③タウンワークの「コールレポート」

タウンワークに掲載頂いたお客様に、個別の電話番号を付与し、タウンワークのシステムを通じて電話をつなげる機能です。電話による応募で着信があった際、「タウンワークからの電話です」とアナウンスが流れる為、丁寧な応募対応ができます。また、電話からの応募数も計測することができるので応募経路を分析することも出来ます。

更に、不在時や多忙で対応できなかった電話番号をメール、ファックスで送信するので応募の取りこぼしを防ぐことができます。 このような機能を活用しながら面接率の改善に努めましょう。

面接率改善や応募者対応に関するご相談はリクルートトップパートナーのトラコムへ

本記事でご紹介した対策のうち、できることから取り組んでいきましょう。また、面接に来ない理由は他にもさまざまな可能性が考えられます。弊社では、採用成功という目標に対して、原稿内容だけではなく採用フローのどこに課題があるかを分析し、課題解決に向けて尽力させて頂きます。

一時の課題解決だけではなく、お客様の長期的な課題解決のパートナーとしてご提案させて頂きます。お困りの際はお気軽にご相談ください。

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