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応募者対応がスムーズに!選考中に使えるメールテンプレート集

応募者対応がスムーズに!選考中に使えるメールテンプレート集

応募を採用に繋げるためには、応募者への連絡の丁寧さがカギとなります。「面接設定」の基本的なものから、「不採用の連絡」「内定辞退の引き止め連絡」まで、様々なケースのメールテンプレートをご紹介します。

面接率を上げたい!

求人を出してもなかなか採用成功に結びつかなかったり、選考を辞退されてしまったり、応募者にメールを送ったのに連絡がつかなかったという声をお聞きするようになりました。

2020年2月に厚生労働省が発表した有効求人倍率は、 1.45倍。求職者一人に対して、1件以上の求人がある状態。つまり、求職者が企業を選べる状況だということです。

一般職業紹介状況(令和2年2月分)について/厚生労働省

採用成功のカギは「丁寧な連絡」

転職の際、求職者は何社かを並行して受けている状態。つまり、何社とも連絡を取り合っているのです。メールでの日程調整などは会社の違いを直に感じるポイントでもあるので、丁寧な対応で好印象を残すことで、次の選考や採用に繋げやすくなるのです。

応募者への連絡に使えるメールテンプレートをご紹介!

そのままコピーして使えるテンプレートをご紹介します。

応募受付・日程調整のご案内

応募が入った後のメールでは、まず応募してくれたことへのお礼を伝えます。同時に、応募者の都合の良い面接予定日を尋ねることで、やり取りがスムーズになります。簡潔にわかりやすく書くことがポイントです。

不採用理由の問い合わせ

まれに不採用の理由を質問されるケースがあります。理由を公表していない企業はどう伝えたら良いのか、困ることがあるかもしれません。その際には、理由のお伝えは出来かねることをハッキリ伝え、その理由を丁寧にお伝えすることが大切です。

内定・選考辞退連絡への返信

選考を進めていくにあたり、内定や面接の辞退のご連絡を貰うケースがあるかもしれません。残念ながら辞退されてしまった場合にも、選考を受けてくれたお礼とともに、今後の活躍を応援する文章を入れて返信しましょう。

今後、自社の顧客になったり、次の転職の機会にもまた応募を検討してくれる可能性もあります。最後まで丁寧にご連絡をすることが大切です。

イレギュラーなケースに対応するメールもご用意!

「同じ方からの再応募のお断り連絡」「内定辞退の引き止め連絡」など、イレギュラーなケースに対応できるメールテンプレートもご用意しています。

下記「企画書ダウンロード」フォームよりダウンロードが可能です。お気軽に活用ください。

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