事務職を採用するには？効果を上げるポイントと採用成功事例をご紹介

ECサイト構築によるバックオフィスの採用強化やコロナワクチンの受付スタッフ募集による事務職全般の平均時給の高騰が続く昨今。応募は来るのになかなか良い人材が採用できないと悩む企業様が増えています。

そんな事務職の人材募集でお困りの企業様に向けて、本記事では、事務職の採用に失敗するよくあるケースを踏まえ、人材確保に繋げるための方法やポイントをご紹介します。

事務職の採用市場と採用に失敗する理由

採用に苦戦する企業様も増えてきている事務職の募集ですが、事務職の採用市場と採用に繋がらないよくあるケースをみていきましょう。

事務職を希望する人はどのくらいいるのか？

株式会社リクルートが行った調査によると、仕事探し当初の仕事を事務と答えた方が全体の25%以上。他の職種と比べて最も多く、そのまま同じ仕事をしたいと考える人も多いため、事務職は検討職種の1つに挙がりやすい職種です。
つまり、採用市場の中に事務職を希望する人材が少ないというわけではないといえます。

※参考： 求職者の動向・意識調査2021　基本報告書／ジョブズリサーチセンター

事務職の募集で採用に失敗する理由

採用環境としては採用しやすいのに、なかなか思ったような人材が採用できない企業様も多いですよね。

その理由としてよく見受けられるのが下記の3点です。

1. 応募総数に重きを置いていて有効応募が少ない
2. 採用ターゲットが不透明で誰にでも当てはまるような求人原稿になっている
3. 市場調査ができておらず他社との差別化が出来ていない

事務職だからある程度の応募数は集まるだろうという考えから、採用失敗をしている企業様は多いです。これらの原因を踏まえ、事務職の採用成功のためのポイントを詳しく解説いたします。

事務職が転職の際に気にすること

事務職を希望する方が転職の際に気にするポイントはこちらです。

• 未経験可否
• 職場の雰囲気
• オフィスの清潔感
• 自宅からの距離
• 残業の有無

未経験からの転職でも受け入れてくれるのか？
一緒に働く人達はどんな人がいるのか？
オフィスの綺麗さはどうなのか？
など、事務職＝オフィスにいる時間が長いことから、職場の雰囲気を気にされる方が多いようです。

事務職の採用におすすめの求人媒体

事務職の人材募集でおすすめの採用手法を「正社員・契約社員向け」「アルバイト・パート向け」に分けてご紹介します。

正社員・契約社員募集

正社員・契約社員といった社員募集におすすめの求人媒体は、とらばーゆとIndeedです。

とらばーゆ

さまざまな志向性をもつ女性の採用を応援しており、全応募者の97%が女性の求人媒体です。また、メールやWord、Excel操作などのPCスキルに長けたユーザー層が約6～9割ほどいる求人メディアでもあります。

女性×事務職募集に適している求人メディアです。

Indeed

Indeedは、毎月2億5千人以上のユーザーが利用する求人サイトです。例えば、Googleのフリーワード検索から「事務 正社員 求人」と検索した際、比較的上位にヒットするサイトになります。性別を限定せずに幅広く募集したい場合に適している採用手法です。

アルバイト・パート募集

アルバイト・パート募集におすすめの求人媒体はタウンワークです。

タウンワーク

アルバイト・パート採用に圧倒的に強い求人媒体です。CMなどのプロモーションにも力を入れており、バイトを探すならまずタウンワーク！といったイメージを持つ求職者も多いでしょう。

性別や年齢に関係なくリーチできる求人媒体のため、しっかりとターゲティングをしたうえで原稿作成をすることが重要になります。

事務職の募集時に気を付けるべきこと

前述の通り事務職を希望する求職者は他の職種に比べて多く、比較的応募が集まりやすい傾向にあるため、以下の点に気を付けて採用活動を行いましょう。

採用基準を社内で決める

どんなスキルや経験がある人を優先度高くするのかなど、採用基準を明確に決めておきましょう。この採用基準は採用ターゲット設定にも関わるため、採用ターゲットに自社の魅力を伝えるための原稿づくりに役立ちます。

また、一次面接と最終面接で別の人が面接をするなど社内で複数の人が選考に関わる場合、決めた採用基準を社内で共有しておきましょう。採用基準をぶらさずに選考を進めることができます。

選考フローを整える

応募があった場合に、応募者のスクリーニングや応募者への連絡など、スピーディーに選考を進めることが求められます。

また、求職者側は1社だけでなく複数の企業に応募するのが当たり前になっています。「先に他社に内定をもらったので」といった選考辞退を防ぐためにも、適性検査の用意や優先的に選考を行う人を考えておくなど、選考フローを整えておきましょう。

求める求職者から応募を集める求人広告作成のコツ

欲しい人材からの応募を獲得するためには、冒頭にも記載したような失敗例に対しての対策が必要です。求職者を集める方法としてそれぞれのコツについてお伝えします。

有効応募獲得を目標に置く

前述した通り事務職を希望する求職者は少ないわけではなく、比較的応募が集まりやすい職種になります。しかし、仮に応募が100件集まったとしても、有効応募（欲しい人材からの応募）が0では全く意味がありません。

例え応募総数が少なくなったとしても、求める人材から応募があり採用に繋がり、自社で活躍してもらえたら採用成功と言えるでしょう。そのためには応募数ではなく有効応募数に焦点を当て、ある程度の絞り込みを行って採用活用をしましょう。

採用ターゲットにささる訴求ポイントを整理する

採用ターゲットを決めるとき、「経験やスキルは問わないから、未経験でも誰でも歓迎！」そのようにターゲット設定し、求人原稿も誰にでも当てはまる内容になっていませんか？

例えば、「事務職の経験が3年以上」「日商簿記検定2級」「秘書技能検定」といった資格や経験、「子育てと両立したい」「前職の事務経験を活かしてさらにスキルアップしたい」といった働き方など、採用ターゲットを決める際はMUST/WANT要件を整理し、どこにいるどんな人？が具体的にイメージできるようになるまで落とし込むことが重要です。それができて初めて採用ターゲットにささる原稿を考えられるようになります。

事務職としてスキルアップしたい方には教育制度やどんなスキルが身に付くかを原稿に記載し、子育てと両立したい方には休暇の取りやすさや同じように両立しながら働いている従業員のエピソードを記載するなどが考えられます。

採用ターゲット設定の方法やポイントは、下記の記事で詳しく解説しています。
求人広告での採用成功の近道は「ターゲットを絞る」こと

他社にはない自社の魅力を伝える

数ある事務職の求人の中から自社に応募してもらうためには、他社とは何が違うのか？この会社で働きたい！と思ってもらう必要があります。
どこの会社でも言えるようなメリットだけを並べていては応募は集まりません。

他社にはない自社ならではの魅力を見つけるには、市場調査が必要不可欠です。
求人募集するエリアの市場調査をしっかりと行い、他社よりも勝っている点と、反対に他社よりも弱い点を把握し、差別化したユニークな原稿作成を行いましょう。

また、女性が多く活躍する仕事のため、女性が気にするポイントをおさえた原稿づくりを意識しましょう。こちらの記事も参考にしてみてください。
女性社員の経験談！安心して産休・育休復帰できる会社とは｜環境、サポート
女性活躍企業のリアルテレワーク事情／社内で聞いた23人の女のホンネ

事務職の採用・求人広告掲載はトラコムにお任せください

事務職は比較的応募が集まりやすい職種だからこそ、失敗しないための工夫が必要です。

弊社トラコムは東京・千葉・名古屋・大阪・京都・福岡と全国6拠点展開しており、全国各地の地場情報とこれまで培ってきた採用ノウハウを基に、全国のお客様の採用を支援させていただいております。

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