採用業務を効率化する方法・人事向け業務効率化サービス5選

人事・採用担当者様の中には、日々の業務にお忙しくされている方も多いのではないでしょうか。採用の市況感が厳しくなっている中、応募者とのやりとり・選考対応に加え、企業の情報発信や認知獲得などの採用広報も必要になっており、業務は多岐にわたります。日々の業務にひっ迫され、効果改善や新しい手法へ注力できないという声も伺います。

そこで今回は、採用業務を効率化するための方法やツールについてご紹介します。業務の忙しさにお悩みの人事・採用担当者様、ぜひお役立てください。

採用業務とは？全体像を採用業務フローをもとに解説

採用業務は、いつまでに何名どんな人が欲しいのかを明確にし、求める人物を採用するために最適な採用手法の選定・求人原稿の作成・募集開始後の応募者対応・選考・内定出し・受け入れまでの一覧の業務を指します。

また、最近では、少子高齢化により労働人口が少なくなっていることもあり、人材獲得は激化しています。いかに自社のことを知ってもらうか、職を探すときに想起してもらえるかが重要です。そのための情報発信やブランディング、母集団形成も、採用業務にも内包されてきているといえます。

採用業務効率化のためにできる4つの方法

このように業務が多様化・幅が増える一方、採用担当者自体の時間やリソースは変わらないため、業務をいかに効率化するかが求められます。業務効率化のためはどのようなことができるのでしょうか。

ツールやサービスを導入し自動化する

1つ目は業務効率化のツールやサービスを導入し、業務を自動化させることです。応募者へのメール送付、日程調整のやり取り、応募者情報の転記、求人票の作成など、定型文でやり取りができたり応募者と直接接しない業務は、自動化させることも可能です。

自社の業務フローにあった使い勝手の良いツールやサービスを選定し、利用することがおすすめです。

社内のメンバーを巻き込む

採用担当者だけで業務が回らない場合には、社内のメンバーを巻き込んで業務を進めていくことも大切です。例えば、社内の取り組みや社員インタビュー記事を執筆してもらったり、選考中に座談会に参加してもらうなどです。人事担当者が伝えるよりも、実際に業務を行っているメンバーからお話を聞いた方が、候補者にとっても有意義な時間になることもあります。ぜひご活用ください。

社内メンバーを採用活動に巻き込んで採用率を上げる取り組み

雇用形態問わず採用メッセージを統一する

新卒と中途でメッセージを変えていたり、採用手法を変えている企業様も多いことと思います。また、なかにはそれぞれに採用ページを持っており、運用している会社様も多いでしょう。それぞれの運用や管理を行うことは手間がかかってしまいます。

しかし、最近は求人検索エンジンでの仕事探しも台頭してきており、求職者側が使用するツールにも募集の雇用形態による境目がなくなってきています。そのため、サイト内でのメッセージは統一し、求人票の中でターゲットを明確にすることがおすすめです。

採用業務効率化・応募者対応スピードアップにつながるツール・サービス

HRモンスター（ロボの活用）

HRモンスターは、”必要だけれど本当は誰かにお願いしたい作業”をロボットが代わりに担ってくれるサービスです。ロボットを組み合わせて貴社に合った必要な作業・フローをカスタマイズすることで活用できるため、自社の業務フローにあわせて活用することができます。

◆ロボットが対応できる業務の例

• 24時間応募者対応・お問い合わせの自動受付
• 面接日程調整
• 応募者の情報管理
• 求人票作成
• 既存社員への定期ヒアリング窓口　など

導入までには、お電話やメール等での活用サポートも行っています。また、ITの知識がない方でも簡単に操作できるよう、デザイン・操作性の良さもポイントです。

月額サービス利用料：6,980円～

リクター（採用チャットボット）

リクターは、応募から採用までのスピードをアップさせるかつ、効率をアップさせるチャットボットです。応募があったら自動的にショートメールを送付し、メール内のリンクを開くとチャットボットで自動対応が進みます。事前に指定しておいた条件をヒアリングし、当てはまる方に面接設定を行える流れです。また、各種求人媒体とも連携しており、媒体ごとに管理画面を見に行かずとも、応募者情報を一括管理できる点がメリットです。

• 応募が入っても連絡がつながらない
• できるだけ早く面接日程を調整したい
• 面接日程のやり取りのみで時間が発生してしまう
• 応募者管理を一元で行いたい

このようなお悩みを解決できます。

月額39,800円～（＋初期費用200,000円～ ）

アイテマス（日程調整サービス）

アイテマスは、日程調整が簡単に行えるサービスで、現在は全機能を無料でご活用いただけます。ご自身のGoogleカレンダーを予定に連携し、日程調整用のURLを作成。調整したい方へ送り、ご都合の良い日程を選択いただくことで双方のスケジュールに予定が登録され、日程調整ができるという流れです。

面接日程の調整だけではなく、社内の打合せなどの調整にもお使いいただけます。

費用：無料

採用サポートサービス

採用活動のサポートサービスの活用もおすすめです。弊社では、採用期間が長期化する新卒採用のサポートを行っております。ナビサイトの準備や定例のWeb会議を通じ、エントリー状況の確認と打ち手のご相談を行います。また、プランに応じて、情報の更新や説明会インターンシップの企画・集客も行います。

採用専任ではないため忙しく手が回らない担当者様だけでなく、新卒採用の知見が少ない初めての担当者様にもおすすめのサービスです。

月額240,000円～（初期費用100,000円）

iRec（採用サイト構築）

iRec（アイレック）は、採用サイトを短期間・低コストで作成・運用できる採用サイト作成支援サービスです。用意されているテンプレートに写真やテキストを入力するだけで、見栄えの良いサイトが完成します。専門のコードやデザインは必要なく、最短で2週間程度でサイト制作が可能です。

また、その後に情報を更新したくなった場合にも更新・運用が簡単に自社内で行えます。通常はサイト制作会社に依頼をして、やり取りをして、料金を支払って修正をする…という流れが必要になります。人事担当者様にとっては費用も労力もかかりますので、その点iRecを使えば手間なく利用いただけます。

月額29,800円～（初期費用150,000円）サポート内容により料金が変動

Qope（運用型の求人広告出稿システム）

Qope（キューオペ）は運用型の求人広告出稿システムです。Qopeを使うことで、さまざまなメディアにシンプルに求人掲載でき、そこから来た応募者を管理できる仕組みもできています。エリア別/職種別に予算配分を行ったり、配信先のメディアを設定することもできるため、効率よく採用活動を行うことができます。

◆連携しているメディア

• ギガバイト（※ギガバイトのユーザーの8割の応募が集まるPR枠に唯一掲載することが可能です）
• Googleお仕事検索
• 求人ボックス
• アルバイトEX
• ジモティ
• ガクセイ協賛
• Facebook
• Instagram
• Twitter
• アグリゲーション
• ニュースサイト
• 有名ブログ
• その他多数

掲載料金0円～（サービスのみ利用時　※応募発生により費用が発生します ）

効率的な採用活動のご相談はトラコムまで

採用業務を効率化する方法をご紹介してきました。「日々の業務に忙しく、効果改善の打ち手が取れない」「よりコア業務に集中したい」とお考えの方はぜひご参考ください。

また、効率的な採用活動に関するご相談はトラコムまでお問い合わせください。弊社では30年以上の間で培ってきた採用ノウハウをもとに、採用手法の選定やATSツールの選定、採用戦略の立案などをサポートさせていただいております。お気軽にご相談くださいませ。

お電話でのお問い合わせ：0120-989-779（受付時間：平日10時～19時）