母集団形成・面接率UPにも繋がる！オンライン採用で気を付けることは？ （ウェビナーレポート）

トラコムでは、毎月1回ランチタイムの30分セミナーをオンラインで開催しています。その名もTech Cafe＠Tracom。人材ビジネスに関わる皆様に、お忙しい中でも気軽に情報収集できる場をつくれたらと思いスタートしました。

今回は、10月18日（月）に開催した回のレポートをご紹介。テーマは「オンライン採用で気を付けることは？」です。採用フローのオンライン化が各企業で進む中、今回は説明会と面接におけるオンライン化のポイントと注意点をお伝えしました。

新卒採用の全体像

まず初めに新卒採用の全体像をお伝えします。

今までの新卒採用では、エントリー→説明会→面接→内定だし→フォローといった流れが主流でした。しかし、コロナ禍により説明会やインターンシップといったリアルイベントが対面式で開催するのが難しくなり、学生への動機付けを行っていたイベントが対面ではできない状況が、この1、 2年は続いています。

このような背景から、説明会や面接、座談会など、これまでは対面で行っていたものをオンライン化する動きが各企業であります。長期に渡るコロナウイルスの影響で、オンライン化が社内で少しずつ浸透してきている企業も多いのではないでしょうか。
今後コロナウイルスが収束に向かうと、このようなイベントも開催されていくのではないかと思いますが、まだまだWebの必要性を感じている企業は多いのが現状です。

スカウト型のオンライン採用を取り入れたり、オンラインで採用通知を作成したり、研修ではイーラーニングを使った研修を取り入れるなど、多くの企業で各採用フローのオンライン化が進んでいます。

中でも今回は説明会と面接についてフォーカスして、オンライン化する上でのポイントをお伝えします。

＜説明会・面接＞オンライン化のメリット

移動の負担がなくなる

説明会や面接をWebで行うメリットとして、企業側あるいは応募者側の移動の負担がなくなることが挙げられます。企業側としては、説明会を実施するために会議室を借りたり、合同説明会といったイベントに出向いたりしていた企業は多いかと思いますが、その際の移動の負担が軽減されます。
同じく学生側も、説明会や面接に参加するための移動の負担が減り、さらに移動時間が削減される分、同日に離れた場所で開催される説明会にも参加しやすくなります。

これまでは出会えなかった新たな層に出会える

就職する際には遠方への引っ越しを視野に入れていても、説明会や面接で何度も遠方の企業に出向くのは大変です。
そんな方でもWebでの開催なら気軽に参加することができ、学生側としては企業選びの選択肢が広がったのではないでしょうか。
実際にWebでの開催にすることで、近隣の学生だけでなく、地方からの学生の参加が増えたという企業様は多くいます。

このように、対面での開催では出会えなかったような層とも出会えたり、移動や時間的負担が減ったことで面接数を増やせたりなど、応募者と企業の接点増加がメリットとして挙げられます。

＜説明会・面接＞オンライン化のデメリット

職場の雰囲気が伝わりにくい

どんなオフィスで働くのか、どんな先輩が働いているのか、社内の雰囲気はどうなのかといったことは、企業ホームページや採用サイトではなかなか伝わりにくいものです。実際に来社することで感じてもらえていた、職場の雰囲気や組織風土などが伝わりにくくなることがデメリットとして挙げられます。

求職者も把握しづらくなったと感じている

求職者へのアンケート結果によると、「職場の雰囲気や組織風土」「社員の人柄や魅力」これらがWeb選考では把握しづらくなったと回答した方が多くなっています。

これまでは実際に来社してもらい、なんとなくでもその雰囲気を感じてもらえていたかもしれませんが、実際に職場を見ていただくことでができないとなると、画面越しで伝えるための工夫が必要になります。

オンライン説明会のポイント

オンラインでの説明会を成功させるために、大事なのは「雰囲気と反応」です。オンラインでの開催では伝わりづらくなった会社の雰囲気や風土を伝えられているか、画面越しでも学生の気持ちが汲み取れているかが重要になります。

ここではオンライン説明会でおさえておきたい4つのポイントをお伝えします。

①説明会資料・内容

説明会ではどんな話をされていますか？企業理念について？それとも業界についてでしょうか。色々と伝えたい内容はあるかと思いますが、まずは求職者が説明会で知りたい情報について知ることが必要です。

求職者が説明会で知りたい情報とは？

アンケート結果によると、求職者は業界や製品・商品といった話よりも、「社風や社内の雰囲気」「若手社員の話」「入社後のキャリアアップ」などについて知りたい方が多い傾向にあります。

しかし、このあたりの内容が欠けている企業様は意外と多いもの。
弊社で担当させていただいている企業様の説明会資料を拝見すると、企業理念や業界について、製品・サービスについてといった内容が、説明会全体の割合を占めている場合が多くあります。

特に社内の雰囲気や社員の話など、実際に来てもらって感じ取ってもらえることを、オンライン化しても伝えられるように詳しく説明するようにしましょう。

②その他ツール

社員面談、カジュアル面談の実施

よりリアルに雰囲気を伝えていくために、質疑応答の時間を取ったり、カジュアル面談といったかたちでオンライン上で面談形式で気軽に話せる場を作るのもお勧めです。

ホームページの充実（オウンドメディア）

リクナビといったナビサイトだけでなく、企業のホームページも見にいく可能性が高いです。中でも新しい手法として「採用オウンドメディア」を活用する企業が増えています。
先輩社員のインタビュー記事や1日のスケジュールについてなど、サイトを充実させることで、求職者の理解につなげていきましょう。

採用オウンドメディアのメリットや運用ポイントについては、下記に詳しく解説しています。

オフィス見学動画作成

社員インタビュー動画やオフィス見学動画などを用意していただくのもお勧めです。一度作成していただくと、メールの署名に入れておくなど、説明会だけでなく色々な場面で活用することができます。

③応募者の意欲を知る

オンラインだからこそ、実際に話す時よりも企業側からの説明中の会話の反応を見ていただきたいです。
求職者の方が話しやすい雰囲気をつくるために、いきなり説明に入るのではなく、最初にアイスブレイクとして軽い雑談から始めましょう。

また、こちらから一方的に話すだけでなく、「みなさん今どこから参加されていますか？」「ご説明した内容はみなさんご理解いただけましたか？」など投げかけることで、参加者の理解度と反応を見ることができます。
Zoomなどのシステムを使用する場合、チャットで学生に呼びかけることも可能です。

④アンケートの活用

Googleフォームで簡単にアンケートを作成することができ、QRコードを簡単に作れるサービスもあります。説明会資料の最後にQRコードを入れ、スマホで読み取ってもらえるようにしておくと、参加者も利用しやすいです。

アンケート内容には選考意欲や併願している業界・企業名を問う項目を設定しておけば、学生の志望度をはかる目安にもできます。

テクカフェでこんな質問をいただきました！

当日は、参加していただいたお客様からこんなご質問をいただきました。

Q.Webでの開催となると、学生側は模範解答となるカンペを予め用意して参加することも可能なので、学生の本質を見抜くのが難しい気がします。

A.予め用意しておくことが難しいような質問を投げかけていただくのもお勧めです！

「志望動機は？」「学生時代に1番頑張ったことは？」といったようなよくある質問だけでなく、「最近はまっていることは？」など独自の質問項目を用意しておいたり、最近のニュースに対する考えを聞くなどすることで、学生の反応や人柄を知ることができます。

ただ、予めカンペを用意するのが一概に悪いかと言うとそうではなく、それだけ受かりたいという気持ちの表れともとれますので、そのあたりは企業ごとに選考基準を設けていただくのが良いかと思います。

オンライン面接のポイント

次に、オンライン面接でおさえておきたいポイントをお伝えします。

①使用するツールの確認

例えば、Zoomであればパソコンやタブレット、スマホなど色々なデバイスで使用が可能ですが、なるべく接続状態が安定しているデバイスを選びましょう。
学生へも、スマホよりもパソコンやタブレットの使用を促すなど、安定した状態で参加してもらえるよう事前にアナウンスしておきましょう。

②面接用のURL送付の確認

オンラインでの開催では、使用するツールにアクセスするURLがなければ参加できません。URLをきちんと送付したか、使用方法について事前のアナウンスはしているかなど、事前に確認しておきましょう。

③面接時のネット環境の確認

Wi-Fiなど通信環境が整っているかどうか、周りの雑音が入ってしまったりしないかなど、事前に確認しておきましょう。

④マイク付きイヤホンの推奨

イヤホンはマイク付きのものを推奨しています。そのほうが音声が安定し、学生との会話のやり取りもスムーズです。

⑤応募者との緊急連絡先の確認

上記のように使用するツールや状態を事前に確認していても、当日にネットの状態が悪くなるなど、急遽うまく接続ができなくなる可能性もあります。
そのようなイレギュラー時には電話での面接に切り替えるなど臨機応変に対応できるよう、予め応募者の緊急連絡先を確認しておきましょう。

⑥面接時の質問内容に注意！

ZoomなどWeb会議システムには録画機能が付いているものも多く、学生がオンライン面接の練習の一環として、録画している可能性もあります。
後々トラブルにならないためにも、質問内容や発言には十分に注意が必要です。

意外と知らない、面接官が知っておくべきNG質問集をまとめています。参考にしてみてください。

面接の最後には、必ずフィードバックを！

面接を実施して終わりではなく、必ずフィードバックしていただくことをお勧めします。
これは対面開催でも同様ですが、面接終了後に「あなたの〇〇なところがいいなと思いました。」といったフィードバックをすることで、求職者の方も「この会社はちゃんと自分のことを理解してくれてるんだな。」と思ってもらえるきっかけになります。
学生側もオンラインでは企業側がどう感じているかを把握しづらくなっていますので、特に選考に進んでほしい学生には注力してフィードバックしてもらえたらと思います。

トラコムでの取り組みをご紹介

最終面接以外は全てオンラインでの実施！

弊社トラコムの新卒採用の選考フローはこのようになっています。
以前は全て対面で行っていましたが、現在は最終面接以外、全てオンラインで実施しています。

地方学生もターゲットに

オンライン化以降、地方学生も採用ターゲットにして説明会や面接をオンラインで行っています。対面開催では地方学生へのアプローチは難しく、母集団形成にも苦戦していましたが、オンラインでの説明会をすることで、これまで出会えなかった地方学生の参加が増え、面接来社率も大幅に上がりました。

動画配信

説明会やオフィスツアーの動画を作成し、YouTubeにUPしています。

オウンドメディアの強化

社員インタビューをUPし、動機付けのきっかけづくりを行っています。

オンライン化の効果：トラコムの場合

オンライン化を進めてから、昨年度と比較して説明会参加者は3倍以上！
説明会の1開催あたりの参加者は4倍にもなりました。
地方学生の説明会参加者数は年間15人だったところ101人に増えたため、地方学生の参加が大きな要因となっています。

弊社サービスのご紹介

弊社ではオンライン採用のサポート含め、新卒採用のサポートも行っています。

「初めての新卒採用で、何から手を付ければ良いか困っている」「新卒採用は以前からやっているが、なかなか効果につながらない」「業務を兼務していて忙しく、応募者をフォローしきる時間がない」
そんなお悩みをお持ちの企業様に、求人広告のプロであるトラコムが、新卒の採用につながるよう伴走いたします。

希望のサポートのレベルに合わせた3プラン

3つのプランをご用意しています。サポートのレベルのご希望に合わせ、選択頂けます。

・企業内で手を動かすことは出来るが打ち手のアドバイスが欲しい
　→ミニマムプラン
・日々の更新業務までは手伝ってほしい
　→ライトプラン
・説明会の企画や実施、DMの配信代行等、まるごと全部サポートしてほしい
　→ベーシックプラン

ご興味のある方はお気軽にお問合せください。

次回のTech Cafe＠Tracomは…

11月29日（月）13：00～13：30
テーマ「定着率UPに向けた取り組みってどんなことしている？」
カメラOFF、ミュート参加OK！ランチを食べながらの参加もOKです◎
参加は無料です。お気軽にご参加ください。