実は簡単！コロナ禍でZoomを取り入れるメリットとは？

新型コロナウイルスが感染拡大し続けている今、「リモートワーク」や「オンライン」が不可欠になっているかと思います。しかしZoomを取り入れるとなると手間も時間もかかる…。そう思って導入を躊躇している方に向け、この記事では、Zoomを取り入れるメリットや活用事例をご紹介しています。

Zoom、難しいと思っていますか？

Zoomとは、いつでもどこでもどんな端末でも、WEB会議ができるシステムです。
使用するには、まずパソコン、スマホ、タブレットのいずれかにアプリをインストールします。ブラウザ上で参加することも可能ですが、何度も使用するのであれば、アプリをインストールしておくと便利です。インストールするだけですぐにWEB会議やリモート飲み会を始めることができます。スマホやタブレットはもともとカメラが内蔵されていますし、カメラが内蔵されていないパソコンを使う場合でも、取り付け型のカメラで使用することも可能です。

Zoomの機能とは？

Zoomには以下の機能があります。

• レコーディング→記録として残すことができ、その場に参加できなかった方も録画したものを後から確認できる
  例えば、いつも忙しくて会議に参加できない方には、後から録画したものを共有し、隙間時間に確認してもらうことができるため、口頭やメールで伝えるよりも、より伝わりやすくなるかと思います。
• 画面共有→視覚で情報を共有することができる
• 背景を変える→背景を写したくない場合、好きな写真や画像を背景に設定することができる
• チャット→Zoom上で連絡を取り合うことができ、その場でURLを共有こともできる
• ホワイトボード→手書きで文字を書き込むことができ、簡単な図を書いて共有できる
• 資料ファイルの共有→その場でチャットを使ってPDFファイルなどの資料を共有できる

弊社での活用事例

全社会議

東京本社や千葉、名古屋、京都、福岡など、複数の拠点間での会議が手軽にできるようになりました。Zoomを活用することで、感染症対策はもちろん、交通費削減にもつながります。

研修

東京本社にいる従業員による研修が、東京まで行かなくても受けることができます。今まで蓄積してきた営業のノウハウを、1つの拠点だけではなく全社に発信することで、全社の営業力の底上げになります。

面接

弊社では新卒採用・中途採用・アルバイト採用を行っていますが、面接でもZoomを使用しています。最終面接のみ対面で行う場合もありますが、応募者の方の交通費の節約や、地方の方とも面接ができるようになったことで、今まで出会えなかった求職者と出会うことができるようになりました。

社内交流

業務内でも業務外でも関係なく、普段関わりの少ない従業員ともコミュニケーションをとることができるようになります。業務外ではオンライン飲み会を開催し、交流をはかることができます。

商談

お客様との商談を、WEB商談か対面商談か選んでいただけるようになりました。直接お会いしてお話することが一番だとは思いますが、感染リスクのある今、選択肢を持っておくことに越したことはありません。

Zoomを使用するメリット・デメリット

メリット

1. 視覚情報が多い
2. 移動する時間が必要ないので効率が良い
3. カメラがなくても音声のみで参加可能
4. 簡単に会議を始められる
5. 参加する側はURLをクリックするだけなので参加も簡単

デメリット

1. ある程度の通信環境が必須
2. 対面の空気感は感じられない
3. 発言のタイミングが難しい
4. 聞いている人の反応が分かりづらい
5. 無料プランの場合、3人以上の参加だと時間制限あり（40分）

まとめ

Zoomを取り入れやすい業種、取り入れにくい業種、それぞれあるかとは思いますが、工夫次第で仕事の効率が上がり、経費削減につながります。私が担当している物流会社のお客様では、1日の終わりに欠かせない点呼の際に、Zoomを取り入れたいと仰っていました。点呼のために事業所を行き来しないといけないようで、移動時間の短縮につながります。これは一例ですが、会社の未来のために、求人以外のこともお客様とお話させていただいています。ぜひ新しいことに挑戦し、取り入れていきましょう！