採用フローとは？基本の6ステップと作成のコツ【応用ステップも紹介】

人材採用を効率的に進めるには、適切な「採用フロー」を作成することが大切です。

どのような採用フローが適しているかは、企業の状況や採用戦略などによって異なります。自社にマッチした採用フローを作成するためには、採用フローの基本や具体例を把握しておくことが重要です。

当ページでは、基本的な6ステップの採用フローと、応用的に導入できるステップを紹介しています。「新卒採用のフロー」「中途採用のフロー」など、採用フローの具体例も紹介しているので、ぜひご参照ください。

採用フローとは

人材採用における「採用フロー」とは、求人の開始から入社に至るまでの流れのことです。

例えば「募集→応募対応→書類選考→面接→内定→入社」といった、採用に至るまでの一連の流れを複数のステップに分けたものを指します。基本の採用フローについては、当ページの「基本の採用フロー6ステップ」をご参照ください。

面接の前に「カジュアル面談」のステップを入れるケースもあるなど、企業ごとに採用フローは異なります。応用的なステップについては、当ページの「採用フローへの導入を検討したい応用ステップ」でご紹介しています。

採用フローは採用の効果性に大きく影響することがあるため、慎重に検討したうえで作成することが大切です。

採用フローを検討する重要性

採用フローを検討することは、以下の理由から重要といえます。

• 歩留まりの分析・改善のため
• 採用ミスマッチ防止のため
• 業務効率化のため

それぞれ詳しく解説していきます。

歩留まりの分析・改善のため

採用フローを明確にすることは、採用活動の歩留まり（各ステップの通過率）の分析・改善に役立ちます。

採用フローがあいまいな状態では、歩留まりの分析に必要な「面接参加率」「内定承諾率」などのデータ分析が難しくなってしまうでしょう。

採用フローを明確にすることでデータ分析がしやすくなり、歩留まりを効果的に改善しやすくなります。例えば「内定承諾率」が低いことが分かれば、内定者フォローの方法を改善するなど、必要な対策をすぐに講じることが可能になります。

採用ミスマッチ防止のため

採用フローをよく検討し、応募者を「どのように振り分けるか」を計画することで、自社にマッチしない人材が集まってしまう「採用ミスマッチ」の防止につながります。

採用フローには「どのような適正検査を導入するか」「どのように面接を行うか」といった、応募者を振り分けて採用ミスマッチを防ぐ要素が多くあります。また採用フローの最初の段階である「募集」のステップを工夫すれば、自社にマッチしやすい応募者だけにターゲットを絞ることも可能です。

採用フローの各ステップを十分に検討することで、自社にマッチする人材が多く集まるような採用活動を実現できます。

業務効率化のため

社内の担当者の負担軽減など、業務効率化のためにも採用フローの検討は重要です。

採用フローを明確にすることで、どの部分で担当者の負担が大きくなるか、どのように効率化できるかを検討しやすくなります。

例えば「チャットボット」による自動化や、「採用管理システム」による効率化など、ITツールの導入による効率化も検討しやすくなるでしょう。

基本の採用フロー6ステップ

基本的な採用フローは、以下の6ステップです。

1. 募集
2. 応募対応
3. 書類選考
4. 面接
5. 内定
6. 入社

各ステップについて、以下に詳しく解説していきます。

募集

「募集」は、求人サイトなどを利用して応募者を集めるステップです。このステップは「母集団形成」とも呼ばれます。

効果的な母集団形成をするコツは、採用したいターゲット層にマッチする募集方法を選ぶことです。

例えば高度な専門職を採用したい場合、一般的な求人サイトで募集するだけでは、なかなか条件に当てはまる応募者が集まらないことがあります。

自社にマッチする募集方法を選ぶには、まず「募集方法の種類」を把握しておくことが大切です。

応募対応

「応募対応」は、応募者への最初の対応をするステップです。応募の受付や、面接に向けた連絡などを行います。

Webからの応募の場合は、まず応募フォームに必要事項を入力してもらい、履歴書などの書類をアップロードしてもらうのが一般的です。応募フォームへの入力が完了したら「自動返信メール」が送信されるように設定しておくと、応募が完了したことが分かりやすく、応募者にとって親切でしょう。

応募者への自動返信メールには、自社HPのURLを載せておくのがおすすめです。そうすることで求職者は事前に会社情報を知ることができ、会社への理解を深めてから面接に行くことができます。また面接会場までのアクセスも詳しく書いておきましょう。

応募対応を迅速かつ丁寧に行うことで、応募者からの印象アップにつながります。担当者が忙しい時に対応が遅れるといったことがないよう、自動受付のシステムを導入するなどして24時間いつでも受け付けできる体制をつくりましょう。

書類選考

「書類選考」は、応募者を振り分けるステップです。履歴書の内容などを基準に、自社の求める条件にマッチしない人材を振り分けていきます。

応募者を振り分ける際には判断基準を明確にして、見る人によって違いが出ないようにすることが重要です。

履歴書だけでなく「適性検査・試験」を行い、その結果を参考にしてもよいでしょう。

面接

「面接」は、応募者の話し方・振る舞いなどを実際に見て、自社とのマッチ度を見極めるステップです。自社の魅力をアピールして企業理解を深めてもらう機会でもあります。

適切な面接の回数は、採用の方向性によって異なります。例えばパート・アルバイト採用の場合、すぐに働きたいと思っている求職者が多いため、面接はできるだけ1回で済ませるのがおすすめです。

また面接の前に「カジュアル面談」を実施して、お互いの理解度を高めてから面接に移行するといった方法もあります。

また対面での面接だけでなく「Web面接」も導入すると求職者が参加しやすくなり、面接辞退を減らす効果も期待できます。下記ページの資料で、Web面接の注意点などを詳しくまとめているので、ぜひお役立てください。
初めてのWeb面接の導入を解説｜面接設定の流れや注意点は？

内定

「内定」を通知して承諾してもらうステップです。

書類で行う場合には、「内定通知書」「労働条件通知書」などの書類を郵送し、そこに同封した「内定承諾書」に署名・捺印のうえ返送してもらうといった手順で行います。

近年では書類のやり取りをせず、メールで内定通知をして、内定承諾もメールの返信だけで済ませる場合もあります。

内定のステップでは、「内定辞退」が発生しないよう、入社への意欲を高めてもらうことが大切です。例えば書類やメールでの内定通知と併用して、電話でも通知するなら「入社してほしい」という誠実さが伝わり、内定辞退を減らす効果が期待できます。

内定者向けのセミナーなどを行い、内定者フォローを実施することも、内定辞退の防止に有効です。

入社

「入社」に必要な手続きをするステップです。雇用契約や社会保険の手続きなど、必要な手続きを進めていきます。

このステップは「早期離職」による離脱が発生しないように進めることが大切です。研修・教育のプログラムなどを用意してフォローを行い、新入社員が会社になじめるようサポートしましょう。

入社後のフォローは「オンボーディング」とも呼ばれ、早期離職を防ぐ施策として注目されています。詳しくは以下のページをご参照ください。
オンボーディングとは？概要から実施の目的、事例までを解説

採用フローへの導入を検討したい応用ステップ

上記の基本ステップをベースとして、以下のような応用ステップを取り入れることも検討してみましょう。

• 会社説明会
• インターンシップ
• カジュアル面談
• 適性検査・試験
• 内定者フォロー

それぞれ以下に詳しく解説します。

会社説明会

会社説明会とは、求職者向けに自社の特徴・魅力を発信するために開くイベントのことです。

複数の企業が参加する「合同説明会」と、単独で開催する「個別説明会（単独説明会）」の2種類があります。

会社説明会を行うことで、求人広告やホームページでは伝わらないような自社の魅力を直接発信でき、企業理解を深めてもらうことができます。

会社説明会は一般的に「応募」の前のステップとして導入されます。例えば会社説明会の参加者にLINEやメールを送るなどしてコンタクトを取り、応募を促すといったフローが一般的です。

会社説明会を開催する際のポイントについては、以下のページをご参照ください。
『就活生が魅かれる企業説明会』就活で100社以上参加した私が伝える3つのポイント！

インターンシップ

インターンシップは、学生向けに行う就業体験プログラムのことです。

応募前に実際に仕事を体験してもらうことで、採用ミスマッチを防ぐ効果が期待でき、応募者の適性を見極めることにもつながります。

以前は採用目的でインターンシップを開催することがNGとされていましたが、令和5年度（令和7年卒生）より改正され、採用目的でも開催できるようになりました。

こちらも「応募」の前のステップとして導入するのが一般的です。

インターンシップの開催方法について詳しくは、以下のページをご参照ください。
【企業向け】インターンシップの内容や実施するポイント・事例を解説

カジュアル面談

カジュアル面談は、面接よりもリラックスした雰囲気で行われるもので、相互理解のために直接会って話す手法です。

面談は「応募するかどうか、まだ決めていない人」にも行うことができる点が面接とは異なります。面接とは別にカジュアル面談を行うことで、自社の魅力を直接会ってアピールでき、応募を促すことができます。

面談も「応募」の前のステップとして導入するのが一般的です。例えばスカウトメールへの返信があった人にいきなり応募を促すのはハードルが高いため、前段階として面談を行い、自社への興味を高めてもらうといったフローで導入できます。

面談の導入方法について詳しくは、以下のページをご参照ください。
【企業向け】面談と面接の違いとは？効果的に行うコツも解説

適性検査・試験

適性検査・試験は、業務上の適性などを測るテストのことです。筆記試験やオンライン試験などの方法で実施できます。採用フローのなかで「書類選考」の後や、「1次面接」の後、「最終面接」の際などに導入することが可能です。

適性検査・試験を導入することで、応募者のスキル・性格などを一定の基準に沿って計測でき、選考の参考情報を得られます。

「SPI」などの既存サービスを利用すれば、試験問題を自社で作成する手間をかけず、手軽に導入できます。

内定者フォロー

内定者フォローとは、内定者が入社するまでの間に企業側が行うサポートのことです。施策例としては、内定者向けの「研修・セミナー」や、内定者同士の「懇親会」などがあります。

採用フローの「入社」の前のステップとして内定者フォローを導入することで、入社への意欲を高めてもらうことができ、内定辞退や早期退職を防ぐ効果が期待できます。

内定辞退を防止するためにできる施策について詳しくは、以下のページをご参照ください。
内定辞退を防止するには？よくある原因と対策を徹底解説！

採用フローの具体例

新卒採用のフロー

新卒採用の一般的なフローは以下の通りです。

1. 募集
2. 会社説明会
3. 応募
4. 書類選考
5. 適性検査・試験
6. 面接
7. 内定
8. 内定者フォロー
9. 入社

新卒採用の「募集」ステップでは、ナビサイトをはじめとする新卒向け求人情報サイトや、自社の採用ホームページ、SNSなどが利用されます。

大勢の応募者を一括で募集する「一括大量採用」の場合も多いため、応募者を集めて「会社説明会」を実施することがよくあります。

「インターンシップ」を導入する場合は、上記フローの「会社説明会」のステップで実施するのが一般的です。インターンシップと会社説明会の両方を開催して、それぞれ別々の入口として参加者を募集し、応募へつなげるといった方法もあります。

中途・キャリア採用のフロー

一般的な中途・キャリア採用のフローは以下の通りです。

1. 募集
2. 応募
3. 書類選考
4. 面接
5. 内定
6. 入社

一括大量採用ではなく少数採用のパターンが多いため、大勢に向けた説明会は行わず、面接の際に個別に会社説明を行うのが一般的です。とはいえ事前に企業理解を深めてもらうために「転職フェア」など中途・キャリア採用向けの合同説明会に参加する企業もあります。

新卒は将来的な活躍を考えた「ポテンシャル採用」を重視するのに対し、中途採用はスキル・実績の有無で選考を行う「即戦力採用」が基本です。そのため一般的に適性検査・試験などは行わず、スキルシート・職務経歴書などに記載された実績や、面接での印象などを主な判断材料とするケースが多いです。

とはいえ中途・キャリア採用でも、採用ミスマッチを避けるために、適性検査・試験を行う企業もあります。新卒採用の適性検査・試験では主に性格などポテンシャル面を検査しますが、中途・キャリア採用では主に業務内容に対する適性などスキル面を検査するのが基本です。

リファラル採用のフロー

リファラル採用とは、自社の社員に知人・友人などを紹介してもらう採用手法のことです。以下のようなフローで導入できます。

1. 募集
2. カジュアル面談
3. 応募
4. 書類選考
5. 面接
6. 内定
7. 入社

リファラル採用の「募集」は社内に向けて行うため、求人サイトなどの利用は不要ですが、友人・知人を紹介してもらうよう、どのように社員を促すかがポイントです。リファラル採用を効率化するツールなどを利用することで、採用情報を効率的に共有できます。

仕事内容の説明などは基本的に社員を通じて行われますが、別途、採用担当者と「カジュアル面談」を行うことで、応募の意欲を高めることが重要です。

リファラル採用の進め方やメリット・デメリットについて詳しくは、以下のページをご参照ください。
リファラル採用とは？メリットデメリットや導入事例・成功のコツを紹介

スカウト型採用のフロー

スカウト型採用とは、スカウトメールなどを送ることで企業側から求職者に向けて積極的に働きかける採用手法です。「ダイレクトリクルーティング」とも呼ばれます。

スカウト型採用のフローは以下の通りです。

1. スカウトメール送信
2. カジュアル面談
3. 応募
4. 面接
5. 内定
6. 入社

スカウト型採用は「スカウトメール」の送信によって求職者にアプローチすることからスタートします。

スカウトメールを送るメールアドレスのリストがなくても、「ダイレクトリクルーティングサイト」と呼ばれるスカウト型の求人サイトに利用登録すれば、すぐにスカウトメールの送信が可能です。

一般的な求人サイトでも、スカウトメールの送信機能が使えることがあるので確認してみましょう。

スカウト型採用では「転職潜在層」（＝今のところは転職を積極的に考えていない層）にもアプローチするため、応募意欲を高める工夫が求められます。そのためスカウト型採用のフローでは、応募の前に「カジュアル面談」のステップを踏み、直接交流して自社への興味を高めてもらうことが大切です。

スカウト型採用（ダイレクトリクルーティング）について詳しくは、以下のページもご参照ください。
ダイレクトリクルーティングとは？手法の種類と導入をおすすめするケースを解説

採用フロー作成のコツ

適切な採用フローを作成するために、どのように検討していけばよいのでしょうか。以下の3つのポイントを押さえることで、効果的な採用フローを作成しやすくなります。

• デジタル化・自動化を検討する
• 各ステップの通過率をデータ化する
• さまざまな募集施策を検討する

それぞれ以下に詳しく解説します。

デジタル化・自動化を検討する

採用フローを作成する際には、採用業務の自動化・効率化につながるデジタルツールの導入を検討しましょう。

採用フローを自動化・効率化することで、迅速な対応がしやすくなり、応募者に対する印象アップにもつながります。

人事採用の分野で代表的なデジタルツールは「採用管理システム」（ATS）です。

採用管理システムとは、応募者情報・選考ステータスなど、採用にまつわるデータを一元管理して採用業務を効率化するツールです。詳しくは以下のページをご参照ください。
ATS（採用管理システム）とは？おすすめ12選と選び方を解説

採用管理システムを使ってデータ管理することで、採用フロー全体を可視化でき、次に解説する「通過率」の分析もしやすくなります。

各ステップの通過率をデータ化する

既存の採用フローの改善を検討する際には、現状の各ステップでの通過率（歩留まり）を計測して分析することが重要です。

例えば「応募率」「面接参加率」「内定承諾率」の3つを計測して分析することで、それぞれ以下のように原因を考察できます。

問題点の種類	考えられる原因
応募率が低い	・求人原稿の書き方に問題がある ・給与水準が低い ・自社の魅力をアピールできていない
面接参加率が低い	・入社意欲の高い応募者を集められていない ・面接までの連絡、フォローが弱い
内定承諾率が低い	・自社の志望度が低い（他社の内定が決まった） ・面接官の対応が悪かった

現状の採用フローの問題点と、その原因が明確になれば、採用フローをどのように改善すべきかが明確になり、適切な対策を講じやすくなります。

さまざまな募集施策を検討する

効果的な採用フローを作成するには、「募集」のステップで使えるさまざまな施策を比較検討して、自社に合ったものを選択することが重要です。

「募集」のステップで利用するサービス・施策が自社にマッチしていないと、自社にマッチするターゲット層からの応募をうまく集められないことがあります。そうなると応募者の「質」が低下し、面接の通過率が悪くなるなど、採用フローの運用効率が悪くなってしまいます。

自社に合った募集方法を選ぶには、利用できるサービス・施策の種類と、それぞれの特徴を把握して比較検討することが大切です。

まとめ

採用フローは、企業の採用活動の効果性を大きく左右する要素です。

採用フローの改善を検討する際には、「応募率」「面接参加率」「内定承諾率」などのデータを分析して、課題に応じた対策を講じましょう。デジタル化して自動化・効率化できる部分がないか検討することも大切です。

採用フローを作成する際には基本の6ステップを押さえたうえで、当ページでご紹介した「インターンシップ」「カジュアル面談」などの応用ステップの導入も検討してみることをおすすめします。

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