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1ヶ月半リモートワークを導入した会社のチームマネジメント/課題と解決策

1ヶ月半リモートワークを導入した会社のチームマネジメント/課題と解決策

新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを導入・または検討した企業様も多いのではないでしょうか?以前から働き方改革の面からもリモートワークの導入は検討されており、今後は在宅勤務することが当たり前になる時代もやってくるかもしれません。

オフィスへ出社して顔を合わせることがなくなった場合、メンバー管理や、モチベーションの維持の仕方、コミュニケーションの取り方も大きく変化していくことでしょう。

当社も2020年4月中旬~5月の1ヶ月半、リモートワークを導入しました。社員へのヒアリングを元に、実際にリモートワークを導入した反応や、リモートワーク中の組織・チーム運営をスムーズに行うためのマネジメント方法、 利用したツールなどをご紹介します。

当社が行ったリモート勤務ついて

従業員数は約200名。営業と内勤の割合は約5:5。
・東京・大阪など主要都市部に7拠点を構えていますが、
 すべての拠点・すべての社員おいてリモートワーク(在宅勤務)を実施。
  (アルバイトを除く)
・期間は2020年4月中旬~5月の1ヶ月半です。

導入までの流れ・事前に検討したこと

リモートワーク導入にあたっての流れは下記にまとめています。 事前に検討すべき内容を、当社管理職が実際に行った内容に沿って記しております。これからリモートワーク体制を整えようと思っている企業様は、まずはこちらからご覧ください。(それ以外の方は読み飛ばして頂いて構いません)

リモートワーク後、社員へアンケートを実施

正社員169人にリモート勤務に対する意識調査を実施。リモートワークを行ってみての感想を、「快適」「特に不便さは感じない」「やや不便」「非常に不便」の4段階で評価してもらいました。

働き方改革の第一歩としての前向きな評価

快適に感じた年次・キャリア別の割合

リモートワークの実施により「快適」「特に不便さを感じない」と答えた人は、4年目以上のメンバーに多く見られました。業務を自走できる年次であるため、自分のペースで進められることに快適さを感じているのではないかと考えられます。

マネジメント層からはこんな意見もあげられました。

メンバーの自立に繋がった

以前は、「考える前に質問する」「質問すれば答えが返ってくる」環境だったが、リモートになることで気軽に質問ができなくなった。ただ、それにより自分で考える・調べてみる・調べてから質問するという行動をメンバーが取るように変化したと感じる。

働き方の選択肢が広がった

働き方の多様性の実現が見えてきたこと。今後、育児・家事・介護等によるライフスタイルの変化があっても、さまざまな働き方に対応できるようになるのでは。

今回リモートワークを全社員で実施したことで、対応の仕方や運用方法について具体的にイメージが湧いたように思います。今後会社の制度としてリモート勤務を取り入れることも、過去の事例があることが作用し、 経営陣層にとって前向きに検討しやすくなるのではと感じました。

一方、コミュニケーションには課題が残る結果に

不便に感じた年次・キャリア別の割合

反対に、「やや不便」「非常に不便」と感じた人は、マネージャー以上・リーダークラスの割合が多い結果となりました。メンバーを抱え、管理・マネジメントする側の人間にとってはデメリットに感じる部分もあるようです。

特にローキャリア社員へのマネジメントに課題

対応力や処理能力など、自分で解決できる能力が高いメンバーには、リモートワークは向いていると感じます。ただ、ローキャリアなどサポートが必要なメンバーに関しては、リスクや成長スピードが落ちることが懸念されます。

ローキャリアに対して現場でのフォローが遅れてしまうことがある。緊急の場合は特に顕著。また、双方向のコミュニケーションをとることが難しい。

不便に感じた職種別の割合

また、「やや不便」「非常に不便」と感じた人を職種別でも調査。すると、営業は内勤に比べ、 2.02倍不便さを感じる結果となりました。

いずれの職種においても、不便だと感じる理由に多くあげられたのは「コミュニケーション」について。 オンラインの会話だけでは、 情報を伝えきることが難しいとの声が多く見られました。

内勤の意見

「営業とのやりとりが基本チャットやメールのため、意思疎通が難しいと感じることがある」

営業の意見

「メンバー間のコミュニケーションが少なくなる」「互いの営業会話が聞こえないので参考にしにくい」「知りたいことを誰かに聞くなど、正しい情報を得るためのスピードが遅れる」

「 WEB商談ではラポールがしにくかった」「お客様の温度感を図りにくい」「通信環境が整っていないお客様とは商談ができない」

デメリットを解消するマネジメントの取り組み

上記であがったリモートワークにおけるデメリットに対し、トラコムでは下記の改善策を実施いたしました。

1.プラットフォームづくり
2.業務の可視化
3.指示内容のすり合わせ
4.メンバーのモチベーション維持
5.心理的な繋がりに対するコミュニケーション補完

1.プラットフォーム・ルールづくり

まず必要になったのが、業務面での確認事項を1つの場所にまとめ、誰もがアクセスできるよう共有すること。また、当社が扱うサービスの契約書のチェック・広告の入稿に関わるルールなど、オンラインの際にどう対応するかも決める必要がありました。

スプレッドシートにて情報を一元化

業務について必要な書類やデータは一元化し、このシートをみれば解決できるというようなリンク集を作成しました。当社では Googleスプレッドシートにて運用しました。社員はそのシートをブックマークし、いつでも情報が取り出しやすい状況をつくることができます。

調べたい情報の把握がしやすくなり、生産性の向上にも繋がります。社内にいなくても指示も出しやすくなります。

<記載した内容>
・リモートワーク日程
・WEB商談システムの利用ルール
・メーカーへの問い合わせ先一覧
・取り扱い媒体に関する施策表 など

業務を切り分け、ルール化

当社の場合、お客様から契約書を頂き、その内容をシステムへ登録→同時に、入稿しようとしている原稿とその内容があっているかを照らし合わせる工程があります。オフラインの際にはチームごとにチェックし合う環境を作っていたため、リモート勤務下では一人での確認となるため難しくなります。

どのように行うかのルール決めを行ない、チェックのフローを組み立て直しました。それぞれの業務を切り分け、担当を記載し一覧化。誰が何を行うかは、上記のスプレッドシートにまとめ確認出来るようにしました。

2.業務の可視化

業務シートの作成

上記のようにメンバーがその日に何を行い、そこに対して何が出来たか、その日の業務で感じたことを記載するシートを作成しました。各リーダーはメンバーの日報を見て、アドバイスやフィードバックを残すこともできます。当社ではGoogleスプレッドシートにて管理していました。

顧客への提案メールは必要に応じBcc追加

課題にもあがっていた、ローキャリアの成長に対しての不安。特にお客様への提案に関わるアドバイスが疎かになると、サービスの質の低下にも繋がりかねません。提案などアドバイスが欲しいメンバーは、随時上司をBccに入れメール送付することを推奨し、スムーズに提案が考えられる仕組みを作りました。

3.指示内容のすり合わせ

役職のフェーズで指示する内容を区別

実際にリモートワークをしなければ気づかなかったことですが、メンバーへ指示を下ろす際に、誰が何を伝えるのかの線引をしておかないと、メンバーには2重3重の指示がくる事になりかねません。当社ではマネージャー→リーダー→メンバーという順序で情報を伝達しているため、初めは「同じことを何度も言われる」という状況が生まれてしまっていました。

マネージャーからは連絡事項・共有
リーダーからはより具体的な数字に関して、業務の指示を行う
といった形で指示内容を切り分けることも大事になると感じました。

4.メンバーのモチベーション維持

・WEB会議システムをつかった毎日の朝会・夕礼の実施
 (主にはZoomを利用。使いやすさと安定性があります。)
 内容は予定や連絡事項の共有と、前日の業務における気付きの共有。
 良い取り組みはその場で広報するなど、積極的に見える化させました。

・メンバーの業務終了報告はマネージャーの個人チャットへ入れてもらい、
 マネージャーはその感想を返信

 必ず1日1ラリー以上のコミュニケーションがうまれ、
 毎日アドバイスや良い仕事を拾える仕組みを作ることができました。

・WEB会議システムを使い勉強会を実施
 お客様先への訪問の移動時間などが削減されることで
 時間の創出が可能になりました。空いた時間を使い、
 知識の装着を目的に勉強会を実施しています。

 <内容>Excelの使い方(ピポッドテーブルなど)、新たな採用手法の勉強、
 競合サイトの勉強 など

5.心理的な繋がりに対するコミュニケーション補完

オフィスの隣の席の人とちょっとおしゃべりするというような、気軽なコミュニケーションは、オンラインではしにくく減ってしまいます。リモートワークはオフラインより、一人で仕事をしているという気持ちになりやすいです。気持ちの面でのフォローのために、会話の機会を増やしました。

・最後のコミュニケーションは電話で完結
 メールやハングアウトで相談を受けた場合にも、最後は電話し、
 腑に落ちているか、理解できているか、
 他に気になる点はないかを確認しました。

・シャッフルリモートランチの実施
 週に2回、チーム内で3~4名程度のグループをつくり、
 Zoomを使いながらランチ。リモート飲みよりも気軽に参加できます。
 また今回は異動者もいた時期だったことから、
 リモート下でのチームワークの醸成にも役立ちました。

・隔週程度で事業部長からのメール配信
 今回はコロナ禍でもあったため、
 不安感の払拭と現状の温度感を伝えることを目的に、
 会社として、また社会においての出来事を発信し
 安心感の醸成につながりました。

まとめ

今回のリモートワークの取り組みによって、新しい働き方の可能性が見えてきたというメリットと、コミュニケーションへの課題感というデメリットを実感しました。

特に、当社は平均年齢29.4歳(2020年2月3日時点)と若年層が多いため、ルールの構築、共有(見える化)、コミュニケーションが必要となりました。事前準備⇒管理職同士で問題点を話し合う時間を作り、ブラッシュアップすることで一部の課題を解決できました。が、コミュニケーションの部分については遠隔や画面越しだけで十分だったとは言い切れません。特にローキャリアの成長やモチベーションは対面でしか成り立たない場面が多いことを痛感しました。

リモートワークを導入する際には「職種×キャリア×志向」などの掛け合わせで誰にどのような対応をしなければならないのか、検討してみても良いかもしれません。

実際にリモートワークを導入し困りごとが出た際には、上記であげたような取り組みを参考にしていただけると幸いです。

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