採用担当者の業務が忙しい時期や理由とは？業務効率化のポイントやツールをご紹介

採用担当は、年間を通じてさまざまな採用業務を担当する仕事で、なかでも1～3月など繁忙期となる時期には、激務となることも多くなります。

この記事では、採用担当者の業務が忙しい時期や理由について解説します。採用業務の効率化や支援ツールの活用についても紹介しているので、採用業務が忙しいことにお悩みの担当者さまはぜひ参考にしてください。

採用担当者の年間スケジュールと主な業務

そもそも採用担当者年間でどのようなスケジュールで動いているのでしょうか。激務になってしまう理由を探るため、まずは採用担当者の年間スケジュールや主な業務を解説します。新卒採用と中途採用に分けて解説していきます。自社の採用に合ったスケジュール・業務をご確認ください。

3～5月

新卒採用 広報活動・説明会実施

3月には、新卒採用の広報活動が解禁されます。広報活動解禁と同時に、企業説明会を行ったり、就職イベントに参加したりして、学生からの応募を集めるための母集団形成を行います。この時期には、応募者対応や企業説明会の準備など、幅広い対応業務も発生します。

新卒採用 入社式・研修

4月に実施する新卒採用の入社式に向けて、配属部署や総務部と協力し、準備を進める時期です。新入社員の研修の計画立案から運営までを行います。外部講師を呼び入れたり、社外の会場を借りたりする場合、その手続きも実施します。

中途採用 選考～内定出し

中途採用における3〜5月は、選考〜内定出しなどにあたる時期で、採用が忙しくなる傾向があります。勤務先の年度末（3月）を区切りに、新しい職場で働くために転職活動をする求職者が増えるためです。また、この時期は、新事業の立ち上げ時期にもなるため、企業側も新たな人材を必要としています。

6～8月

新卒採用 選考～内定出し

6月になると、新卒採用の選考活動が解禁されます。インターンシップの開始や、面接〜内定出しまで、新卒採用が本格的に始まります。自社が求める候補者を採用するためには、迅速な書類審査や面接日程の設定が必要です。

新卒採用 夏のインターンシップ実施

学生の夏休みの期間に合わせて、一部の企業では実践的なインターンシップが実施されます。スケジュール立案をはじめ、プログラム内容の確定、受入先の担当部署との日程調整などが必要です。インターンシップの結果をもとに、自社に適合する人材であるかを見極めることが大切です。

9～11月

新卒採用　内定式・内定者フォロー対応

新卒採用では、内定式が行われる時期です。式典の計画や運営をはじめ、内定者との継続的なコミュニケーション・フォロー体制の一環として、研修や懇親会の開催などが実施されます。一方で、新卒採用の選考業務は、他の時期と比較して比較的落ち着いている時期でもあります。

新卒採用　秋のインターンシップ実施

9〜11月は、新卒採用の秋のインターンシップを実施する時期です。秋のインターンシップは、大手企業よりも、ベンチャー企業や中小企業などが開催する傾向が高いとされています。

中途採用　選考～内定出し

6〜8月の閑散期後に中途採用は活発化するため、9〜11月は採用担当者の業務が忙しくなる傾向があります。夏季休暇を終えたり、賞与を受け取ったりしてから、新しい職場を探す求職者が増えるとされており、求職者が転職市場に増える時期を狙って採用活動を活発化させる企業も増える時期です。

12月～2月

新卒採用　社員の受け入れ準備

12〜2月は、新卒社員の受け入れに向けて準備をする時期です。新入社員研修の計画立案や、配属部署との連携、新入社員のための各種資料の準備などを行います。採用活動や入社受け入れのための準備が増える時期だといえます。

次年度の採用計画

新卒採用と中途採用の次年度の採用計画を立てる時期でもあります。採用サイトや求人媒体の担当者との打ち合わせや、次年度の企業説明会の準備などを実施します。採用サイトや求人媒体を利用する場合は、社内の予算取りや媒体側の入稿締切があります。そういった意味では忙しいタイミングになりやすいとも言えます。

採用担当者が激務になる時期

採用担当者が繁忙期になる時期はいつなのでしょうか。忙しい時期を把握しておくことで、年間予定を立てる際の参考になります。ここでは、採用担当者が激務になる時期について解説します。

1～5月頃（新卒採用）

新卒採用の広報活動が3月から始まるため、この時期は特に忙しくなります。企業説明会や就職イベントを行う場合、1〜2か月前から準備する必要があるため、年が明けた途端に忙しくなります。また、近年では選考開始の早期化が進んでおり、4月から5月の間に面接〜内定出しまでを実施する企業もあります。さらに、4月は新入社員が入社する時期であるため、採用担当者にとって繁忙期となります。

3～4月頃（中途採用）

3〜4月は、中途採用の繁忙期です。年度末（3月）の区切りを終えてから、新しい職場に転職したいと考える求職者が増えるためです。また4月は、新規事業の立ち上げをする企業も多く、新たな人材が必要となる時期となります。

7～8月頃（新卒インターンシップ）

学生が夏休みに入る7〜8月は、新卒採用のインターンシップがピークとなる時期です。秋や冬のインターンシップよりも規模や実施数が多くなるため、事前準備や運営に時間がかかります。

9～10月頃（中途採用）

9〜10月は、中途採用の業務の繁忙期となります。夏季休暇や賞与支給後に新しい職場に転職しようと考える求職者が多くなるためです。

採用担当者が激務になる理由

採用担当者が激務になる理由は、大きく5つあります。ここでは、5つの理由について解説します。

スケジュールが管理しにくい

採用業務は、応募ありきの業務であるため、スケジュール管理のしにくさや難しさがあります。応募者の都合を優先し、スケジュール調整する必要があります。例えば、業務時間後の応募者対応や面接対応など、イレギュラーな対応が必要となる場合があります。

業務範囲が幅広い

業務範囲が幅広い点も、採用担当者が激務になる理由として挙げられます。採用業務は、応募者対応やスケジュール調整、内定者フォロー、採用手法の検討など、業務範囲は多岐にわたります。

連絡業務が多く発生する

採用業務は、応募者だけでなく、面接官となる社員、応募先の部署の社員などとの連携が必要な仕事です。連絡業務が多く発生するため、優先順位をつけながら臨機応変に対応することが大切です。

採用担当者の人手不足

採用担当者の人手不足も、採用担当者が激務になる理由の1つです。採用担当者が複数いれば、役割分担ができますが、ベンチャー企業や中小企業では、採用業務全般を1人で担っているケースも多くあります。企業によっては、採用業務だけでなく、人事業務や経理、総務などの事務業務を兼業しているケースも少なくありません。

採用手法の多様化

昨今、採用オンライン化が進むにあたって、SNSやオウンドメディアの活用、リファラル採用、ダイレクトリクルーティングなど、多くの採用手法が求められています。そのため、自社の求める人材に合わせた採用手法を実施し、効果検証する時間の確保が必要です。採用手法の幅が広がるというメリットがある一方で、採用業務が複雑化し、採用担当者は激務となるデメリットもあります。

採用担当者の激務を改善・解消する方法

採用担当者の業務が激務となった際に、どのように改善したら良いのでしょうか。ここでは、忙しい業務を改善・解消するための6つの方法について解説します。

業務内容・プロセスの見直し

採用業務やプロセスを洗い出し、無駄な業務を省きましょう。「これまで行ってきた業務だから」という理由で、深く考えずに踏襲している業務は多くあります。業務内容やプロセスの見直しは、半年〜1年に1回のペースで実施することをおすすめします。

離職率の改善

大量採用で離職者が多い場合、社員の離職率の改善が必要です。また、退職者が多い時期や特定の部署・上司に偏りが見られる場合、退職の理由を調査し、教育責任者や経営陣と協力して、長期的に働ける職場環境を構築することも重要です。

採用業務に集中するための体制づくり

採用担当者間で役割を明確に分けたり、採用担当者の数を増やしたりするなど、他の業務と兼務している状態を改善しましょう。例えば、採用目標が10名以下の場合、一般的には2名の採用担当者で対応するのが適当です。ただし、全ての面接や会社説明会を2名で実施するのは困難なので、社内の協力も必要となります。

採用コンサル・代行（RPO）を利用する

採用コンサルや採用代行（RPO）を利用し、専門的な知識がある方のサポートを受ける方法もあります。採用コンサルは、採用活動に関する問題を解決するためのコンサルティングサービスのことです。一方で、採用代行サービス（RPO）とは、企業が採用活動の一部または全てを専門のサービス提供者に委託することを意味します。

人材紹介会社の活用

人材紹介会社の活用も有効です。人材紹介会社では、自社の求める人材を指定すると、適切な候補者を紹介してもらえます。成功報酬型のため、採用が成立するまで費用は発生しません。採用コストを無駄にしたくないときや、採用人数が少ない場合に、おすすめの手法です。

採用管理システム（ATS）の導入

採用担当者の業務負担を軽減するために、採用管理システム（ATS）の利用も有効です。採用管理システム（ATS）を導入すると、採用活動全体を一元管理できます。具体的には、各種求人媒体と連携し、応募者の情報や面接日程の調整など、応募者管理がしやすくなります。

まとめ

採用担当者の業務は年間を通して多岐にわたり、繁忙期や人手不足、業務範囲の広さから激務になることが多いとされています。そのため、業務の見直しや採用管理システムの導入、人材紹介会社の活用などで効率化を図りましょう。また、専門的な知識を持つ採用コンサルや人材紹介会社の活用も有効です。

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