面接設定のためのメールのテンプレートをご紹介します！

応募があってもスムーズに対応出来ない際に、事前に登録しておくだけで役立つメールの「テンプレート」です。

どんな文章を送信したら印象が良いか、どう簡潔に内容を伝えることが出来るか、記載方法に悩むところだと思います。

このコンテンツでは、選考時に弊社で使用しているメールのテンプレートをご紹介致します。たった3つ事前に登録と準備をしておけば、面接セットまで完了出来ます。Indeedなどに掲載した後のちょっとした工夫で面接率がUPしやすくなるので、メールの書き方に悩んでいる方はぜひご活用ください。

1通目「面接のご案内」用メールテンプレートをご紹介

まずは聞きたい事、伝えたい事をまとめてみてください。
弊社では、

①数ある会社の中から選んでくださったことへの感謝の気持ち
②面接に来てほしいこと
③面接可能日
④無理な場合は別日程を教えてほしいこと

を伝えたいと思い、以下の例文を作成しました。

●件名●【返信をお願いします】面接について

●本文●
この度は、弊社の求人募集にご応募いただきまして、
ありがとうございました。ぜひ、面接にお越しいただきたいと思いますので、
下記の日程の中で、ご来社いただくことが可能な日を複数挙げて
返信いただけますでしょうか。
————————————
【面接日時】
◯月◯日　～　◯月◯日　の間
時間の希望があれば、お知らせください。

【面接会場】
社名　株式会社○○　大阪営業所

————————————
上記日程での参加が難しい場合は、再調整しますので、
参加可能な候補日を複数日ご返信ください。
ご連絡お待ちしております。

署名

見やすく簡潔にすることがポイントです。
こちら送ると応募者様からは、参加可能日程が複数日返ってきます。
最初から、この日の○時とこちらで指定しないようにしましょう。理由は、その日が無理だった場合に、何度も確認が必要になる可能性があるからです。
そのため、先に応募者様の予定を聞くと良いです。

2通目「面接の詳細を伝える」用メールテンプレートをご紹介

応募者様から参加可能日の返信があったら、次はこちらの予定を確認し、
面接可能日を提示します。

●件名●【返信をお願いします】面接について

●本文●
ご返信ありがとうございました。
それでは、下記日程で面接をさせていただきます。
いかがでしょうか？
————————— ———
【日時】
◯月◯日（◯）13:00スタート

【会場】
社名○○　大阪営業所
大阪市中央区○○2丁目　ツインタワー○階

【持ち物】
履歴書
————————— ———
簡単で結構ですので、上記の日程で参加が可能か、ご返信をお願いします。
ご連絡お待ちしております。

署名

上記のように、本文に疑問形を入れてみたところ返信が増えたように思えます。
また、「簡単で結構ですので」と一文入れておくと、反応がもらえる傾向にあります。
メールを送っても、無事に届いているか、見てくれたか、この日で本当に来られるのか、
わからないとモヤモヤしますよね。
かといって、長々と返信をもらうのは、申し訳ない…ということで、考えた結果こんな文章になりました。

3通目「面接日が確定した」用のメール　テンプレートをご紹介

最後に、面接日が確定した際に使用できるメールテンプレートをご紹介します。

●件名●面接日確定のご連絡【社名】

●本文●
返信ありがとうございます。
それでは、◯日で確定とさせていただきます。ご都合が悪くなられた場合は、お手数ですが
下記の連絡先までお電話をお願いいたします。ご来社お待ちしております。

社名○○
担当：○○
06-1234-5678

と、こちらも確認、了承しましたという意味も込めて、確定メールを送って終了です。

最後の文章には、「都合が悪くなった場合は連絡ください」という一文を入れています。
以前はこの一文を入れずに送っており、当日の無断欠席が非常に多くありましたが、
この一文を入れてから、電話かメールでの連絡が事前に入るようになりました。

面接設定のご相談はトラコムまで！

応募があってから面接日確定まで、たった3つのテンプレートを事前に登録しておけば、面接セットまで完了出来ます。
採用担当者様の対応時間の短縮にもなりますので、ぜひテンプレートをご活用ください。

また、応募者様の対応には、様々なパターンがあるかと思います。
適正検査のご案内や、面接確定後の日程変更連絡、事前に履歴書等の書類を送ってほしい場合等、
こんなパターンのテンプレートはどんな風に作るのか？等あれば、
お気軽に弊社の営業担当までご連絡ください。