採用管理システム（ATS）を導入する際のポイント・注意点を解説

採用管理システム（ATS）を導入したいと思っても「何から始めればよいか」「数あるサービスからどれを選べばよいか」など、検討すべきことはたくさんあります。

当ページでは、採用管理システムをスムーズに導入するためのポイントや注意点、選ぶ際のチェック項目などを解説しています。初めての導入におすすめの採用管理システムや、採用管理システムと一緒に導入しやすい採用手法も紹介しているので、ぜひご参照ください。

採用管理システムとは

採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）とは、採用活動で発生するさまざまな情報を管理し、採用業務の効率化ができるシステムのことです。母集団形成から応募受付・選考・採用に至るまで、採用活動全体を管理し、スムーズな採用活動を実現する機能があります。

近年では求人サイト・メディアの種類が多く、採用施策の種類も多様化しているため、採用担当者の負担が大きくなりがちです。採用管理システムを使って、複数の採用施策を効率的に運用できる体制をつくり、採用担当者の負担を軽減する重要性が高まっているといえます。

採用管理システムの概要について詳しくは、以下のページをご参照ください。
ATS（採用管理システム）とは？おすすめ12選と選び方を解説

採用管理システムを導入するメリット

採用管理システムを導入するメリットは、次の通りです。

• 応募者情報を一元管理できる
• 社内の情報共有が促進される
• 採用活動の分析ができる

応募者情報を一元管理し、採用活動の状況を効率的に把握できることは、採用管理システムを導入する大きなメリットです。コミュニケーションの履歴や選考の進捗などが全て集約され、一目で参照できるため、必要なときに必要な情報を確認することが容易になります。

また採用に関わるメンバー全員が採用管理システムを活用することにより、手間をかけずに社内の情報共有が促進されるのもメリットの1つです。

さらに応募数・面接実施数・内定者数など、採用活動の指標を集計して分析する機能が使える点もメリットです。集計したデータを参考に、より効果的な施策を実践したり、次回の採用活動に活かしたりできます。

採用管理システムのメリットについて詳しくは、以下のページをご参照ください。
採用管理システム（ATS）を導入する7つのメリットとは？

採用管理システムをスムーズに導入するためのポイント

採用管理システムをスムーズに導入するための主なポイントは、次の通りです。

• 利用する求人メディアを検討しておく
• 必要な機能を洗い出す
• 既存の採用プロセスの見直しをする

それぞれ、以下で解説します。

利用する求人メディアを検討しておく

利用する求人メディアを検討しておくと、導入する採用管理システムを選びやすくなります。

採用管理システムによって連携できる求人メディアが異なるため、どのメディアを利用したいかが決まっていれば、導入する採用管理システムを絞り込みやすくなります。

もし求人メディアが決まっていない場合、まずは採用ターゲットを明確にした上で、そのターゲットが利用しそうなメディアを中心に検討するのがおすすめです。

おすすめの求人メディアについて詳しくは、以下のページをご参照ください。
おすすめの求人媒体19選！比較する際の4つのポイントも解説

必要な機能を洗い出す

採用管理システムの導入にあたっては、あらかじめ「自社に必要な機能」を洗い出しておきましょう。主な機能の例は次の通りです。

• 求人原稿の作成・管理
• 応募者情報の管理
• 面接スケジュール調整
• 選考ステータスの管理
• 採用活動データの分析・レポート
• 採用ホームページの作成・公開
• スカウトメールの送信
• 社内向け求人・リファラル採用
• 外部ツールとの連携（LINE・ZOOMなど）

これらは多くの採用管理システムで利用できる機能ですが、一部の採用管理システムでは使えない機能もあります。必要となる機能を洗い出した上で「優先順位」をつけておくと、導入する採用管理システムを選びやすくなるでしょう。

既存の採用プロセスの見直しをする

採用管理システムの導入によって既存の採用プロセスをそのまま効率化するだけではなく、採用プロセスの方を見直して、新たな採用手法に挑戦するのもおすすめです。

採用管理システムの中には、「オウンドメディアリクルーティング」「ダイレクトリクルーティング」など、さまざまな採用手法に対応したものがあります。

採用管理システムの機能をフルに活用し、採用活動の成果を向上させるためにも、新たな採用手法を取り入れることは重要です。採用管理システムと一緒に導入しやすい採用手法について詳しくは、次に解説します。

採用管理システムと一緒に導入しやすい採用手法

採用管理システムと一緒に導入しやすい主な採用手法は、次の3種類です。

• オウンドメディアリクルーティング
• ダイレクトリクルーティング
• リファラルリクルーティング

以下、順に解説します。

オウンドメディアリクルーティング

オウンドメディアリクルーティングとは、コーポレートサイトやブログ、採用に特化した採用ホームページなど、自社で運営しているさまざまなメディア（＝オウンドメディア）を活用して採用活動を進めることです。

オウンドメディアは、外部メディアと比べて発信できるコンテンツの自由度が高く、自社の魅力・社風・事業内容などを自由に発信でき、採用におけるブランディングを促進できる点がメリットです。さらに無料で掲載できる求人検索エンジンと連携でき、採用コスト削減にもつながります。

採用管理システムの中には、採用ホームページを手軽に作成でき、オウンドメディアリクルーティングの導入を支援できるものがあります。採用管理システムと一緒に導入を検討したい手法の1つです。

オウンドメディアリクルーティングについて詳しくは、以下のページをご参照ください。
オウンドメディアリクルーティングとは？立ち上げ方と運用のポイントを解説

ダイレクトリクルーティング

ダイレクトリクルーティングとは、自社が求める条件にマッチしそうな求職者に対し、直接アプローチを行う手法のことです。

従来の採用活動では、求人情報を公開した上で求職者からの応募を待つ「受け身」の手法が一般的でしたが、ダイレクトリクルーティングは、自ら積極的に働きかけながら応募を促す「攻め」の手法です。会社の知名度と関係なく求職者へリーチして応募を促せるなどのメリットから、近年多くの企業で活用されています。

採用管理システムの中には、スカウトメールの送信や外部サービスとの連携によってダイレクトリクルーティングを効率化できるタイプがあります。こちらも併せて導入しておきたい手法です。

ダイレクトリクルーティングについて詳しくは、以下のページをご参照ください。
ダイレクトリクルーティングとは？手法の種類と導入をおすすめするケースを解説

リファラルリクルーティング

リファラルリクルーティング（リファラル採用）は、自社の従業員から、採用候補者となる友人・知人を紹介してもらう手法です。

リファラルリクルーティングは基本的に費用がかからず、採用コストの削減につながる点がメリットです。さらに自社を知り尽くした従業員を通して紹介されることで、「思っていた仕事じゃなかった」などのミスマッチが起こりにくいというメリットもあります。

採用管理システムの中には、特定の対象者のみに求人情報が公開される「限定公開求人」を作成してリファラルリクルーティングを効率化できるタイプがあります。採用管理システムと一緒に、リファラルリクルーティングの導入も検討しましょう。

リファラルリクルーティングについて詳しくは、以下のページをご参照ください。
リファラル採用とは？メリットデメリットや導入事例・成功のコツを紹介

導入する採用管理システムを選ぶ際のチェックポイント

導入する採用管理システムを選ぶ際にチェックしておきたい主なポイントは、次の3つです。

• 導入・利用料金はいくらか
• 新卒・中途など主な用途は何か
• 採用ホームページを作成できるか

導入費用（初期費用）や、利用料金（月額料金）は、基本となるチェックポイントの1つです。無料で利用できる採用管理システムもありますが、機能が限定されていることもあるので注意しましょう。

また採用管理システムの中には、「新卒採用向け」「中途採用向け」など、特定の用途に向けて提供されているものがあります。自社の用途にマッチするものを選ぶことが重要です。

採用管理システムの機能面で違いが出やすいのは採用ホームページの作成機能です。自社のホームページと連携して応募者情報を取り込むことはできても、採用ホームページ自体の構築はできないタイプもあるのでよく確認しましょう。

以下のページでも、採用管理システムを比較する際のポイントについて解説しています。併せてご参照ください。
採用管理システム（ATS）15選を徹底比較！比較する5つのポイントも解説

初めての導入におすすめの採用管理システム3選

初めての導入におすすめの採用管理システムは以下の3つです。

• Airワーク 採用管理
• リクナビHRTech 採用管理
• ジョブカン採用管理

以下、順に詳しくご紹介します。

Airワーク 採用管理

『Airワーク 採用管理』は、0円でカンタンに求人募集ができる採用管理サービスです。最短5分で自社の採用ホームページが作成でき、求人を作成してすぐに求人募集が開始できます。
応募者との連絡も画面からカンタンに行うことができます。作成した求人はAirワーク 採用管理上だけではなく、世界No.1の求人検索サイト（※1）Indeedにも自動連携（※2）されるため、多くの求職者に情報を届けることができます。更に2024年1月にリリースされたIndeed PLUSの有料掲載を組み合わせることで、求人を求職者の最大約7割（※3）に届けることができます。

※1　Comscore, 総訪問数, 2023年6月
※2　求人掲載はIndeedの利用規約・掲載基準に準じるため、掲載されない場合もございます。
※3　株式会社ヴァリューズ シェア調査 2024年6月（日本国内の主要求人サイトを1年に2日以上利用しているユーザーのうち、 Indeed・タウンワーク・とらばーゆ・はたらいく・フロム・エー ナビ・リクナビNEXT・リクナビ派遣を利用しているユーザーの割合。人材紹介等を除いた約60サイトを競合求人サイトとし、PC・スマートフォン間の重複は加味せず集計。）

リクナビHRTech 採用管理

『リクナビHRTech 採用管理』は、人材エージェントを使った採用向けの採用管理システムです。

複数エージェントから送られてくる候補者情報を一元管理でき、レジュメの内容や選考の状況を効率的に把握できます。エージェントへの面接候補日の連絡も、システム上で簡単操作で行うことが可能です。

選考フェーズごとの合格数など、データの集計・分析も可能で、容易に採用活動の振り返りができます。

これら全ての機能を完全無料で利用できるため、採用管理システムの導入が初めての企業にもおすすめです。

ジョブカン採用管理

『ジョブカン採用管理』は、バックオフィスの業務を効率化するクラウドツール「ジョブカン」シリーズの採用管理システムです。

採用ホームページの作成機能があり、「Indeed」や「Googleしごと検索」と連携した求人配信も可能です。他にもLINEとの連携、リファラル採用に使える限定公開求人の作成、人材エージェントとの連携など、母集団形成につながる機能が充実しています。

初期費用なしで「月額8,500円～」というリーズナブルな価格設定も特徴です。30日間の無料トライアルもあるため、お試しで使用感をチェックしてから本格導入でき、初めての採用管理システム導入にもおすすめできます。

まとめ

採用管理システムは、応募者情報を一元管理し、さまざまな採用業務の効率化を図れる有効なツールです。導入の際には、そのメリットを十分に理解した上で、「利用する求人メディアを検討しておく」「必要な機能を洗い出す」などのポイントを押さえる必要があります。

また採用管理システム導入をきっかけに、オウンドメディアリクルーティングやダイレクトリクルーティングなどの新たな採用手法を取り入れるのもおすすめです。

本記事で紹介した「チェックポイント」や「おすすめ3選」などを参考に、自社に導入すべき採用管理システムを探してみましょう。

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