〈初心者向け〉有意義なオンライン商談を行うために／準備・流れ

感染症の影響もあり、一般的になってきたWEB会議システムを使った商談＝WEB商談。しっかり使いこなせていますか？だた顔を合わせて話すだけになっていませんか？それでは電話をしているのと代わりがないかもしれません。

今回はWEB商談（オンライン商談）を有効的に行う方法についてご紹介させていただきます。
私は当社の営業として普段から顧客に対しての営業活動を行っておりますが、かく言う私も此度の新型コロナウィルスの影響で初めてオンライン商談を行いました。
この記事では、そのような私の実体験に基づき、初心者の方向けにご紹介できればと思います。私の体験から産まれたノウハウが少しでも参考になれば幸いです。

実際に使用したケース

弊社では求人をご検討いただいているお客様に対し、サービスを提供しています。主な商談の流れとして、採用したい方のスペックや雇用条件をヒアリング→これまでの事例やデータをお伝え→事例やデータを元に最適な手法をご提案という流れです。

今回も、実際に求人の募集をかけたいお客様に対し上記の流れで商談を行ないました。

オンライン商談までの流れ

「オンライン商談」という未体験なシステムに抵抗や不安を抱く方もいらっしゃいますが、実際のところ字のごとく「オンラインで商談を行う」だけのことです。
普段ならクライアントの会社まで足を運んで対面でやっていたことを、
WEB会議システムで行うからと言って恐れる必要はありません。

ですが、こちらの心の準備が出来たからと言ってクライアント側の準備が出来ていなければ意味がありません。
そのため、クライアント側にいかに簡単に始められるか？抵抗なく協力いただけるかを考えることが重要です。

①クライアントへオンライン商談の利用を促す

私は以下のような内容でオンライン商談の了承をいただきました。

これらのトークを使ってお客様にご理解いただいていました。

②商談の議題と、商談へのログインURLを送る

有効な商談にするポイントとして、 事前に商談の流れや内容を決めておくことも大事です。提案する側は、それにあわせ見せたい資料を準備することができますよね。また、クライアント側は主催者と同じで進められるため、頭の中を整理しやすくなります。

メールの文面は下記を参考にしてみてください。

③提示する資料を準備

基本的にデータは画面共有で行うのが良いポイントです。こちらの意図する流れで有効な資料を展開出来るためです。事前にどのタイミングでどの資料を見せるのか想定し、準備を行ないましょう。

また、画面共有をするためにはすべての資料をPC上へ入れておく必要があります。普段紙で管理しているデータがある場合、スキャン等で取り込んでおきましょう。

事前にメールで共有しておいても良いでしょう。

オンライン商談で活用するのに有効となる資料

特にWEB商談で使うのに効果的な資料として下記が挙げられます。

・データ（例：効果を共有するための振り返り資料）
　→営業から、数字の読み方の説明が必要。電話だけでは伝わりにくいため
　　直接画面を提示しながらの説明が効果的に働きます。

・イメージを共有しやすいもの（例： 過去の求人原稿の事例）
　→画像や原稿など、イメージの共有のために必要なものは
　　電話で説明するよりも、WEB商談で実際にお見せしたほうが良いです。

④実際に商談を実施・ラポールも

時間になったらURLへログインしスタートします。
始まる少し前には、回線に問題がないか、会議に入れるか確認しておきましょう。クライアントへは少し前にリマインドのメールを送っておくのも親切です。

また、先方が初めてのオンライン商談の場合、こちらの想定以上に戸惑っているケースもあります。少しアイスブレイクのような形でラポールも挟むと良いです。オンライン商談に取り組んでくださったお礼とともに「進め方困らなかったですか？」など少し雑談も挟むといいと思います。

オンライン商談の場合、対面より相手のリアクションがわかりにくい部分もあります。そのため、先方が話しているときは少し大きめにリアクションを取ることで不安なく話をしていただけるでしょう。

まとめ：スムーズに導入できたポイント

今回弊社でスムーズに導入できた理由として
①提案時に使用するもの（提案資料や過去データ）がPC内にデータ化されて存在した。
②実物として手元になくても商品イメージを持っていただける商材であった。
ことが大きかったと思います。

実際に使ってみた感想

当社では社外とのオンライン会議のツールとして、「ZOOM」「ベルフェイス」の2つのシステムを利用していました。こちらの2つのシステムについて、実際使ってみてどうだったか使用感も含めてお話しさせていただきます。

ZOOM編

まずは「ZOOM」からご紹介します。
外出自粛になってから「ZOOM飲み」というワードでご存知の方も多いでしょう。弊社では社内の会議でも利用しております。

接続方法もURLを共有することで簡単に接続ができる点（事前にアプリのインストールが必要です）や画面共有機能もありますので、普段と遜色ない商談が可能なります。
欠点としては、メモ機能がないため（チャット機能はあります）、
相手と共有したくないメモなどは別でする必要があります。

ベルフェイス編

最近TVCM広告なども行っており、目にした方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？
こちらは相手方に「ベルフェイス」HPにアクセスいただき、
その場で発行される接続ナンバーを共有いただくことですぐにWEB商談が出来ます。

また、事前に資料をベルフェイス内に格納しておけることや、
メモ機能が充実していることが特徴です。
一方で音声は電話でつなぐ必要があるため、そこがネックになることもしばしばあります。

オンライン商談のメリット

ここまでWEB商談について書いてきましたが、「要は何が良くて、何が悪いのか」という疑問をお持ちの方もいらっしゃるかと思います。
以下ではWEB商談のメリットとデメリットをまとめさせていただきます。

１．決裁者との有効接触ができる

普段話をしている担当者の方の上位決裁者が近くにいることも多く、
これまでは登場しなかった方とも話せる機会になったり、
先方の上司も巻き込んでの商談に持ち込みやすいなと感じました。

２．時間の有効活用ができる

物理的にも良い点があります。これまでクライアントの会社までの訪問時に発生していた「移動」の時間が削減されるため、その分の時間がクライアントへの提案を考える時間になるなど、有効的に活用できると感じました。

3．クライアントが社内で共有を行う時間も削減

全国に店舗を持つクライアントの場合、店長やエリアマネージャーなど現場の責任者と、本社人事部間の認識をあわせることに苦労される企業様も多いです。しかしWEB商談に本社の人事担当・現場の責任者に全ての方に参加頂くことで、クライアントが社内で共有する時間を再度取る必要がなくなります。

こちらとしても認識を齟齬なく伝えることが出来るので良い点です。

オンライン商談のデメリット

上記のようなメリットに対して、もちろんデメリットもあります。

１．オンライン商談への抵抗感・ハード面の障壁

クライアント側の抵抗感が払拭できない場合もありました。これまでWEBでやりとりしなくてはならない必要性がなかっため、心理的に抵抗があることもありますが、ハード面での障壁も多くあります。
例えば、先方の会議室に通信電波が通りにくかったり、パソコンにカメラが付いていないといった、環境面での理由によりお断りされたケースもありました。

２．熱意が伝わりづらい

エリアや先方の価値観にもよりますが、「足を運ぶこと」や「直接お会いして」ということを重視される方へは、WEBで商談をすることで熱意が伝わりづらいケースもあります。クライアントとの関係性の元、そこは適宜見定める必要がありそうです。

まとめ

ここまでお読みいただき有難うございます。
オンライン商談に抵抗がある方も少なからずいらっしゃることが現状ですが、
これからの営業シーンではこのWEBシステムとの共存は必要不可欠であると感じています。
現に2021年の新卒の面接では多くの企業がWEB面接を実施しており、
WEB面接が可能かどうかが一つの企業選びのポイントになるケースもあるようです。

新型コロナウィルスの感染拡大がもたらしたこの急激なWEB化に対応できるかがこれからの１つの価値判断の基準になるかもしれません。
ご不安な点や気になることがございましたら、是非ご相談いただけますと幸いです。

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