採用業務効率化の方法・人事向けサービス7選

人事・採用担当者様の中には、日々の業務にお忙しくされている方も多いのではないでしょうか。採用の市況感が厳しくなっている昨今、応募者とのやりとり・選考対応に加え、企業の情報発信や認知獲得などの採用広報も必要になっており、人事・採用担当者様の業務は多岐にわたります。日々の業務にひっ迫され、効果改善や新しい手法へ注力できないという声も伺います。

そこで今回は、採用業務を効率化・自動化するための方法やツールについてご紹介します。業務の忙しさにお悩みの人事・採用担当者様、ぜひお役立てください。

採用業務とは？全体像を採用業務フローをもとに解説

採用業務は、いつまでに・何名・どんな人を確保する必要があるのかを明確にし、求める人物を採用するために最適な採用手法の選定・求人原稿の作成・募集開始後の応募者対応・選考・内定出し・内定者の受け入れまでの一連の業務を指します。

また最近では、少子高齢化によって労働人口が少なくなっていることもあり、人材獲得は難しさを増しています。いかに自社のことを知ってもらうか、職を探すときに自社を想起してもらえるかが重要です。そのための情報発信やブランディング、母集団形成も、採用業務に内包されつつあるといえるでしょう。

採用業務効率化のためにできる4つの方法

このように業務内容が多様化し、幅や工数が増える一方で、採用担当者自体の時間やリソースは変わらないため、業務をいかに効率的にさばくかが重要になります。プロセスにかかる作業コストを軽減することで採用担当者の負担を減らし、業務の効率化を図るためにはどのようなことができるのでしょうか。

ツールやサービスを導入し自動化する

1つ目は、業務効率化のツールやサービスを導入し、業務を自動化させることです。応募者とのコミュニケーション（メール送付・日程調整のやり取り）、応募者情報の転記、求人票の作成など、定型文でやり取りができる業務や応募者と直接接しない業務は、自動化させることも可能です。

自社の業務フローに合った使いやすいツールやサービスを選定し、利用してみることをおすすめします。
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社内のメンバーを巻き込む

採用担当者だけでは業務をさばき切れない場合には、社内の他メンバーを巻き込んで業務を進めていくことも大切です。例えば、社内の取り組みに協力してもらう、社員インタビュー記事を執筆してもらう、選考中に行う座談会に参加してもらうなど。そのほかにも、業務の説明などは人事担当者が行うよりも実際に業務を担当しているメンバーからお話をした方が、候補者にとって有意義な時間になることもあります。ぜひご活用ください。

社内メンバーを採用活動に巻き込んで採用率を上げる取り組み

雇用形態問わず採用メッセージを統一する

新卒と中途でメッセージを変えていたり、採用手法を変えていたりする企業様も多いことと思います。また、なかにはそれぞれに採用ページを持ち、運用している会社様も多くいらっしゃることでしょう。それぞれの運用や管理を行うことは非常に有効な手段である一方で、手間がかかってしまいます。

最近は求人検索エンジンでの仕事探しが台頭しており、求職者側が使用するツールに募集の雇用形態による境目がなくなりつつあります。そのためサイト内でのメッセージは統一し、求人票の中でターゲットを明確にすることがおすすめです。

採用業務効率化・応募者対応スピードアップにつながるツール・サービス

ごんた（生成AI）

ごんたは求人原稿の作成に特化した生成AIです。「求人原稿の作成に時間がかかる」「応募につながる求人原稿の作成方法が分からない」といった企業様へ向けて、トラコムが開発しました。

ごんたは無料で利用することができるため、コストをかけずに採用業務を効率化することができます。

HRモンスター（ロボの活用）

HRモンスターは、”必要だけれど本当は誰かにお願いしたい作業”をロボットが代わりに担ってくれるサービスです。ロボットを組み合わせて貴社に合った必要な作業・フローをカスタマイズして活用することができます。

◆ロボットが対応できる業務の例

• 24時間応募者対応・お問い合わせの自動受付
• 面接日程調整
• 応募者の情報管理
• 求人票作成
• 既存社員への定期ヒアリング窓口　など

導入までには、お電話やメール等での活用サポートも行っています。また、ITの知識がない方でも簡単に操作できるよう、操作性（ユーザーインターフェイス）が良くデザイン性も高いことがポイントです。

月額サービス利用料：6,980円～

リクター（採用チャットボット）

リクターは、応募から採用までのスピードアップを図るとともに、効率もアップさせるチャットボットです。応募を受け付けると自動的に応募者へショートメールを送付。応募者がメール内のリンクを開くと、チャットボットでの自動対応画面に進みます。企業があらかじめ指定しておいた条件をヒアリングし、当てはまる方に面接設定を行う流れです。また各種求人媒体とも連携しているため、媒体ごとに管理画面を確認する必要がなく。応募者情報を一括管理できる点もメリットです。

• 応募者への連絡がつながらない
• できるだけ早く面接日程を調整したい
• 面接日程のやり取りのみで多くの時間が発生する
• 応募者管理を一元化したい

このようなお悩みを解決できます。

月額39,800円～（＋初期費用200,000円～ ）

アイテマス（日程調整サービス）

アイテマスは、日程調整が簡単に行えるサービスで、現在は全機能を無料でご活用いただけます。ご自身のGoogleカレンダーを予定に連携し、日程調整用のURLを作成。調整したい方へ送り、ご都合の良い日程を選択いただくことで双方のスケジュールに予定が登録され、日程調整ができるという流れです。

面接日程の調整だけではなく、社内の打合せなどの調整にもお使いいただけます。

費用：無料

採用サポートサービス

採用活動のサポートサービスの活用もおすすめです。例えば弊社トラコムでは、採用期間が長期化する新卒採用のサポートサービスを提供しています。ナビサイトの準備や定例のWeb会議を通じ、エントリー状況の確認や打ち手のご相談を実施。またプランに応じて、情報の更新や説明会インターンシップの企画・集客も行います。

忙しくて手が回らない担当者様だけでなく、採用専任ではない・新卒採用の知見が少ない・採用活動に初めて携わるといった担当者様にもおすすめのサービスです。

月額240,000円～（初期費用100,000円）

iRec（採用サイト構築）

iRec（アイレック）は、採用サイトを短期間かつ低コストで作成・運用できる採用サイト作成支援サービスです。用意されているテンプレートに写真やテキストを入力するだけで、見栄えの良いサイトが完成します。専門のコードやデザインは必要なく、最短2週間程度でサイト制作が可能です。

また完成後に情報を更新したくなった場合、通常は外部のサイト制作会社に依頼をして、やり取りをして、料金を支払って修正をする…という流れが必要になります。人事担当者様にとっては、費用も労力もかかる重労働です。しかしiRecなら、自社内で更新・運用を簡単に行えます。

月額29,800円～（初期費用150,000円）サポート内容により料金が変動

Qope（運用型の求人広告出稿システム）

Qope（キューオペ）は、運用型の求人広告出稿システムです。Qopeを使うことで、さまざまなメディアにシンプルに求人を掲載でき、そこから応募した求職者を管理できる仕組みも整っています。エリア別/職種別に予算配分を行ったり、配信先のメディアを設定したりすることもできるため、効率よく採用活動を行えます。

◆連携しているメディア

• ギガバイト（※ギガバイトのユーザーの8割の応募が集まるPR枠に唯一掲載することが可能です）
• Googleお仕事検索
• 求人ボックス
• アルバイトEX
• ジモティ
• ガクセイ協賛
• Facebook
• Instagram
• Twitter
• アグリゲーション
• ニュースサイト
• 有名ブログ
• その他多数

掲載料金0円～（サービスのみ利用時　※応募発生により費用が発生します ）

効率的な採用活動のご相談はトラコムまで

採用業務を効率化する方法をご紹介してきました。「日々の業務に忙しく、効果改善の打ち手が取れない」「よりコア業務に集中したい」とお考えの方はぜひご参考ください。

また、採用活動の効率化を検討している方は弊社トラコムまでお問い合わせください。弊社では30年以上にわたり培ってきた採用ノウハウをもとに、採用手法の選定やATS（採用管理システム）の選定、採用戦略の立案などをサポートしています。お気軽にご相談ください。

お電話でのお問い合わせ：0120-989-779（受付時間：平日9時～18時）