人事初心者向け！採用の業務まとめ（基本編）／採用計画～募集の振り返りまで

今回は 「採用業務」 に注目し、事前の準備～内定出しまでの流れをご紹介します。はじめての人事担当者の方や、何から手を付けるべきか悩んでいる方にとって、少しでも参考になれば幸いです。

一般的な採用業務の流れ

まずは採用業務の全体像を把握しましょう。下記のように流れを把握することがおすすめです。

では具体的にどのように考えたら良いのか、各コンテンツごとに詳細を見ていきましょう。

ステップ1：採用計画

採用計画とは、「どの部署に、いつまでに、何人、どんな人を採用するのか」について計画を立てることです。この計画に沿って採用にかかる予算を割り出し、求人広告など採用ツールを決めていくことになります。

最低限聞いておきたい情報

まずはじめに採用目的を明確にし、下記の情報は必ず聞いておきましょう。

具体的に落とし込んでみると、このような形になります。

11月末で営業職が1名退職してしまうので、欠員を補う増員募集を行う。該当の社員は25歳の若手社員。部署内のバランスを見ても、退職者と同等の年齢の、20代前半までの若手を入れたい。

ここが見えてくると、採用の難易度やスケジュール感も徐々に明確になっていきます。メディアに出すべきか、紹介でも大丈夫なのか。早めに求人募集を始めたほうが良いのか、もう少し先でも良いのか、のように具体性が高まってきます。

経験やスキル、条件面についても細かく確認すべし

また、新たな人材に求める経験やスキル、条件面についても、事前に細かく確認しておきましょう。求める人物像を明確に定義することで、入社後のミスマッチを防ぐことができます。経営層や募集元の部署ともすり合わせが必要です。

このあとの採用手法の検討の際に、こちらが明確になっていればいるほど、最適なプラン・手法を見つけやすくなります。弊社のような求人メディアを扱う会社から提案をもらう場合も、明確な人物像を持っていたほうがより採用成功の高い方法をご紹介頂けるはずです。

ステップ2：採用手法の検討

採用計画が決まれば、次は採用手法の検討です。先程決めた人物と出会うために、どこでどのように募集をしたら可能性が高まるのかを考えていきます。

下記のように、採用ツールは多数…！それぞれに特徴があり、かかる費用や求職者の属性が異なります。社内の採用体制や求める人材の特性などに合わせて、採用ツールを選択することが大事です。

特性にあわせて分けてみました

スピーディーな手法

・求人広告サイト（転職サイト）

お金をかけない手法

・自社で運用するホームページ・採用サイト・SNS
・ハローワーク
・リファラル採用（社員からの紹介）
　※ただし、紹介お礼としてのインセンティブを用意している会社もあります。

多くの人に会える手法

・求人広告サイト（転職サイト）
・転職フェア、合同企業説明会

効率よく採用を進めたい場合の手法

・人材紹介
・学校への求人依頼（求人票、学内合同企業説明会、推薦など）

「スピーディーに効率よく進めたい」など、実際にはさまざまなご要望が絡んでいるケースも多いことと思います。弊社では採用のコンサルティングとして、最適な採用手法もご紹介していますので、お悩みの場合はご相談ください。

ステップ3：選考・内定出し

続いては、選考プロセスを決めていきましょう。書類選考を行うのか？筆記試験は必要か？面接を何回行うのか？選考方法は、採用予算や求める人物像によって異なります。自社にとって、どんな選考プロセスが最適か選択しましょう。

モデルケース

書類選考
必要であれば、履歴書・職務経歴書をお送りいただき、書類選考を行う
　↓
一次面接
人事担当もしくは、現場責任者との面接実施
　↓
最終面接
役員との面接実施
　↓
内定

面接における選考基準や質問内容、面接官としての心得などもまとめておくとスムーズです。

こんな部分も事前にチェック！

ステップ4：採用活動の振り返り

振り返りを行うことで今回の採用活動のよかった点や改善点が見えてきます。今後の採用活動に活かすためにも、データの蓄積をおすすめします。

・採用スケジュールやに無理はなかったか
・求職者との間でトラブルはなかったか
・面接率はどうだったか
・予算や採用ツールの差配は適正だったか
・内定辞退者の理由を把握できているか
・応募者、採用者は期待通りの人物像だったか（求める人材の定義・選定基準は適切だったか）

採用目標に対する採用者数・達成率も大事ですが、上記のような観点で振り返りを行うことで、今後の採用活動をよりよくできるはずです。

まとめ

今回は、採用活動の基本の流れをご紹介しました。それぞれのプロセスをより良いものとすれば、求める人材を採用できる可能性が高まるだけでなく、採用コストをより抑えることも可能になってきます。

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