採用計画の立て方とは？具体的な手順やポイントを解説

採用活動を行う際、明確に計画を立てられていますか？採用計画を後回しにすると、いくら予算をかけても採用につながらない負のスパイラルに陥ってしまうことも…。

そもそも採用計画って？どうやるのが正解？と、疑問をお持ちの採用担当者様も多いのではないでしょうか。今回は採用計画の重要性や、計画の立て方、そのポイントついて詳しくご紹介していきます。

目次

• 採用計画の基本知識
• 採用計画の立て方と流れ7ステップ
• 採用計画を立てるポイント
• 採用計画立案後に実施すべきこと
• 採用目標達成に向けて実施すべきこと
• トラコムのコンサルティングサービスのご紹介
• 採用計画立案のご相談はトラコムへ

採用計画の基本知識

採用計画とは？

採用計画とは、企業が「いつ・どのような人を・どれだけ採用するか」を具体的にする計画のことです。

一般的には、採用人数やスケジュール、求める人物像のほか、採用方法や選考の進め方なども含まれます。あらかじめ計画を立てておくことで、経営方針や事業計画に沿った採用活動が行いやすくなり、必要な人材を着実に確保することにつながります。

そのため採用計画は、採用の結果だけでなく、企業経営全体を支えるうえでも欠かせない取り組みといえるでしょう。

また、採用計画が「いつ・どのような人を・どれだけ採用するか」という目標を定めるのに対し、採用戦略は「どのように」その目標を実現するかを考えることです。採用戦略の具体的な立て方やポイントについては、以下の記事で詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。
採用戦略とは？立て方や実行までの流れやポイントを解説

採用計画を立てるメリット

採用計画を立てることには多くのメリットがあります。以下で詳しくご紹介します。

求める人材を確実に採用しやすくなる

採用計画では、まず「どのような人材を採用したいのか」を明確にし、そのターゲットに適した採用手法を検討します。これにより、自社に合った媒体や手法を選びやすくなり、結果的に採用成功率の向上につながります。

コスト・リソース配分を最適化できる

採用計画では、採用人数やスケジュール、使用する求人メディア、かけられる予算などを整理します。これらを踏まえて全体像を把握しておくことで、無駄なコストを抑えつつ、必要な部分に集中投資することが可能になります。採用活動全体の費用対効果を高めることが期待できるほか、採用コストを最適化することにつながります。

今後の採用活動の改善に役立つ

採用計画をもとに実行・検証を行うことで、結果をフェーズごとに振り返ることができます。「どの施策が効果的だったか」「どの部分に改善余地があるか」が明確になり、次回以降の採用活動に活かすことができます。

つまり、採用計画は単に一度の採用の成功を目指すだけでなく、長期的に採用力を強化するという観点からも重要なことなのです。

採用計画の立て方と流れ7ステップ

採用計画の立て方とその流れは、以下の7ステップです。

1. 採用目的と採用要件の整理
2. 採用スケジュールを立てる
3. 採用予算を決める
4. 採用手法・求人メディアの検討
5. 応募者対応の流れの検討
6. 内定～入社対応の流れを検討
7. 採用手法の振り返り・採用計画の見直し

それではここから、実際に採用計画を立てる際の流れを詳しくご説明します。

1.採用目的と採用要件の整理

まずは、今回の採用活動はなぜ実施するのか（採用目的）、今回の採用活動で具体的にどのような人材を採用したいのか（採用要件）、獲得したいターゲット像を明確にします。下記の項目を整理することが大切です。

• どのような人を何人採用したいのか？（経験・雇用形態・スキルなど）
• どのような雇用条件で募集するか？（給与・休日・労働時間など）
• 入社後はどのようなポジションになるのか？（部署・役職など）
• どのように活躍してほしいのか（与えられた業務を正確にスピーディーにこなす、管理職としてチームの先頭に立ちメンバーを率いるなど）

以下の記事では、採用ターゲットを定める重要性や方法についてご紹介しています。
「採用ターゲット」を決める上で大切な3つのポイント

2.採用スケジュールを立てる

次に、以下の予定を検討し具体的な採用スケジュールを立てて計画書を作成していきましょう。

• いつまでに採用手法（使用する媒体など）を確定するか
• いつインターンシップを開催するか
• いつまでに募集を開始するか
• いつからいつまでを選考期間とするか
• いつまでに内定を出すか

なお、採用した人材の成長ゴール（＝一人前になってほしい時期）を定め、そこから逆算することで効率よくスケジュールに落とし込むことができます。

また、ただやみくもに採用活動を始めるのではなく、効果の出やすいタイミングで採用活動を進めることも重要です。以下の記事では、年間の採用動向を企業側、求職者側に分けて解説しています。こちらの記事も参考に、具体的な採用スケジュールを作成してみてください。
いつ採用活動すべき？年間の求職者の動き方や企業動向を解説

3.採用予算を決める

スケジュールが確定したら、次に「どれくらいの費用をかけるのか」を明確にする必要があります。採用予算を設定しておくことで、必要以上のコストをかけずに効率的な採用活動を進められるだけでなく、複数の手法を比較検討する際の基準にもなります。

ただし、求職者動向や競合他社の状況によって「どのくらいの予算が適切なのか」は判断が難しいケースも少なくありません。そんなときは、採用市場や媒体特性に詳しい求人広告代理店へ相談するのが有効です。近隣エリアの相場や専門的なデータを踏まえて最適な予算配分を提案してもらえるため、無駄のない費用設計が可能になります。

弊社トラコムは、累計35,000社以上の取引実績を持ち、全国6拠点で幅広い業種・地域の採用を支援してきました。豊富なノウハウをもとに、企業様ごとの状況に合わせた最適な予算設計と運用をサポートいたします。採用予算の立案にお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。

4.採用手法・求人メディアの検討

また使用する媒体も、自社が求めるターゲットに合わせて選定する必要があります。若手が欲しい場合にはネットメディアをメインに活用しよう、シニア層にアプローチしたいなら折込やフリーペーパーを活用しようといったイメージです。

しかし、こちらも求人広告の知識やプランへの理解がないとなかなか難しいもの。こういった場合もぜひ、求人のプロに予算と合わせて相談してみてください。

弊社トラコムでは、Indeedや求人ボックス、バイトルをはじめ40以上の求人メディア・媒体を取り扱っており、企業様の状況や方針に合わせて最適なご提案が可能です。状況に応じて、複数の施策を組み合わせたご提案も行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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採用手法が多様化したことで、「自社に合った採用手法がわからない！」とお悩みの人事・採用担当者は多いのではないでしょうか。
こちらの資料では、代表的な手法をご紹介し、ケース別の選び方のポイント、各手法の予算の使い方や成果の測り方についてまとめています。

5.応募者対応の流れの検討

続いて、応募者への対応プロセス・フローを検討しましょう。多くの企業が採用している一般的な流れは下記のとおりです。

▼応募確認
▼書類選考
▼面接（＋適性検査）
▼内定

なお、面接は対面だけでなくWEB面接（オンライン面接）として実施する企業も増えています。地方に住む人材など、応募者の間口を拡大できるという観点で、企業側にもメリットがあります。

また、応募があったのちにスムーズに選考を進められるよう、「面接は全部で何回実施するのか」「面接官は誰が担当するのか」といったことも事前に検討しておきましょう。

6.内定～入社対応の流れを検討

最後に、内定者から内定の承諾をもらい入社日を迎えるまでのフローを定めておきましょう。下記に一般的な流れをご紹介します。

▼応募者より内定承諾
▼（応募者が在職中の場合は）退職日の確定
▼入社日の確定
▼雇用契約締結
▼受け入れ準備（PC・デスク・社員証・制服など）
▼入社

加えて、入社日当日までに応募者に用意してもらいたい書類や、こちらから渡すべき書類・備品なども明確にしておくことが必要です。

また、内定を出したからといって求職者は必ず入社するとは限らないので注意しましょう。内定辞退を防ぐためにも、積極的にコミュニケーションを取るなどして、内定者のフォローをしましょう。詳しくは以下のページをご参考ください。
内定辞退を防止するには？よくある原因と対策を徹底解説！

7.採用手法の振り返り・採用計画の見直し

一通りの流れが終わった後は、次回の採用に活かすためにもその内容をしっかりと振り返っておくことが重要です。

そもそも採用成功と言えるのかという全体の振り返りから、費用は適切だったか、使用した媒体・プランは効果的だったか等、フェーズごとに区切って実践内容と結果を見直します。

それぞれのフェーズで最初に決めた目標と結果を比べて「ここはうまくいった」「ここは改善が必要」などと分析してみましょう。自社の強み・弱みを理解することで、それを次回の採用に役立てることができます。必要があれば採用計画を見直し、必要なタイミングで再度その計画を実施していくことで、自社にとって最適な採用活動の型が見え、採用力が高まります。

こちらの資料もおすすめ｜人手不足への対応に関するアンケート調査

年々人手不足感は加速し、採用手法は多様化する昨今。「自社にはどんな採用手法がマッチするのだろう…」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこで弊社では、人材不足を感じている企業を対象にアンケート調査を実施。
各企業が感じている課題や、どのような採用活動を行っているか、最も効果的だと感じた採用手法などを資料にまとめています。今後の採用活動のヒントとしてぜひご活用ください。

採用計画を立てるポイント

ここからは、立案した採用計画をより効果的なものにするために、押さえておくべきポイントをご紹介します。

「応募単価」「採用単価」を踏まえて予算を検討する

まずは採用予算の決定について。
「応募単価」や「採用単価」などの指標に目を向けると、全体の予算が考えやすくなります。

指標	内容	計算式
応募単価	1応募あたりの平均金額	広告コスト÷応募人数
採用単価	1人あたりを採用するのにかかった平均金額	採用コストの総額÷採用人数

これらを掛け合わせることで、どれくらいの費用が発生しそうかという概算を出すことができます。詳しくは、以下の記事でもご紹介しています。
求人広告の費用対効果はどう測る？効果測定の方法や高め方を解説

事前に求人相場を調べる

次に、前もって求人相場を調査しておくことも有効です。競合他社の求人原稿から時給やシフトなど条件面を把握することで、自社の強みを認識できたり、差別化要素を発見できたりする可能性もあります。

ターゲット層を明確化する

そして、ターゲット層を明確化することもポイントのひとつです。年齢や学歴、経験、スキル、資格の有無など、採用においての人材要件を洗い出しておきましょう。採用したい人物のイメージが明確になっていれば、無駄な費用を抑えながら欲しい人材に絞ってアプローチできるため、費用対効果もぐっと高まります。

採用ターゲットを明確化するポイントは、以下の記事で詳しく解説しています。
「採用ターゲット」を決める上で大切な3つのポイント

計画通りに進んでいるか進捗を確認する

さらに、遅れやミスを防ぐために、進捗を確認しながら進めることも必要不可欠です。募集時期や選考期間など、それぞれのフェーズが定めた計画通りに進行しているかを確認し、万が一遅れや漏れに気づいた場合にはその段階で修正しましょう。

こちらの資料がおすすめ｜採用ROIを最大化するには？コストを抑えて成果を出す採用戦略【ダウンロード可能】

「どれだけのコストをかけて、どれだけの成果を得られたのか（投資対効果）」を測る指標として注目されているのが採用ROI（Return on Investment）。近年、コストをかけても思うように人材が採用できない、定着率が低いといった課題を抱える企業が増えています。

本資料では、採用コストの最適化、定着率向上、パフォーマンス重視の採用手法といった、採用ROIを向上させるための実践的な施策をまとめました。今後の採用活動における効果測定と改善の指標として、ぜひご活用ください。

採用計画立案後に実施すべきこと

前述では、効果的な採用計画を立てるポイントについて解説しました。
次に採用計画立案後に実施すべきことについてご紹介します。

自社サイトを最新の状態に更新する

多くの求職者は、応募をする前に企業ホームページをチェックしています。自社の魅力をしっかりアピールできるよう、また、求めている人材を正確に伝えられるよう、ホームページを最新の状態にしておきましょう。加えて、企業アカウントのSNSがある場合にはこちらも忘れずに更新しましょう。求職者は求人サイトだけでなく、企業が発信している内容をチェックし、職場環境などが自分にあっているか？を確認しています。

社内体制を整える

採用に関わるメンバー全員が採用計画を把握し、必要な連携をとったり役割分担を行ったりするなど体制を整備してください。採用活動は人事・採用担当者だけで完結することは限りません。先輩社員との面談を実施したり、直属の上司となる社員との対談であったりと会社全体を巻き込んで採用活動を進める必要があるため、社内向けに採用活動の認知を行うようにしましょう。

原稿作成などの準備を進める

「どのような方法で募集を行うか」「採用フローをどうするか」などが確定したら、求人募集の準備を進めます。募集要項を整理し求人原稿を作成、選考をどのように進めていくかのスケジュールも確認する必要があります。

人材募集・選考を進める

募集～応募～書類選考～面接というステップで選考を進めていきます。特に面接は求職者と企業が直接コミュニケーションをとる場ですので、良い印象を持ってもらえるよう進め方や雰囲気づくりなどしっかりと考えることが重要です。

以下の記事では、面接官が意識したいテクニックや心得などについて詳しく解説していますので、参考にしてみてください。
【企業向け】面接官の質問例と意識したいテクニック・心得を解説

内定を出した求職者へのフォローを行う

せっかく内定を出した人材を逃すことがないよう、内定者へのフォローを行います。コミュニケーションをとることで、現在不安に感じていることはないかどうかなどを確認し、あればそれを解消してあげましょう。

また、会社の現在の状況を伝えたり、入社初日に向けて準備を進めている事実を知らせたりすることで、入社までの具体的なイメージを持ってもらうことができます。

採用目標達成に向けて実施すべきこと

採用目標の達成に向けて、下記を実施しましょう。

自社が求める人材を明確に提示する

必須経験やスキル・タイプなどがマッチしない求職者から応募がきた場合、その対応に時間をとられてしまいます。そうしたことが起きないようにするためにも、自社がどんな人物を求めているのかという基準を、明確に提示する必要があります。

以下の記事では、採用ペルソナの作り方・注意点をご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
採用ペルソナとは？失敗しない作り方やテンプレートを紹介

求職者への対応・レスポンスを早める

大半の求職者は、他の企業へも応募していると考えてよいでしょう。また「複数の企業で選考が順調に進んでいる」という人もいるかもしれません。そのため、求職者への対応やレスポンスを早めることは、他社に人材を奪われてしまうリスクをなくすことに繋がります。

選考期間をなるべく短くする

応募～内定までの期間が長ければ長いほど、求職者が他社に奪われてしまうリスクは増していきますし、求職者に不安な感情を抱かせてしまいます。せっかく応募してくれた優秀な人材を逃すことがないよう迅速に選考を進めることが、採用成功に大きく影響してきます。

トラコムのコンサルティングサービスのご紹介

採用計画・実行をするなら、弊社トラコムがご提供している採用コンサルティングサービスをぜひご検討ください。長年培った採用ノウハウをもとに、企業様が持つ採用課題を見つけ出し、解決のための手段のご提案から実行、分析までまるっとサポートいたします。

ご紹介できる採用手法一覧

• Airワーク 採用管理
• 求人ボックス
• バイトル
• エンゲージプレミアム
• エン転職
• ジョブカン採用管理
• HRMOS採用　他

ほかにも、以下のメディアに対応しています。

• 求人検索エンジン（スタンバイなど）
• WEB広告（リスティング広告、ディスプレイ広告、リマーケティング広告など）
• SNS（Instagram、Ｘ、Facebook、LINEなど）
• 採用オウンドメディア
• 採用サイト（立ち上げ、更新）など

上述した求人媒体以外についても幅広い知見を持っており、複数の施策を組み合わせる方法などもご提案可能です。ご要望に応じてお見積りも可能ですので、お気軽にお問い合わせください。

採用計画立案のご相談はトラコムへ

本記事では採用計画の立て方をご説明しました。本文でご案内した注意点や7つのステップを意識しながら採用計画の立案を行いましょう。効果的な採用計画を立てたい・立てた採用計画を実行させたいけれど、自社で行うのは難しいそうとお思いの方は、ぜひトラコムへご相談ください。

トラコムは、多数の企業様の採用支援に携わってきました。そのため豊富な実績に基づき、企業様に合った計画立案・実行のサポートが可能です。上記でご紹介したコンサルティングサービスも承っております。まずはお気軽にご相談くださいませ。

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