効果的な採用計画とは？具体的な手順やポイントを解説

採用活動を行う際、明確に計画を立てられていますか？採用計画を後回しにすると、いくら予算をかけても採用につながらない負のスパイラルに陥ってしまうことも…。

そもそも採用計画って？どうやるのが正解？と、疑問をお持ちの採用担当者様も多いのではないでしょうか。今回は採用計画の重要性や、計画の立て方、そのポイントついて詳しくご紹介していきます。

採用計画とは？その種類と重要性

採用計画とは、スムーズな採用活動を実現するために立てる計画のことです。採用活動はいくつかのフェーズに分けられ、それぞれのフェーズで決めるべきことや実践すべきことがあります。

採用計画には2パターンある

採用計画とひとことにいっても、2つのパターンがあります。

1つは、直近の欠員の際の対策・補充としての採用計画です。急にアルバイトが辞めてしまった、卒業シーズンや配偶者の転勤、社員の転職などによる急な人員不足により、早急に求人を出さなければならないという状況になることがあります。

もう1つは、組織拡大に向けた先行人材投資の採用計画。今後の事業計画を見越し、先んじて優秀な人材を確保しておく方法で、採用戦略ともいいます。新卒採用もこちらに当てはまるでしょう。

こちらの記事では採用戦略について詳しく解説しています。
参考記事：採用戦略とは？立て方や実行までの流れやポイントを解説

採用計画を立てる重要性

採用計画の立案によって、採用活動がスムーズに進められることを冒頭でお伝えしました。実はそれ以外にも、採用計画を立てることには複数のメリットが存在します。

求める人材を確実に採用しやすい

採用計画を立てることで、求める人材を確実に採用しやすくなります。このあと詳しくご紹介しますが、採用計画の策定フローにおいては、採用したいターゲットを整理し、その方々に合わせた採用手法を調べて選択する手順があります。自社に合った採用手法を選択でき、採用力の向上が期待できます。

コスト・リソース配分を最適化しやすい

採用計画の立案には、求めるターゲット像や採用スケジュール、使用するメディアやそこにいくら使用するのかなどを手順を踏んで設定する必要があります。

そして、こうした綿密な計画を立てることは、採用活動の成功に繋がることはもちろん、費用対効果を高め採用コストを最適化することにも結びついていきます。

今後の採用活動の改善に役立てられる

計画をもとに採用活動を実行したのち「その結果がどうだったのか」を振り返ることも、人事担当の大切な仕事です。
具体的な採用計画があれば、フェーズごとに実践結果・データを振り返ることができるので、それぞれの成功点・改善すべき点が明確になり、次回以降それを活かした採用活動が可能になります。

つまり採用計画を立てることは、今回の採用活動の効果を最大限に高めること、成功や失敗を次回に活かすという観点からも極めて重要なことなのです。

採用計画の立て方と流れ7ステップ

それではここから、実際に採用計画を立てる際の流れを詳しくご説明します。

採用目的と採用要件の整理

まずは、今回の採用活動はなぜ実施するのか（目的）、今回の採用活動で具体的にどのような人材を採用したいのか、獲得したいターゲット像を明確にします。下記の項目を整理することが大切です。

• どのような人を何人採用したいのか？（経験・雇用形態・スキルなど）
• どのような雇用条件で募集するか？（給与・休日・労働時間など）
• 入社後はどのようなポジションになるのか？（部署・役職など）
• どのように活躍してほしいのか（与えられた業務を正確にスピーディーにこなす、管理職としてチームの先頭に立ちメンバーを率いるなど）

参考記事：「採用ターゲット」を決める上で大切な3つのポイント

採用スケジュールを立てる

次に、以下の予定を検討し具体的な採用スケジュールを立てて計画書を作成していきましょう。

• いつまでに採用手法（使用する媒体など）を確定するか
• いつインターンシップを開催するか
• いつまでに募集を開始するか
• いつからいつまでを選考期間とするか
• いつまでに内定を出すか

参考記事：いつ採用活動すべき？年間の求職者の動き方や企業動向を解説

なお、採用した人材の成長ゴール（＝一人前になってほしい時期）を定め、そこから逆算することで効率よくスケジュールに落とし込むことができます。

採用予算を決める

スケジュールが確定したら、今回の採用に掛ける費用について考えていきます。とは言うものの、求人媒体を使用する場合には「媒体の特徴や違いが理解できない…」「何が最適かわからない…」という悩みも出てくるかもしれません。

その場合には、広告代理店といった、求人サービスを提供している求人のプロに相談することをオススメします。求める人物像、競合の掲載状況、近隣の相場など複数の要素を鑑みて提案をもらえるため、適切な費用でターゲットを採用できる可能性が高まります。

採用手法・求人メディアの検討

また使用する媒体も、自社が求めるターゲットに合わせて選定する必要があります。若手が欲しい場合にはネットメディアをメインに活用しよう、シニア層にアプローチしたいなら折込やフリーペーパーを活用しようといったイメージです。

しかし、こちらも求人広告の知識やプランへの理解がないとなかなか難しいもの。こういった場合もぜひ、求人のプロに予算と合わせて相談してみてください。予算やターゲットに見合った媒体・プランを提案してもらえるのはもちろんのこと、キャンペーンや無料施策の実施期間中であればそちらも紹介してもらえます。

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応募者対応の流れの検討

続いて、応募者への対応プロセス・フローを検討しましょう。多くの企業が採用している一般的な流れは下記のとおりです。

▼応募確認
▼書類選考
▼面接（＋適性検査）
▼内定

なお、面接は対面だけでなくWEBでの実施もOKとする企業も増えています。地方に住む人材など、応募者の間口を拡大できるという観点で、WEB面接は企業側にもメリットがあります。応募があったのちにスムーズに選考を進められるよう、面接は全部で何回実施するのかも含め事前に検討しておきましょう。

内定～入社対応の流れを検討

最後に、内定者から内定の承諾をもらい入社日を迎えるまでのフローを定めておきましょう。下記に一般的な流れをご紹介します。

▼応募者より内定承諾
▼（応募者が在職中の場合は）退職日の確定
▼入社日の確定
▼雇用契約締結
▼受け入れ準備（PC・デスク・社員証・制服など）
▼入社

加えて、入社日当日までに応募者に用意してもらいたい書類や、こちらから渡すべき書類・備品なども明確にしておくことが必要です。
また、内定を出したからといって求職者は必ず入社するとは限らないので注意しましょう。内定辞退を防ぐためにも、積極的にコミュニケーションを取るなどして、内定者のフォローをしましょう。詳しくは以下のページをご参考ください。
参考記事：内定辞退を防止するには？よくある原因と対策を徹底解説！

採用手法の振り返り・採用計画の見直し

一通りの流れが終わった後は、次回の採用に活かすためにもその内容をしっかりと振り返っておくことが重要です。

そもそも採用成功と言えるのかという全体の振り返りから、費用は適切だったか、使用した媒体・プランは効果的だったか等、フェーズごとに区切って実践内容と結果を見直します。

それぞれのフェーズで最初に決めた目標と結果を比べて「ここはうまくいった」「ここは改善が必要」などと分析してみましょう。自社の強み・弱みを理解することで、それを次回の採用に役立てることができます。必要があれば採用計画を見直し、必要なタイミングで再度その計画を実施していくことで、自社にとって最適な採用活動の型が見え、採用力が高まります。

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効果的な採用計画を立てるポイント

ここからは、立案した採用計画をより効果的なものにするために、押さえておくべきポイントをご紹介します。

採用予算選定には、採用単価・応募単価（費用対効果）を活用する

まずは採用予算の決定について。
「応募単価」や「採用単価」に目を向けると、全体予算が考えやすくなります。

• 応募単価
  1応募あたりの平均金額
  （広告コスト÷応募人数）
• 採用単価
  1人あたりを採用するのにかかった平均金額
  （採用コストの総額÷採用人数）

これらを掛け合わせることで、どれくらいの費用が発生しそうかという概算を出すことができます。
参考記事：求人広告の費用対効果はどう測る？効果測定の方法や高め方を解説

事前に求人相場を調べる

次に、前もって求人相場を調査しておくことも有効です。競合他社の求人原稿から時給やシフトなど条件面を把握することで、自社の強みを認識できたり、差別化要素を発見できたりする可能性もあります。

ターゲット層を明確化する

そして、ターゲット層を明確化することもポイントのひとつです。年齢や学歴、経験、スキル、資格の有無など、採用においての人材要件を洗い出しておきましょう。採用したい人物のイメージが明確になっていれば、無駄な費用を抑えながら欲しい人材に絞ってアプローチできるため、費用対効果もぐっと高まります。

参考記事：「採用ターゲット」を決める上で大切な3つのポイント

計画通りに進んでいるか進捗を確認する

さらに、遅れやミスを防ぐために、進捗を確認しながら進めることも必要不可欠です。募集時期や選考期間など、それぞれのフェーズが定めた計画通りに進行しているかを確認し、万が一遅れや漏れに気づいた場合にはその段階で修正しましょう。

実施後の振り返りも重要

採用計画の立て方の項目でも取り上げたとおり、計画実施後の振り返りは、次回の採用成功を左右する大切な取り組みです。同じ失敗を繰り返したり、無駄なコストを発生させたりしないためにも、実践内容と結果を見直し次への対策を立てることは非常に有効です。実りある採用活動に向けて、ご紹介したこれらのポイントを計画の中に組み込んでみてはいかがでしょうか。

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採用計画立案後に実施すべきこと

前述では、効果的な採用計画を立てるポイントについて解説しました。
次に採用計画立案後に実施すべきことについてご紹介します。

自社サイトを最新の状態に更新する

多くの求職者は、応募をする前に企業ホームページをチェックしています。自社の魅力をしっかりアピールできるよう、また、求めている人材を正確に伝えられるよう、ホームページを最新の状態にしておきましょう。加えて、企業アカウントのSNSがある場合にはこちらも忘れずに更新しましょう。求職者は求人サイトだけでなく、企業が発信している内容をチェックし、職場環境などが自分にあっているか？を確認しています。

社内体制を整える

採用に関わるメンバー全員が採用計画を把握し、必要な連携をとったり役割分担を行ったりするなど体制を整備してください。採用活動は人事・採用担当者だけで完結することは限りません。先輩社員との面談を実施したり、直属の上司となる社員との対談であったりと会社全体を巻き込んで採用活動を進める必要があるため、社内向けに採用活動の認知を行うようにしましょう。

原稿作成などの準備を進める

「どのような方法で募集を行うか」「採用フローをどうするか」などが確定したら、求人募集の準備を進めます。募集要項を整理し求人原稿を作成、選考をどのように進めていくかのスケジュールも確認する必要があります。

人材募集・選考を進める

募集～応募～書類選考～面接というステップで選考を進めていきます。特に面接は求職者と企業が直接コミュニケーションをとる場ですので、良い印象を持ってもらえるよう進め方や雰囲気づくりなどしっかりと考えることが重要です。

内定を出した求職者へのフォローを行う

せっかく内定を出した人材を逃すことがないよう、内定者へのフォローを行います。コミュニケーションをとることで、現在不安に感じていることはないかどうかなどを確認し、あればそれを解消してあげましょう。また、会社の現在の状況を伝えたり、入社初日に向けて準備を進めている事実を知らせたりすることで、入社までの具体的なイメージを持ってもらうことができます。

採用目標達成に向けて実施すべきこと

採用目標の達成に向けて、下記を実施しましょう。

自社が求めている人材を明確に示す

必須経験やスキル・タイプなどがマッチしない求職者から応募がきた場合、その対応に時間をとられてしまいます。そうしたことが起きないようにするためにも、自社がどんな人物を求めているのかという基準を、明確に提示する必要があります。

求職者への対応・レスポンスを早める

大半の求職者は、他の企業へも応募していると考えてよいでしょう。また「複数の企業で選考が順調に進んでいる」という人もいるかもしれません。そのため、求職者への対応やレスポンスを早めることは、他社に人材を奪われてしまうリスクをなくすことに繋がります。

選考期間をなるべく短くする

応募～内定までの期間が長ければ長いほど、求職者が他社に奪われてしまうリスクは増していきますし、求職者に不安な感情を抱かせてしまいます。せっかく応募してくれた優秀な人材を逃すことがないよう迅速に選考を進めることが、採用成功に大きく影響してきます。

トラコムのコンサルティングサービス

採用計画・実行をするなら、弊社トラコムがご提供している採用コンサルティングサービスをぜひご検討ください。長年培った採用ノウハウをもとに、企業様が持つ採用課題を見つけ出し、解決のための手段のご提案から実行、分析までまるっとサポートいたします。

ご紹介できる採用手法一覧

• 求人媒体への求人掲載（タウンワークなど）
• 求人サイトでの掲載（Indeedなど）
• Web広告の掲載、運用（Google広告など）
• SNS運用（X、Instagramなど）
• SEO・MEO（Googleビジネスプロフィール）対策
• 採用ホームページ作成
• 採用ツール作成
• 採用オウンドメディア運用　など

ご利用料金

料金に関してはご要望に応じてお見積りが可能です。お気軽にお問い合わせください。

効果的な採用計画の作成・実行はトラコムへご相談ください

本記事では採用計画の立て方をご説明しました。本文でご案内した注意点や7つのステップを意識しながら採用計画の立案を行いましょう。効果的な採用計画を立てたい・立てた採用計画を実行させたいけれど、自社で行うのは難しいそうとお思いの方は、ぜひトラコムへご相談ください。

トラコムは、多数の企業様の採用支援に携わってきました。そのため豊富な実績に基づき、企業様に合った計画立案・実行のサポートが可能です。上記でご紹介したコンサルティングサービスも承っております。まずはお気軽にご相談くださいませ。