参加者昨対比4.2倍！オンライン（WEB）説明会は企業も参加者も便利｜注意点は？

コロナ禍で増えた、オンライン説明会。やってみたいけど、対面説明会の方が安心感はあるなあ、と感じている人事担当者の方も多いと思います。

当社でも例年対面説明会のみでしたが、オンライン説明会を実施するとオンライン説明会の方が便利と実感しています。今後、実施のヒントになれば幸いです。

対面説明会のメリット・デメリット

メリット
・お互いの雰囲気が伝わりやすく、反応によって臨機応変に対応が可能
・質疑応答が可能

デメリット
・会場の用意が必要

オンライン説明会のメリットデメリット

メリット
・参加者が時間とコストをかけずに説明会に参加できる

デメリット
・質疑応答ができない場合も
・通信環境に影響される

オンライン説明会の実施方法

オンライン説明会の実施には、主に2パターンあります。リアルタイムで実施する場合。または録画したものを配信する場合です。

リアルタイム配信の場合

配信方法もさまざま。

① カメラを設定し、今までの対面説明会の内容を配信。（通販番組のようなイメージですね）今までの対面説明会で使用した資料があれば配信が可能です。しかし、会議室など準備が必要です。

② スライド資料を画面共有しながら配信。　★おすすめです！
zoomなどのオンラインツールを使用します。パソコンとネット環境が揃い、なるべく静かな場所であれば、在宅勤務中も可能です。

録画配信の場合

事前に作成した動画を、説明会参加者に視聴してもらう方法です。

アンケートはどうする？

説明会後にアンケートを実施していた場合、WEB説明会でも同じようにアンケートの実施が必要かと思います。その際には、Googleフォームを利用したネット上でのアンケートがおすすめです。画面上にQRコードを貼り付けたり、チャットでアンケートのURLを共有すれば、その場で回答がもらえます。

オンライン説明会での注意点

できれば質疑応答の機会を設けましょう

オンライン説明会でのデメリットにもあげているように、録画配信や、一方的な配信の場合は、質疑応答ができないことも。
資料の中で、よくある質問を伝えたり、チャットでの質問を受け付けるなど、対応しましょう。

通信環境は大丈夫？

配信する側の通信環境も重要です。事前に通信環境をチェックして、対応しましょう。

配信者の顔が映る場合は、服装や明るさ・角度などにも注意

対面で雰囲気を感じることができない分、「会社の顔」となります。好印象を与えられる、清潔感のある服装にしましょう。

また、照明の具合によっては暗い印象になることも。表情が明るく映るような場所、照明を準備するなどしましょう。パソコンやビデオの角度を変えるだけでも見違えるように変わりますので、配信前に確認すると良いでしょう。

当社での実施の例

リアルタイム配信

当社では、zoomを使用し、資料を画面共有しながら実施しています。

その際に、参加者側のカメラをオンにしてもらっているので、参加者の表情や反応も確認しながら実施することができます。意外と参加者側の反応がよく見えるので、対面時との変わりはありません。

また、質疑応答の時間も用意し、最後にGoogleフォームのアンケートをチャットで共有し回答してもらっています。通信環境さえ注意すれば、対面説明会とほとんど変わりはありません。

録画配信

当社ではloomという画面録画システムを使用し、リアルタイム配信の内容の短縮バージョンを録画し、YouTubeにUPしています。
※トラコムでも説明会動画の作成が可能ですので、ご興味のある方はお問合せください。

オンライン説明会では全国から参加可能ということもあり、8月終了時点で、1開催あたりの参加者が4.2倍も増えています。
対面説明会よりオンライン説明会実施の方が非常に便利なので、今後も継続することに決めました。

まとめ

いかがでしたか？
オンライン説明会での注意点を守れば、対面説明会と変わりはありません。
ぜひオンライン説明会を実施して説明会参加者を増やしましょう！

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