面接ドタキャン、不採用理由の問合せ…人事の困った！を解決する方法

近年、採用市場の変化に伴い、応募者の面接のドタキャンなど、応募者の方の対応に困るシーンが増えているのではないでしょうか。

とはいえ、これといってマニュアルがあるわけではない…そこで人事の「困った」を解決するヒントになるような対策を、人事の経験を基にまとめてみました。

人事あるある「対応に困る応募が突然入る」

現在トラコムの人事担当として自社の新卒採用と中途採用、新人育成に携わっている私ですが、新卒でトラコムに入社し、3年半営業として従事しました。

2017年10月に知識も経験もなくいきなり人事へ異動。
営業時代は、「こういう応募者がいて困っていて…」と、お客様からご相談をいただくことがありましたが、正直、このように困ることが多いとは思いもしませんでした。

人事に携わるようになってから特に私が困ったことは、

• 同じ人からの応募
• 面接の度重なるリスケやドタキャン
• 不採用理由についての問い合わせ　など

皆さんもこのようなことで頭を悩ませているのではないでしょうか。
そこで、弊社が実践している方法をご紹介したいと思います。

現在は求職者から「選ばれる」時代

コロナ禍で有効求人倍率が減少はしたものの、2021年6月では1.13倍と1人当たりの求職者に対して、求人数の方が上回る状態が続いており、以前から変わらず企業は求職者から「選ばれる」時代です。

また、コロナ禍で内定取り消しをする企業が発生したこともあり、内定を1社以上確保している応募者が多く、複数社の中から企業を選んでいるのが現状です。

そのような状況下では、企業側の何気ない対応が応募者を取り逃すきっかけを生んでしまうことがあります。

そのため、応募者に不快を与えないような対応がとても大事になっています。
大前提として、企業が「選ぶ」ではなく「選ばれる」時代であることを人事として、認識していることが必要だと思っています。

不採用理由の問い合わせ

さて、実際に採用活動をしていると、残念ながら不採用になった求職者から「不採用になった理由を教えてください」とメールが届くこともあります。弊社の場合は、特に新卒の選考においてこのようなメールをいただくことがあります。

もちろん、こちらは誠心誠意対応したいと考えておりますが、「このような理由で断られた」とメール内容とともに拡散され、会社の印象を下げてしまうリスクもあります。

そのため弊社では、基本的には「不採用理由は非公開」としています。
ただし、どうしても理由を知りたいという方がいた場合は、ご来社いただき、面談という形で理由をお伝えして対応をするようにしています。

下記は不採用理由の問い合わせについての返信メールの一例です。

メール例

●●様

お問い合わせありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、不採用理由についてはお伝えができかねます。
あくまでも他の応募者の方との相対評価の中で出させていただいた結果です。
メールにて大変失礼とは存じますが、 何卒ご理解頂けますよう、お願い申し上げます。

末筆になりますが、今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。

同じ人から何度も応募が入る

応募者情報を見ていて、「あれ？この名前、見覚えが…」という経験もあります。

応募者は基本的に複数社に応募する傾向があり、応募自体もインターネット上で簡単にできてしまうためだと考えられます。
同じ企業とわかって応募している応募者と、自覚がなく応募している応募者がいます。

このような場合、下記の2点が大切です。

採用基準をぶらさない

一度不採用になったにも関わらず、2回目では通過、となると求職者の方も混乱します。
基本的には採用基準はぶらさずに、2回目以降の応募も同じような対応をとることが大切です。

ただし、通過としていたが連絡がつかなくなってしまった応募者や選考辞退された応募者は、再度選考できるチャンスですので、改めて連絡をしてみてもよいでしょう。

重複応募が入っている方の名前は記録しておく

重複応募にマークをつけてくれる採用管理システムもありますが、そうでない場合は、自社の採用管理表に重複応募者の名前を記録しておくと、応募者とのトラブルを防止することができます。

65歳定年制だが、65歳以上の方からの応募

年齢については、労働施策総合推進法（旧・雇用対策法）により、原則として募集・採用時に「年齢による制限」を設けることが禁止されています。
そのため、年齢を理由に断ったり、書類選考や面接で年齢を理由に合否を決めることは法律違反となります。

「年齢で断られた！」とクレームにつながることもあるため、必ず求人広告には「65歳定年制」と記載し、応募者の方に理解いただくことが大切です。

また、弊社の場合は、書類選考の際に「通過した場合のみ5営業日以内に連絡」として対応をしています。

面接の度重なるリスケやドタキャン

面接官から「面接に参加してこない…」と連絡があり、ドキッとする瞬間ありませんか？

せっかく時間をとっていたのにと落胆することも少なくありません。
特にオンライン化が進み、選考がより便利になったものの、面接リスケやドタキャンが増えていると思います。
ではなぜ応募者は辞退してしまうのでしょうか。
それは、面接前の不安や、興味が薄いなどのマイナス感情があるからではないでしょうか。

そのため弊社では、応募者のマイナス感情を払拭する3つの取り組みをしています。

面接官の情報を事前に伝える

面接前に、社員の紹介ページと一緒に面接官の情報もメールで送付し、面接官がどのような人なのかを事前にイメージできるようにしています。

Youtube動画の活用

仕事内容を説明した動画やオフィスツアーなど、興味関心が深まるような内容を配信しています。
「志望動機が上がりました！」などと、応募者の方からも好評です。

オウンドメディアの活用

社員の就活・転職エピソードを記載しているオウンドメディアの記事をピックアップし、応募者にもメールでお送りしています。
就活・転職への不安払拭や会社理解を深めることができ、より面接に前向きに参加できるように促しています。

オウンドメディアについての詳細は下記にまとめています。

まとめ

今回は、弊社の人事担当から、あらゆる人事の「困った」を解決する取り組みついてご紹介させていただきました。

何よりも大事なことは、企業が求職者を「選ぶ」時代から、求職者から「選ばれる」時代になっていること、また人事の対応が会社の印象につながることを認識することです。
トラブルを防止し、丁寧に対応をすれば、イレギュラー対応もクリアできると思います。

その他、こんなケースで困っている、こんな場合はどう対応したらいいの？など、お困りごとがございましたら、お気軽にご相談ください。