タレントプールとは？実施メリットや手順、ポイントや事例をご紹介！

採用担当者の中には「タレントプール」という言葉を聞いたことがある方も多くいらっしゃるかと思います。採用手法のひとつであるこの「タレントプール」は、企業の採用活動において、優秀な人材を逃さないようにするための手段として注目を集めています。

そこで、今回はその「タレントプール」を取り上げて詳しく解説していきます。言葉の意味や基礎知識、実践にあたっての具体的な手順とやり方、成功させるためのポイントまで詳しくご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

タレントプールとは

そもそも、タレントプールという言葉はどのような意味なのでしょうか。

例えば、予算などをみんなで出し合いお金を貯めておく際に「資金をプールする」という表現をするように、「タレントプール」は【有望人材を蓄え、中長期的に採用に繋げるためにデータベース化すること】を指します。才能を意味する“タレント”と、溜めておくことを意味する“プール”を組み合わせた単語です。

つまりタレントプールは、自社の採用候補となり得る優秀人材を把握し、繋がりを持っておくために有効な手段になります。

タレントプールが採用手法として注目を集める背景

昨今、タレントプールが多くの企業から注目を集める背景にはどのような理由があるのでしょうか。詳しく解説していきます。

求職者の仕事探しの方法の多様化

求職者の仕事探しの方法は求人メディアにとどまらず、企業HPやSNS、オウンドメディアなど多様化しています。また、表立って活動をしていないものの、転職に対して前向きな人材も多く存在しています。「今よりも自分の能力を活かせる職場があればそこに移りたい」と考えている方は実は多いのです。

求職者の仕事探し方法が多様化する採用市場において、タレントプールを行うことは、自社とマッチしそうな人材の母集団を作っておき、必要に応じて声を掛けることができるため非常に重宝します。優秀な人材を確保することにもつながります。

慢性的な人材不足

慢性的な人手不足も1つの理由です。各企業における人材の獲得競争は激しさを増しており、採用難易度が高まっているという現実があります。そのため、母集団形成を行いたいと考える企業が増えています。

そうした中で、タレントプールは「自社の募集条件に合う人材を集め、蓄積しておける仕組み」として注目されているのです。

スペシャリスト・経験者人材のニーズ増加

スペシャリストや経験者人材のニーズ増加も1つの理由となっています。

ITの活用促進、ジョブ型採用の促進（＝担当する職務内容を企業側が明確にし、その業務遂行のために必要な能力・スキルを持つ人材を採用すること）などにより、経験者や高い専門性を持つ人材を求める企業も増加しています。

企業側が求めるスキル・能力を持つ人材を発掘しておき、必要に応じて接点を持てるという点も、タレントプールが注目される理由になっています。

タレントプールを行うメリット

実際にタレントプールを行うことで、企業側は次に紹介するようなメリットを得ることができます。

採用費用を最適化できる

タレントプールを行うことで、採用費用を最適化できるようになります。

新しい人員を採用するために求人メディアを使用する場合、当然のことながら広告出稿費用が発生します。さらに、思うように応募が集められなかったり採用したいと思う人材に出会えなかったりすることも考えられます。

しかし、タレントプールが構築されていれば、新たに求人掲載をしなくても求める人材を採用できる可能性が高まります。追加で募集をかける必要がなくなり、結果的に採用費用を最適化することにつながります。

事業計画にあわせてアプローチ可能

自社の事業計画に合わせてアプローチできる点も、タレントプールを実施するメリットです。

タレントプールでは、自社とマッチするであろう人材をデータベース化しています。事業の計画に合わせての増員や新しいポジションの人材が必要となった場合にも、プールした中から計画立てて候補者へアプローチできます。

また、先述の「採用マッチング率を向上できる」というメリットでもお伝えしたとおり、定期的に情報発信を行っておくことで候補者が会社のことを知ってくれるようになります。こちらからアプローチした際にも、前向きに検討してもらえる可能性が高まります。

タレントプールの実施方法・手順

さて、ここからはタレントプール実践編です。構築したタレントプールを効果的に活用できるよう、手順とやり方を確認していきます。

求める人材をプールする

まずは、求める人材をプールしていきます。どのような人材が欲しいのかを考えてみましょう。必要なスキル、資質などを明確にし、自社に合いそうな候補者を見つけるところからスタートです。

タレントプールの要件定義に決まりはありませんので「うちの会社で採用する可能性がある」と思える人材は全員がプールの候補になり得ます。ですので、すでに自社に興味を持ってくれている人はもちろんのこと、タイミングが合わず採用に至らなかった人も候補者となるのです。

求める人材が明確になったら、その候補者に登録を促しましょう。その際に候補者側に何らかのメリットがあると、快く登録してもらえるでしょう。

人材のデータベースを作っていく

続いてプールできた候補者を、データベース化していきます。データベース化にあたっては、タレントプール機能を持つ採用管理システム等を利用するのがおすすめです。

プールする候補者の情報として、氏名や年齢といった基本的な情報のみならず、応募に関する情報（日にち、応募した職種、自社からの評価など）仕事に関する情報（職種、役職など）、現在勤めている企業名等もあると尚良いでしょう。

また、上記の情報をもとにデータベース化したら、それを定期的に更新していくことが必要です。必要に応じて効率的にタレントプールを活用できるよう、情報を常にアップデートしていきましょう。

人材をグルーピングする

次に、プールした人材をグループごとに分けていきます。「希望職種」や「希望勤務地」「雇用形態」などをもとに実施するのがおすすめです。

そして、そのグループ分けした属性に合わせた適切な情報発信を行います。そうすることで、プールした人材とコンスタントな繋がりを持ち続けることができます。

必要なタイミングで人材募集をおこなう

いよいよ自社内で採用活動を始めようというタイミングが来たら、これまでコンスタントに連絡をとっていた候補者へ、採用のためのアプローチを開始します。
今回の募集要項や求人を送り募集を行ってください。

もしも直接のコンタクトが可能な候補者であれば、電話などで近況を聞きつつ人材募集の旨を伝えてみるのも手です。直接アプローチすることでこちらの熱意が伝わりやすくなり、成功確率も高まります。

タレントプールを行う際のポイント

タレントプールを用いた採用活動を成功に導くために、運用の際には工夫や注意が必要です。ここからは、タレントプール活用にあたってのポイントを解説していきます。

データベースを最新にする

1つ目はデータベースを最新にすることです。せっかく構築した人材データベースも、古い情報が蓄積されていたのでは効果的な採用に結びつきません。タレントプールは人に関わる情報ですので、時や状況とともに変化していきます。随時コンタクトをとりながら、情報を更新し最新の内容にしていくことが重要です。

希望勤務地や希望職種、連絡先などは特に、セグメントするうえでも確実に更新しておきたいデータです。

定期的にコンタクトを取る

タレントプールをおこなう際、候補者と定期的にコンタクトをとることもポイントの1つです。候補者が転職を考えるベストなタイミングで声を掛けるためには、定期的に繋がりを持ち続けることが必要です。

また、日頃からそうしたアピールができていれば「転職したいな、仕事を探そうかな」という瞬間が候補者に訪れたときに、自社を想起してもらえる可能性も高まります。候補者を放置しておくことは決してせずに、適度な距離感を保ちながらのコンタクトを継続していきましょう。

個人情報保護に注意する

タレントプールの運用で特に気をつけなければならないポイントの1つが、個人情報の取り扱いです。氏名や年齢、住所、現在の勤め先などが蓄積されたタレントプールは、言い換えれば個人情報のデータベース。個人情報保護のためにも、取り扱いには細心の注意が必要です。

信頼できるシステムを選定することはもちろん、誰がどの領域まで管理するのかを社内で明確にし携わるメンバー内で共有しておきましょう。

タレントプールに活用できるツールやサービス

ここまでの内容で、「タレントプールを始めてみようかな」とお考えの人事・採用担当者もいらっしゃるのではないでしょうか？ここでは、タレントプールを行うにあたり役立つツールやサービスをご紹介します。

LINE

1つ目はLINE（ライン）です。LINEを使ったタレントプールを行うには、まずは自社のLINEアカウントを作成します。その後、候補者にLINEアカウントの周知を行い友達登録を促しましょう。

LINEは普段から良く使われるサービスの1つ。求職活動中の有無にかかわらず情報を届けやすいメリットがあります。

LINEの活用についてはこちらの記事でもご紹介しています。
LINEを活用した新しい採用活動の方法とは？導入のメリットや採用事例をご紹介

カオナビ

次にご紹介するのは「カオナビ」というツールです。

タレントマネジメントシステムである「カオナビ」を利用することで、見込みのある有望な人材を特定し、データベースに登録することができます。また、登録した候補者をセグメントし、定期的にアプローチすることも可能です。

タレントプールの活用事例

それでは最後に、タレントプールを活用した事例をいくつか取り上げてご紹介します。

事例1｜特定の時期の大量採用

プールの監視員募集や季節のイベント催事のスタッフなど、時期によって大量採用をしなければいけない募集や案件がありますよね。そんな必要な時期に合わせ、タレントプールを行っている企業様があります。

昨年勤務してくれた方や、今年は都合が悪いが仕事には興味がある方に登録を促し、必要な時期が来たら求人情報を送る方法です。仕事内容に理解がある方ばかりなのでお仕事を一から教える必要もなく、有料の求人費用も大幅に削減できたとの声をいただいています。

事例2｜リファラル採用の推進

リファラル採用としてもタレントプールは役立ちます。

企業はLINEアカウント等を作り、社員の人脈を使って登録を促していきます。「いつかは転職したいと考えている」程度の方でもOK。企業は定期的に自社のメリットや魅力をブログ記事などで発信し、企業理解を促進します。必要なポジションがあれば、随時求人票を送るなどし、選考・採用を進めていくイメージです。

リファラルの人脈で母集団を形成しているので、採用マッチング率が高まり、選考にも進めやすいというお声が多いです。

参考記事：リファラル採用とは？メリット・デメリットや導入事例、成功のコツを紹介

事例3｜アルムナイ採用の推進

アルムナイ採用は、一度退職した人にもう一度入社してもらう採用手法のことです。退職者のデータベースを作っておき、必要なポジションが発生した際に求人情報を送り、そこから選考に進める形で活用している企業もあります。

アルムナイ採用は、一度会社のことを知っている方ばかりなので、ミスマッチを軽減できるメリットもあります。

参考記事：即戦力採用に費用がいらない？最近注目されている『アルムナイ制度』

タレントプールを含めた採用手法のご相談はトラコムまでお問い合わせください

タレントプールの方法やポイントをご紹介してきました。タレントプールの構築は決して短期間でできるものではなく、一度構築したら終わりというわけでもありません。時間も手間もかかるものですが、優秀な人材を獲得するために有効な手段であることは間違いありません。

採用活動の強みを獲得するという観点からも、ぜひともタレントプールを活用して候補者と交流を重ね、採用活動を実りあるものにしていきましょう。

トラコムでも、タレントプールをはじめとする採用手法の選定や効果的な募集方法についてご相談を受け付けております。最適な方法をご提案し、ルールの構築から実行までご支援を行っております。ご興味をお持ちの方はお気軽にご相談くださいませ。