応募者と連絡がつかない場合の原因と対応策！メールテンプレートもご紹介

「応募者と連絡がつかない…」昔から非常によく聞くお悩みです。
求人掲載後、応募があった際は応募者を待たせず早く連絡をすることが、選考につなげるための重要なポイントですが、今や「応募者への即連絡はあたりまえ」となっています。
本記事では、応募者と連絡がつかない原因をケース別に紐解き、企業ができる対応策やスムーズに連絡をとるためのポイントを解説します。

最近の求職者の仕事探しの傾向

応募があった後のスピード対応は大前提ですが、もっと求職者とスムーズに連絡を取るにはどのようにしたら良いのでしょうか。
まずは最近の求職者の仕事探しの傾向をみていきましょう。

アルバイト・パート探しは「1週間で終了」が36%

株式会社リクルートの調査によると、アルバイト・パートにおける仕事探しにかけた期間は「1週間未満」が36%と、約3人に1人が1週間未満で仕事探しを終了しています。
極端な例だと、応募があってから1週間も応募者対応が遅れてしまうと、その方のアルバイト・パート先は既に他社で決まっている状態です。

参考）株式会社リクルート　リクルートジョブズセンター／ジョブズコミュニティーレポート 2023年2月号

複数のアルバイト・パート先に一括応募

今や仕事探しはスマホを使うのが主流になっています。
カンタン検索！カンタン応募！
リクルートの求人媒体「タウンワーク」をはじめ、主要求人媒体には「一括応募」という機能があります。
気になった求人を「キープリスト」に入れて「まとめて応募」すると、短時間で簡単に複数社への応募が可能です。

効果的な対応策と企業に求められること

前述の株式会社リクルートの同調査で、面接まで確実につなげるために特に効果があったと感じる工夫、もしくは効果がありそうだと感じる工夫について企業にアンケートを行ったところ、以下の回答がありました。

「応募があった当日・翌日には、応募者に連絡をする」45.4%
「履歴書などの事前準備をなくす」22%
「面接日程をできるだけ柔軟に調整する」18.5%

全体の約半数の企業がスピーディーな対応を特に重視していることが分かりました。
これに加えて一括応募といった機能を使う求職者も多いことから、アルバイト・パート先の候補が複数ある場合は、企業はさらにスピーディーな対応と、連絡を取りやすくする工夫が求められます。

なぜ応募者と連絡がつかない？ケース別の原因と応募者の志向

応募者と連絡がつかなくなる経験をした企業は少なくないと思いますが、なぜこのようなことが起きるのでしょうか。
ケース別の原因と応募者の志向をみていきましょう。

応募があった後に連絡がつかない場合

人事・採用担当者の声：「自分から応募してきたのに、なぜ電話にでない？」

原因と応募者の志向

1. 先に他でバイト先が決まった
2. 応募したことを忘れている
3. その場では電話に出られず、知らない番号だったため折り返しをしなかった
4. 知らない電話番号には出たくない

面接を設定した後に連絡がつかない場合

人事・採用担当者の声：「応募者の都合に合わせて面接設定したのに、なぜ来ない？」

原因と応募者の志向

1. 先に他でバイト先が決まった
2. 面接日を忘れている
3. 電話対応の印象が悪かった
4. 実は会社・お店の目の前まで来たが印象が悪くて引き返した
   ・忙しそうで声がかけられなかった
   ・スタッフの雰囲気が悪そう　など

面接を実施した後に連絡がつかない場合

人事・採用担当者の声：「面接ではいい感じだったのに…なぜ？」

原因と応募者の志向

1. 先に他でバイト先が決まった
2. 面接時の印象が悪かった
3. 面接時の環境が悪かった
   ・スタッフルームが汚い
   ・他スタッフから挨拶がなくて冷たく感じた
4. 募集時の条件と面接時の条件が異なっている　など

内定を出した後に連絡がつかない場合

人事・採用担当者の声：「研修のスケジュールも組んでいるのに困る…」

原因と応募者の志向

1. 後から別のバイト先が決まった
2. 採用通知の電話の印象が悪かった
3. 面接時と話が違った・聞いていない条件を言われた
   ・「朝礼があるから30分前に来て」
   ・土日が無理なのに「初日は土曜日に来て」と言われた　など

応募者と連絡がつかない場合の企業の対応策

さまざまな方法で連絡する

応募者と連絡がつかない場合に、特定の方法だけで連絡していませんか？応募者への連絡手段は電話だけではありません。
あらゆる手段で応募者と確実に連絡をとりましょう。
特に学生さんは電話が苦手な方が多い世代です。
「知らない電話番号はネットで番号検索をしてから折り返す」という声も聞きます。
連絡する電話番号が求人原稿に記載の番号と違う場合は、「折り返しは090～電話いたします」など、求人原稿に記載があると安心してもらえます。

電話以外のおすすめ連絡手段

■メール
通常の連絡はもちろん「明日は面接です」などのリマインドメールにも有効です。

また電話が繋がらなかった場合には、「先ほど090～よりご連絡をいたしました、○○株式会社の採用担当○○です。」といったように電話番号と採用担当者であることを求職者に認知されるようにしましょう。そうすることで折り返し連絡をもらえる可能性や、電話でのやり取りが苦手な方はそのままメールで返信してもらえる可能性がアップします。

■SMS（ショートメッセージ）★特におすすめ★
携帯番号だけでメッセージが送れるSMS（ショートメッセージ）はなんと開封率90%を超えると言われています。
とあるお店では「面接日時を決めるので今お電話いただけますか」と番号と共にショートメッセージを送ると、ほぼすぐに電話の折り返しがあると言います。

SMSはメールよりも比較的にカジュアルに返信できるツールとなります。プライベートでの連絡手段でもメールを使用する方は減っており、SMSのようなメッセージツールの方が連絡へのハードルが低くなります。

■LINE
1回目の受付時で「もしLINEのほうが都合が良ければLINEでご連絡します」と案内してみましょう。
※企業公式LINEがあればそちらに連絡をもらえるようにすると連絡が取りやすくなります。

採用活動にLINEを活用するメリットや導入方法などは、こちらの記事で詳しく解説しています。

LINEを活用した新しい採用活動の方法とは？導入のメリットや採用事例をご紹介

システムを利用し前日に自動でリマインドメールを送る

「タウンワーク」や「フロム・エー ナビ」などのリクルート求人媒体の応募管理システム「おうぼうける君」では、応募者に対して「明日は●時より●●との面接が予定されています」という旨のメールを自動で送れる機能があります。

【おうぼうける君でのリマインドメール送信方法】

1. おうぼうける君の管理画面にログイン
   応募者の「応募詳細画面」から操作
2. 右下「面接日登録」→日時を登録
3. 「メール作成する」を選択
4. 「面接前日確認メール」画面が開くので、本文を作成（テンプレートもあります）
5. 「内容確認」→「送信」をクリック
   ※面接前日の13時に応募者へ送信されます

【豆知識】
おうぼうける君では、「入社おめでとう」といった内容のメールテンプレートもございます。
入社が決まった応募者の方への連絡として、ぜひ活用してみてください。

WEB面接も可能とする

「コロナ渦で授業はほぼオンラインでした」という学生さんも多く、オンラインでのやり取りに慣れている方が多いです。
日程調整がしやすくスピーディーな対応ができるというメリットがあります。
また、アルバイト・パート先として学校や家の近くを候補にしている場合、「授業がない日に面接にだけ行くのは面倒」といった心理的ハードルを下げることにもつながり、選考につなげやすくなります。

応募者とスムーズに連絡をとるためのポイント

応募者とスムーズに連絡をとるために、まずは現状を把握しましょう。
そもそも面接の対応はどうでしたか？
その時の“他のスタッフ”の対応はどうでしたか？
最初の電話対応はどうでしたか？

少しの気遣いや工夫で、応募者の方に「ここで働きたい！」という期待感を持ってもらえるようになります。
“応募者の方をおもてなす”という気持ちで接してみてください。

ワンチームで対応！採用担当者以外も対応できるようにしておく

応募者から電話で応募があった際、「今、担当がいないので後から折り返します」という対応をしていませんか？
せっかく応募者からの連絡が来たのに後回しにすると他社に流れてしまう場合があります。
周りのスタッフも巻き込んで、電話をとった人が面接設定をできるようにしておきましょう。
電話機の横に

1. 応募者に聞く質問項目（名前・連絡先など最低限の事）の一覧
2. 面接担当者のスケジュール
   を置いて、そのまま面接設定まで行いましょう。

採用担当者だけでなくスタッフも一丸となって対応すれば、「あの時電話対応した子、今日面接だな…」など、スタッフにも意識づけができます。

面接官は面接時の心得を意識する

面接官は会社・お店の顔として、応募者にもしっかりみられています。
「明るく笑顔で対応」
「気軽な世間話から」
「自分から自己紹介をする」
「詳細を伝える」
など、応募者にとって話しやすい雰囲気づくりが大切です。

こちらの記事では、面接官が覚えておくべき、「面接で使える心理学テクニック6選」をご紹介しています。
面接官が覚えておくべき、面接で使える心理学テクニック6選

面接のNG質問に注意する

また、面接時に聞いてはいけないNG質問にも注意しましょう。

NG質問例

1. 家族構成や家庭環境に関すること
   「お父さんは何をしているの？」
2. 男性に聞かず、女性のみに聞く質問
   「結婚後も働き続けますか？」
3. 思想や信条（宗教、支持政党、尊敬する人など）
   「座右の銘を教えてください」
4. 本籍地や出身地、帰省先など
   「実家はどちらですか？」

こちらの記事では、面接官が知っておくべきNG質問を、具体例とともにご紹介しています。
え、ダメなの？実は面接で聞くのはNGな質問まとめ

面接率がアップする質問をする

面接前日に、「当日はコーヒーかお茶をご用意していますが、どちらがよろしいですか？」と質問しましょう。
これは実際にある飲食店で試した方法です。
面接前日に電話をかけ「当日は飲み物を用意していますが何がいいですか？」と聞くことで、面接率が80%向上しました。
応募者は「自分のために準備してくれてるんだ」と感じ、面接キャンセル率が激減。
面接にぜひ来てほしいという真剣さも伝わり、応募者は自分が歓迎されているんだという気持ちにもなります。

会社・お店の入り口で応募者を出迎える

可能であれば、面接当日は会社・お店の入り口で応募者を出迎えましょう。
「自分のために待っていてくれたんだ」と応募者に好印象を持ってもらえます。
また、「実は目の前まで来たけど、みんな忙しそうで声をかけずらく帰ってしまった…」なんてことも防げます。

面接官以外のスタッフも対応に気を配る

面接時の印象が原因で、その後連絡がつかなくなるケースもあります。
面接官だけでなく、スタッフが応募者に対して気持ちの良い対応ができているかにも気を配りましょう。

• 面接者に元気な挨拶はしていましたか？
  「一緒に働く仲間が愛想のない先輩だったら嫌だな…」そんな思いをさせないためにも、「今日●時から面接の方が来るので元気に挨拶してね」と面接予定がある日はスッタフにも共有しておきましょう。
• スタッフルームは清潔に
  面接者の中には「トイレが汚かったので辞退した」という方もいるそうです。働く環境は応募者にとっても気になるところです。

面接実施後は職場見学を行い、玄関まで見送る

面接実施後は職場見学に誘い、現場を見てもらうことも効果的です。
手が空いているスタッフがいたら「実際こんな仕事をしますよ」と紹介をすると、応募者の安心感が増します。
面接が終わって少しリラックスできるこのタイミングで、「面接では聞きにくかったちょっとした質問」を引き出せるかもしれません。
応募者の方にとっては少しでも不安がなくなれば、入社希望度は上がります。

この他にも、面接率や採用率を高めるドタキャン防止対策13選をご紹介しています。
できることから試してみてください。

応募者が面接に来ない理由とは？面接率・採用率を高めるドタキャン防止対策13選

応募者と連絡がつかない時のメールテンプレート

応募者と連絡がつかない時に使えるメールテンプレートをいくつかご紹介します。
コピーして、ご自身のメールテンプレートへ保存いただいても結構です。ご自由に活用ください。

＜応募受付・日程調整のご案内＞

●●様

この度は弊社の求人募集にご応募頂き誠にありがとうございました。
▲▲株式会社の◎◎でございます。

ぜひ、面接にお越し頂きたいと思いますので、
下記の日程の中で、ご来社頂くことが可能な日を複数挙げて
ご返信いただけますでしょうか。

ーーーーーーーーーーーー
【面接日時】
〇月〇日　～　〇月〇日　の間
時間の希望があれば、お知らせください。
【面接場所】
▲▲株式会社　〇〇支社
住所～～
ーーーーーーーーーーーー

上記日程での参加が難しい場合は、再調整しますので、
参加可能な日を複数日ご返信ください。
ご参加お待ちしております。

＜応募受付・日程調整のご案内＞メールのポイント

応募があった後のメールでは、まず応募してくれたことへのお礼を伝えます。
同時に、応募者の都合の良い面接予定日を尋ねることで、やり取りがスムーズになります。
簡潔にわかりやすく書くことがポイントです。

また、メールの件名には「ご返信お願いします」の一言を入れると、「返信したほうがいいかな」と応募者に思ってもらいやすくなります。
受信メールが多数ある中で、メルマガなのか、選考の連絡なのか、返信が要るのか要らないのか、応募者にとってはわかりにくいこともあります。
「返信がほしい」という一文があれば、メールを見過ごさずに確認・返信いただけるかと思いますので、是非一言入れてみてください。

件名の例：【ご返信をお願いします】面接について

＜面接キャンセル・ドタキャン発生後の面接案内＞

●●様

お世話になっております。▲▲株式会社の◎◎でございます。
本日●時から面接のご予約をいただいておりましたが、
参加がなかったためご連絡いたしました。

面接をご希望の場合は、
下記URLより再度ご予約をいただけると幸いです。
～～URL～～

尚、スケジュールが埋まってしまって予約ができない場合や
平日19:00～以降での面接をご希望の場合は、
お手数ですが、ご希望日を頂戴できれば幸いです。

ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
それではご確認よろしくお願いいたします。

＜内定を出して連絡が取れなかった場合の不採用通知＞

●●様

お世話になっております。▲▲株式会社の◎◎でございます。

何度かご連絡をしておりましたが、
連絡が取れない状態が続いているため、
●●様の選考を見送ることとなりましたので、ご通知いたします。

ご志望に添えませんでしたが、何卒ご理解の程よろしくお願いいたします。
つきましては、ご応募に際し、
頂戴した応募書類等は当社にて破棄いたしますことをご了承ください。

末筆ではございますが、弊社の選考をお受け下さったことに
改めて御礼申し上げると共に、今後より一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

＜一般的な不採用通知＞

●●様

この度は弊社の選考をお受け頂き誠にありがとうございました。
▲▲株式会社の◎◎でございます。

慎重に選考をいたしました結果
残念ながら、●●様の選考を見送ることとなりましたので、ご通知いたします。

ご志望に添えませんでしたが、何卒ご理解の程よろしくお願いいたします。

つきましては、ご応募に際し、頂戴した応募書類等は当社にて破棄いたしますことをご了承ください。

末筆ではございますが、弊社の選考をお受け下さったことに
改めて御礼申し上げると共に、今後より一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

応募者との連絡や応募者対応に関するご相談はリクルート代理店のトラコムへ

繰り返しになりますが、応募後のスピード対応は大前提です。
そのうえで、応募者と接点を持てた時に「ここで一緒に働きたい」と思ってもらえるような、気遣いや工夫をしてみてください。
採用担当者1人の問題ではなく、スタッフ全員で意識できれば応募者の入社希望度もぐっと上がり、応募者との連絡も取りやすくなると思います。

弊社トラコムでは、求人広告掲載だけでなく、掲載後の応募者対応や採用率アップのための支援など、幅広くサポートさせていただいております。
一時の課題解決ではなく、お客様の長期的な課題解決のパートナーとしてご提案させていただきます。
お困りの際はお気軽にご相談ください。