リファラル採用制度の設計の仕方、手順や流れ、効果を上げる推進・促進方法は？

リファラル採用は、自社の社員による紹介を通じて、効果的に候補者を獲得する手法です。

この記事では、リファラル採用制度の設計の仕方や手順・進め方について解説します。効果を上げる推進・促進方法についても紹介しているので、リファラル採用を進める際にお役立てください。

リファラル採用とは？

リファラル採用とは、自社の社員から、自社に合った人材を紹介してもらう手法です。リファラル、リファラルリクルーティング、社員紹介と呼ばれることもあります。

リファラル採用の詳しい内容は、以下の記事をご覧ください。
リファラル採用とは？メリット・デメリットや導入事例、成功のコツを紹介 | トラコム株式会社 リクルート代理店

リファラル採用が効果的なケース

リファラル採用をする際には、リファラル採用が効果的なケースについて知る必要があります。ここでは、2つのケースについて解説します。

中長期的に採用コストを抑制したいとき

リファラル採用は、中長期的な採用コストを抑制したいときに適しています。自社の社員から優秀な候補者を紹介してもらうことで、企業は優れた人材を獲得でき、採用プロセスの効率性を向上させられます。

また、求人サイトへの掲載費用や、イベント参加費用などもかからないため、費用対効果が高い採用手法として注目されています。

社員のエンゲージメント・定着率を高めたいとき

リファラル採用は、社員のエンゲージメントの向上や定着率の高めるために非常に効果的な手法です。応募者は、自社の社員や社外の取引先などから、会社のリアルな情報を知れるため、入社後のギャップを防げるでしょう。

また、入社前に会社に関する情報をあらかた知っているので、スムーズな組織への適応が可能となります。

リファラル採用の制度設計の仕方

リファラル採用を進める際には、設計の仕方を把握することも大切です。ここでは、リファラル採用を設計する流れについて解説します。

制度・ルールの設計

リファラル採用を活用する際には、まずは制度設計とルール設計を進めましょう。紹介方法や、紹介〜採用までのプロセスが複雑だと、紹介者にも被紹介者にも負担がかかります。そのため、事前に採用条件や紹介方法、選考フロー・選考期間などを決め、スムーズに紹介できる仕組みづくりをしましょう。

仕組みを一から作るのは大変なので、リファラル採用専用のツールを導入するのもおすすめです。

リファラル採用制度の社内認知

リファラル採用制度を設計したら、社内での認知を高めることが重要です。社内メールや会議を通じて制度の存在を広め、社員に制度の詳細を周知しましょう。また、社内報や社内SNSなどを活用して、成功事例や紹介報酬の受け取り方などを共有し、社員の関心を高めることも有効です。

リファラル採用専用のツールを導入した場合は、ツールの使い方や活用方法なども合わせて周知しましょう。

選考フローにおける不採用時の仕組みやフォロー体制

リファラル採用では、紹介された候補者が不採用になる場合もあるため、紹介者と被紹介者で、関係が悪化するおそれもあります。その際には、紹介者とのコミュニケーションを大切にし、適切なフォローを行うことが重要です。

不採用の理由やフィードバックを丁寧に伝えることで、紹介者のモチベーションを保ち、将来のリファラル採用につなげられるでしょう。また、予め縁故採用ではないことを伝えておくことも大切です。

専用ツールの導入も視野に

リファラル採用を効率化するためには、前述した通り、専用のツールを導入することも考慮しましょう。ツールを活用することで、紹介候補者の管理や報酬の支払い、紹介者とのコミュニケーションなどを効率的に行えます。

導入前には、各ツールの機能や価格、導入コスト、導入期間などを比較検討し、最適なツールを選ぶことが重要です。

リファラル採用に必要な費用

リファラル採用に必要な費用は、主に3つあります。ここでは、3つの必要な費用について解説します。

紹介報酬制度（インセンティブ）

紹介報酬制度（インセンティブ）とは、社員に積極的に人材紹介をしてもらうために、紹介者に報酬を支払う制度です。

紹介報酬制度では、採用決定時に1人当たり5～20万円を支給するのが一般的です。ただし、職種や採用難易度、企業の採用状況によって設定金額は異なります。また、一部の企業では、応募時にインセンティブを設定する場合や、報酬を金銭以外のギフトや割引券などを設定する場合もあります。

採用に関わる活動費・交際費

リファラル採用の被紹介者との活動費や交際費を支給することで、社員が声をかけるハードルを下げられます。例えば、以下のような例が挙げられます。

• カフェ代：一人当たり数百円
• ランチ費用：一人当たり1,000円
• 会食費：一人当たり3,000～5,000円

紹介者である自社の社員の費用だけでなく、被紹介者である友人・知人の会食費も支給対象とすることで、自社の社員が友人を誘いやすくなり、リファラル採用の促進を図りやすくなります。

外部サービスの利用料金

リファラル採用を活性化させるためには、リファラル採用専用のツールやSNSのプラットフォームなどの外部サービスを利用することが有効です。自社の目的や課題に応じて最適な外部ツールを選ぶために、利用料金も考慮しましょう。

各種サービスの利用料金は、サービスの種類や機能によって異なります。一般的には、月額数千円から数十万円程度の範囲で利用できます。

リファラル採用で重要な3つの指標

リファラル採用を強化させるためには、3つの指標を覚えておくべきです。ここでは、リファラル採用で重要な3つの指標について解説します。

社員からの協力数・協力率

リファラル採用を進める際には、社員からの協力数と協力率の指標を把握することが重要です。社内で制度がどれだけ認知されているのか、制度が活用されているのかを確認し、制度の改善を図りましょう。

社員からの協力数や協力率を上げるためには、定期的な周知活動を行い、制度の認知率を向上させる必要があります。社内イベントや求人情報の共有など、定期的な情報発信が効果的です。

また、なぜリファラル採用を実施するのかを明確に伝え、社員の当事者意識を高めるようなコミュニケーションもとりましょう。

社員一人当たりの紹介数

社員一人当たりの紹介数を把握することも大切です。紹介数を増やすためには、社員が気軽に紹介できるような仕組みや施策を導入しましょう。また、紹介後の体験を良いものにするために、賞賛や合否基準の周知などをきめ細やかに行う必要があります。

応募からの採用決定率

リファラル採用を進める際には、応募から採用決定率を把握することも重要です。紹介の障壁を下げた結果、選考通過率の低い候補者の紹介が増えてしまい、採用決定につながらなければ意味がありません。社員が募集条件や合否基準を認識しているか、自社が必要とする人材の要件をイメージできているかを確認しましょう。

リファラル採用の効果を上げる方法

リファラル採用を効果的に進めるには、押さえておくべき点があります。ここでは、リファラル採用の効果を上げる方法について解説します。

社内認知を強化する

社内で、リファラル採用を行っていることが認知されていないことには紹介も広がりません。リファラル採用を実施していることを人事チームから広報しましょう。ポスターを作成したり、社内報やメルマガなどで告知することは比較的簡単に行える方法です。簡単なことから取り組んでいき、認知を広げていきましょう。

友人を紹介するハードルを下げる

リファラル採用を成功させるためには、募集要件や求める人材の要件にこだわりすぎず、ハードルを下げる必要があります。過度に厳しい要件を設定すると、応募が減少してしまう可能性があります。求める人材の要件を明確に設定する一方で、柔軟性も持ちながら、広く候補者の参加を促すことが重要です。

紹介者への感謝を示す

紹介者への感謝の意を示すことは、リファラル採用の効果を上げるために重要です。感謝の方法としては、紹介報酬の支払いや公式の感謝状の授与などが考えられます。紹介者が自社に対しての関心と信頼を持ち続けるためにも、紹介者が求める方法を選ぶことが大切です。

他の採用手法と並行して採用活動を行う

リファラル採用は効果的な手法ですが、単独での採用活動に頼ることは避けるべきです。他の採用手法との組み合わせや並行しての活動を行うことで、より多くの候補者を獲得しやすくなります。リファラル採用を補完するために、求人サイトへの掲載や人材紹介会社など、他のリソースも活用しましょう。

リファラル採用を行う際の注意点

リファラル採用をする際には、注意すべき点があります。ここでは、リファラル採用を行う際の3つの注意点について解説します。

採用基準の認識不足によるミスマッチを防ぐ

リファラル採用を進める際には、採用基準の認識不足によるミスマッチを防ぐことが重要です。まずは、紹介者が自社の求める人物像やスキルセットを正確に理解しているかを確認しましょう。採用基準を明確にすることや、紹介者とのコミュニケーションを通じて期待する要件を共有することで、ミスマッチを防げます。

紹介報酬（インセンティブ）の規定が違法にならないようにする

リファラル採用では、紹介者に報酬を支払うことが一般的ですが、紹介報酬の規定が違法にならないように注意が必要です。労働基準法や公正競争規約などに適合するような報酬制度を設計しましょう。また、報酬の金額や支払い方法についても適切な規定を設けることが大切です。

制度定着・採用成功までは一定の期間を要する

リファラル採用の効果を最大限に活かすには、制度の定着と採用成功まで一定の時間を要することを覚えておきましょう。社内での制度認知や社員の協力を促進するためには、継続的な取り組みが必要です。また、リファラル採用の成果を評価し、成功事例を共有することで、社内の関心と参加意欲を高めることも重要です。

まとめ

リファラル採用は、自社の社員による紹介を通じて、自社に合った候補者を獲得する効果的な手法です。リファラル採用を効果的に進めるためには、制度の設計や社内認知、不採用時のフォロー体制などが重要です。また、友人を紹介するハードルを下げることや他の採用手法との組み合わせも効果的です。

自社の採用でお悩みの方は、リファラル採用を取り入れて、優秀な人材を獲得し、企業の成長を促進させましょう。

参考：リファラル採用とは？導入メリットや注意点、成功させるポイントを解説｜HRドクター

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