アルバイトのシフト管理をラクに。システムの選び方と導入事例をご紹介

「シフトを組むのに時間がかかっている」「急な欠勤や交代が頻繁にあり、シフト管理が大変」このようなシフト管理に関するお悩みはございませんか？
本記事では、アルバイトのシフト管理にお悩みの方に向けて、今よりシフトを組むのがラクになるシフト管理ツールの選び方のポイントをご紹介します。

スタッフのシフト管理にお困りではありませんか？

みなさんはスタッフのシフトをどのように管理されていますか？

「表を印刷した用紙を使って」「表計算ソフトを使って」 色々な方法があるかと思いますが、今のやり方で上手く管理できていますでしょうか。
働き方の多様化が進み、スタッフそれぞれの働き方も変化していくと同時に、ご担当者様のシフト管理の負担も増えているのではないでしょうか。

実際に私も、お客様からこんなお声をよく聞きます。
「スタッフの出勤頻度がバラバラなので、シフトを組むのに時間がかかってしまう」
「最近ダブルワークをしている学生が多く、シフトを回収するまでに時間がかかってしまう」
「急な欠勤、交代などが頻繁にあるので、紙のシフト表をくしゃくしゃになるまで書いたり消したりしている」
「どの日が欠員でどの日が剰員なのかぱっと見て分からないので、お客さんの予約を取る際に混乱することがある」

採用ご担当者様は、営業中の仕事はもちろん、売上の管理、経理まわりの業務、翌日の準備など、多くの業務を日々行っている中で、「シフト管理」が大きな負担になっているのではないでしょうか。

今回は、そんなお悩みを解決するための方法をご紹介いたします。

スタッフのシフト管理をラクにするには？

シフトを管理していくうえで、ご担当者様側とスタッフ側それぞれの要望があるかと思います。

【ご担当者様側の要望】

• スタッフの希望シフトを簡単にシフト表で作成したい。
• シフト状況が一目見て分かる状態にしたい。
• シフト未提出のスタッフへの連絡をラクにしたい。

【スタッフ側の要望】

• チャットアプリやメール以外の方法で簡単に希望のシフトを送りたい。
• シフトの提出期限を忘れないようにお知らせがきたら助かる。

シフト管理をラクにするためには、ご担当者様だけでなく、スタッフもラクに管理できるという状態をつくることが必要です。

シフト管理のツール導入もオススメ！選ぶ際のポイントは？

最近では、ご担当者様のシフト管理に関するお悩みを解決するツールも増えてきています。

【ツール導入のメリット】

• スタッフからの申請シフトが管理者の画面に自動反映され、シフト状況が一目で確認できる
• 日別・週別・月別など、いろいろな表示方法でのシフト作成が可能
• スタッフに提出期限をプッシュ通知でお知らせを送ることが可能
• スタッフ専用チャットでシフトの調整ができる
• タイムカードを押すなど勤怠管理ができる

※ツールによって搭載されている機能は異なります。

【ツール選びのポイント】

• 自社の業種に合っているか
• 自社の勤務形態に合った使い方ができるか
• 誰でも使えるシステムかどうか
• 料金形態はどうなっているのか　など

上記のポイントを踏まえておくことで、自社に合った効率的な使い方ができるようになり、無駄なコスト削減に繋がります。

シフト管理ツールならAirシフト（エアシフト）がおすすめ！

『Airシフト（エアシフト）』は、やりとりも作成もラクになるシフト管理サービスです。シフト表と一体になったチャットを使ってスタッフとやりとりができるため、シフトの作成と管理はもちろん、急な調整や連絡などもこれひとつで完結します。

Airシフトについて詳しくはこちらの記事をご覧ください。

Airシフト（エアシフト）とは？サービスの特徴や評判、料金、ご利用方法をご紹介

まとめ

シフト管理をされているご担当者様は、日々さまざまな業務をこなしていく中で、少しでも効率が良く便利なものを使いたいという思いがおありかと思います。
また、シフト管理が上手くいっていなかったり、時間がかかってしまったりしていると、スタッフの負担になり、定着率の低下につながる可能性があります。
本記事でご紹介したツール導入も一度検討してみてはいかがでしょうか。

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